浅谈地方病档案管理规范化建设

浅谈地方病档案管理规范化建设

罗艳丽 ,刘加成

吉林省龙井市疾病预防控制中心  吉林  龙井  133400

摘要：本文首先从配备完善的地方病病案管理规范化建设相关文件的角度出发，探讨了地方病病案管理考核标准的构建时标准的涉及要点、管理实施效果，并对管理开展效果进行了分析。随后提出了几点针对性的管理对策，具体内容汇报如下。

关键词：地方病；档案管理；规范化建设

    优质的地方病档案管理工作在地方病防治工作中的现实意义及历史意义重大。规范化的档案管理工作应用性强，便于管理成果的推广，较为适合地方病防治管理的需求。对此，本文将围绕浅谈地方病档案管理规范化建设这一论点出发，依托“某县地方病防治档案管理体系建立及应用”建设项目对档案管理规范化建设工作进行论述，以期探索出全新的工作路径。

1 因地制宜，配备完善的地方病病案管理规范化建设相关文件

    参照本地区疾控工作开展实际情况，制定规范化档案管理标准。管理标准应细化到现场资料、现场痕迹资料、档案目录编码、页码编制、计划编制、绩效考核标准、奖惩标注、档案储存标准等[1]。

2 基于当地防控政策法规，构建完善的地方病病案管理考核标准

2.1 明确绩效考核指标设计要点

（1）明确绩效考核指标纳入项目：既往的职务、职称及出勤等考核项目，纳入到医院层面的晋升管理与绩效考核项目中，将上述指标于档案管理标准中剔除。

（2）坚持“三公”原则：公开，要保证所有考核项目各项评分评定时的公开透明，以规避以权谋私现象的发生；公平，要保证每位成员的工作付出及工作成果与实际考核成绩，实际发放薪酬相挂钩; 公正，要对于每一位成员的实际付出都形成相对应的考核反馈体现，反映不同成员的实际工作效率[1]。

（3）坚持“优劳优酬、多劳多酬、按劳分配”的工作原则。劳动时间用于评定多劳、劳动时间与劳动效果的比值用于评定优劳。既肯定了管理者的劳动付出，也对管理者的劳动成效做了综合评价。

2.2 地方病档案规范化管理实施

（1）制定年度工作计划：结合省级及市级疾病防控要求，制定年度工作计划。并将明确好后的工作计划下放到各个乡镇/社区卫生服务中心，将该文件作为下级部门绩效考核的主要参照标准；（2）制定评估方案：参照不同地区疾病管理现状，按照百分制的考核标准进行绩效评分。通常可分为四大维度评估，包括目标、服务对象、内部流程及学习与成长等。其中目标维度的二级指标考核项包括：安全管理、自选目标与规定目标3大子模块；服务对象的二级指标考核项包括：政府指令性任务践行程度、临床医技科室工作评价效果、患者满意度3大子模块；内部流程的二级指标考核项包括：临时性任务、业务报表、提供统计咨询、查询及分析服务、并按编码、接待岗位值班、归档审核并病案等6大子模块；学习与成长的二级指标考核项包括：继续教育、荣誉证书获得、期刊论文及参与科研课题数4大子模块；（3）加大关于档案规范化管理的宣传力度：每6个月，疾控中心应开展至少1次的病案规范化管理督导及技术指导工作。并抽查本地区下属乡镇卫生院及社区服务中心的管理践行情况。按照上述评估标准进行赋分，并对档案质量管理评分进行排名，分析不同单位工作缺陷，给予针对性指导[3]。

3 规范化管理的开展效果

由规范化管理小组抽查本地区每年（共抽取2017-2021年的）每个乡镇/社区卫生院的档案各10份，并进行档案评分，取10份档案评分均值，纳入开展效果评级分析量表中。最终结果抽查结果汇报如下：

表1 某县市级疾病防控中心地方病档案规范化管理考核结果（分）

结果分析：2017-2021年度，各个乡镇/社区地方病档案管理评分均随着时间呈现出上升趋势。其中一个较为落后地区的档案管理评分最终在2021年的评分中，管理效果也已经达到了优秀标准。

4 对地方病规范化档案管理后续工作的开展建议

4.1 优化管理机制

组建地方病档案管理团队，制定档案管理工作明确的目标、任务及措施。提升领导对档案管理工作的重视，从而促进该地区的档案管理绩效考核工作顺利推进。发挥协调联动机制，促进优秀档案管理资源互通。例如联合部门中的财务科、业务管理科、综合办公室对当地的科研档案、建设项目档案、实验室档案、设备档案、会计档案、人事档案、文书档案进行调查研究，制定不同类型档案的管理办法，出台相关制度，由团队监督确保管理制度顺利实施开展[4]。强化档案管理人员的档案管理培训工作：参照《科学技术研究档案管理规定》及《中华人民共和国档案法》中的内容，按照法规条文的方式，列举实例对全国各地的优秀答案管理工作予以共享，取长补短。强化档案管理考核工作：将年度工作目标考核、半年工作目标考核评分，均需纳入年度专项检查及考核指标项中来，以获取阶段性的管理成效评分。

4.2 规范地方病科研档案归档管理效果

目前，仍存在着部分工作人员因为自身原因拒绝移交科学技术研究档案的问题。参照国家《科学技术研究档案管理规定》中的内容，相关管理人员应严格遵守保密机制，任何一个人均需无理由移交科学技术研究文件[5]。针对拒不移交的，可采取法律强制措施。结合国家规定的相关文件开展工作，旨在确保各业务科室档案管理开展时能够有法可依。

结束语：

综上，地方病档案管理有别于其他领域的档案管理，因此在制定管理考核指标评估项时，应当结合当地文件综合制定。此外，为提升档案管理的便捷度与可利用水平，未来可按照如下方式对地方病档案管理模式进行优化，引入现代化管理手段：借助扫描仪、电脑、手机等工具，获取到电子版的地方病管理文件，使得地方病管理工作成果能够以图文、视频、语音的形式再现。未来的档案管理发展必将以“智慧医疗”为基础，向着互通式、多元式、电子化的方向发展，可有效提升地方病档案管理工作质量。

参考文献：

[1]王建琼. 疾病预防控制机构专业人员技术档案管理探讨[J]. 中国热带医学,2020,6(12):2282-2282.

[2] 杨亦丰. 地方病防治研究机构科技档案的信息化服务策略[J]. 陕西档案,2019，5(4):46-47.

[3] 王静. 人事档案规范化管理的机制建设研究[J]. 文存阅刊,2021，4(26):16.

[4] 康昆展,冷明. 发展档案信息电子化提高疾病预防控制水平[J]. 中国医学创新,2019,8(30):141-142.

[5] 杨丹妮. 探析疾病防控档案管理工作的信息化建设[J]. 中国地方病防治杂志,2020,35(4):499-500.