基层卫生和计划生育档案管理的现代化探究

基层卫生和计划生育档案管理的现代化探究

檀燕英

身份证号码：450722198010253922

摘要：目前，随着人们生活质量的提高，国家开始关注人们的医疗卫生问题，医疗和计划生育有着密切的联系，其与人们的工作和生活也有直接的影响，档案管理作为基层卫生和计划工作中的重要部分，需要积极实现现代化管理。本文就对基层卫生和计划生育档案管理的现代化措施进行深入探讨。

关键词：卫生；计划生育；档案；管理

作为执行国家基本国策的计划生育以及计生执法部门，随着国家法制建设的不断深入，一定要坚持规范化与制度化。卫生执法只有在提高其执法力度与准度的前提下，才能够有效消除其对社会环境的不利影响。同时，卫生与计生执法档案实施科学化与制度化管理，是卫生与计生执法规范及依法行政的重要基础。卫生与计生局在实施档案管理工作中，由于受到档案数量、管理方法以及工作人员素质等很多不利因素的影响，以致卫生与计生档案管理质量也受到很大的影响。

1、卫生和计划生育局档案管理存在的不足

1.1档案管理的技术落后

技术是档案管理的一个关键的因素，它往往与档案管理的水平有较直接的联系。目前我国卫生和计划生育局的档案管理技术落后，主要表现在以下几个方面：一是纸质档案仍然占据较大的比重，而且一段时间内这种情况无法扭转；二是数字档案大大方便了管理，却在现实中没有完全替代纸质档案；三是数字档案的管理水平仍然十分有限，而且也存在着许多安全隐患；四是与国外先进国家档案管理技术相比，我国卫生和计划生育局的档案管理仍存在很大的差距。这四点技术方面的问题都限制着我国卫生和计划生育局档案管理的发展与进步，使我国在这一方面仍处在较落后的地位。

1.2管理设施不能满足档案管理的需求

档案管理的设备不能满足档案管理的需求，因此档案管理在硬件设备方面存在很大的漏洞。随着时代的不断发展，对档案管理的要求也越来越高，人们希望档案管理更加方便、快捷、准确、全面等，但事实上档案管理发展的速度却很慢，远远不能满足人们的需求。由于一些地方的卫生和计划管理局在档案管理方面投入设备资金有限，因而不能及时买到先进的技术设备，这样的话使得档案管理不能跟上时代发展的步伐。另外，也是由于我国有关档案管理设备的更新换代较慢，无法达到人们想要的效果，这样的话，管理设备陈旧就成为很普遍的现象，直接导致我国在档案管理设备方面落后。

1.3并未建立起一套较完整的档案管理系统

建立一套较为完整的档案管理系统是档案管理发展进步的明显标志，它能极大提高档案管理的效率，但是目前我国多数的卫生和计划生育局并未建立起一套这样的档案管理系统。档案管理方面的工作人员对档案的收集、鉴别、整理工作缺乏完备有效的工作流程，并未对工作人员进行明确的工作分工，而且一个步骤与前后步骤之间缺乏很好的配合与协调，这样的话大大降低了卫生和计划生育局档案管理的工作效率，而且很容易出现差错，不利于档案管理工作的开展。

1.4档案管理人员的素质偏低

缺少人才是档案管理目前面临的一个重大问题，毕竟人才是发展的最大动力。长期以来，人们都认为档案管理不需要太多的专业性知识，而且没有多大的发展前途。在这样的观点的影响下，我国大多数的卫生和计划生育局在人事安排方面，往往把一些能力不太强或者资历浅的人安排到档案管理方面，这样的话，导致了档案管理方面缺少能力强并且专业性技术过硬的人才，十分不利于档案管理的发展。另外，档案管理人员忽视了自我专业水平的提升，往往在工作后就较少去提升自身的能力，这样导致档案管理人员的见识较浅、专业技术较差、不能跟得上时代发展的步伐，阻碍了档案管理的发展步伐。

2、基层卫生和计划生育档案管理问题的对策

2.1强化档案管理认识与观念

基层卫生和计划生育档案管理水平密切联系着每一个人的工作和生活，关系到我国基层卫生和计划生育工作资料保存的完整性与真实性，单位领导与档案管理的工作人员应该提高对档案管理的重视程度，树立强烈的工作责任意识，拥有良好的工作使命感与积极性，这要求档案管理人员具备扎实的专业知识和业务技能。为了提高档案管理人员的工作技能，相关单位应该定期对人员进行培训，开展经验交流会，让有经验的工作人员向新入门的人员传授经验，让年轻的工作人员向不会计算机操作的人员提供技术指导。

2.2规范档案管理基础建设

卫生与计划局在实施档案管理工作中，必须任用具有档案管理专业知识的人员实施档案管理工作，必须制定合理、有效的制度对档案管理工作予以规范。首先，文书规范。单位执法指导室依据单位实际情况，应对相关文书进行规范，杜绝执法空白文书存档。其次，制度规范。卫生与计生局不仅要将执法档案予以有效存档，而且也应将财务、人事变动以及文件印发等予以有效存档。再次，提高档案管理水平。档案管理工作只有工作程序与方法标准化、档案案卷规范化，才能够有效提高档案检索效率与准确率。

2.3做好宣传，增加投入

做好宣传工作是现阶段卫生与计生档案最需要健全的部分，相关领导人员需要不断完善自身的职能建设，增加相应的人力、物力及财力投入，在全国范围内大力宣传卫计系统宣传工作，让更多的人意识到该项档案管理的重要性，从内心真正增加对档案管理的重视度。最重要的是，让他们认识到档案管理对国家经济社会发展的重要性，从而促使社会稳定性得以巩固，有效缓解复杂的医患关系，增强医院本身的信誉度，继而展现新时期系统的新面貌，明确新目标、新任务，获取比较真实的业绩。与此同时，还需注意的是要提供相对较好的库房保管条件，增加档案使用年限，让更多的历史资料得以用档案管理的形式保存下来，进一步保障文书与科技以及会计与影像等档案以完整的形式保存下来。因而，从整体角度分析，卫生计生档案管理工作需要做好相应的宣传工作，从思想上意识到档案管理的重要性，并且真正将其当重要的任务进行推广，相关部门需要加强宣传力度，优化宣传形式，以获取到相对较好的实施效果。

2.4强化档案管理工作观念

基层单位的领导干部以及从事基层工作的职员应该充分认识到档案管理对基层卫生与计划生育工作的重要价值，明确档案工作是基层卫生与计划生育工作的重要支撑和保障。强化档案管理工作观念有利于促进档案管理的信息化建设，相关部门应该与时俱进，通过现代化科技手段进行档案管理和利用，不断提高档案信息服务质量，完善档案管理基础设备，制定科学合理的管理方案，这样才能确保基层卫生与计划生育工作的长期发展。

2.5提升档案管理人员素质

管理人员的专业水准很大程度上影响着基层卫生与计划生育档案的管理水平，档案管理人员应该具备基本的档案学理论基础和管理技巧，全面掌握档案信息的整理与利用方法，对信息技术的接受能力和运用能力较强，熟悉计算机基本操作方法。在原有人才基础上，档案管理还需要引入新型信息人才，相关单位在招聘时要考虑人才的现代化基层卫生与计划生育档案管理技能、信息处理能力、计算机操作能力，还应拓展人才领域，系统维护档案修复等方面的人才，与此同时，档案管理人员要具备工作责任意识和积极工作态度，有良好的沟通表达能力和工作应变能力。

3、结束语

档案管理对基层卫生和计划生育工作具有重要意义，目前，由于档案管理观念欠缺、档案管理缺乏规范和先进手段、管理人员素质偏低等问题，基层卫生和计划生育档案管理工作没有得到良好的现代化建设，但随着人力资源与制度体系的不断完善和档案管理工作的不断进步，我国基层卫生和计划生育档案管理一定会向现代化管理方向迈进。

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