数字化时代档案标准化建设策略分析

数字化时代档案标准化建设策略分析

何磊

天津水务集团有限公司  天津市  300000

摘要：随着改革开放的不断深入和市场经济的不断发展，经济与文化融合发展的趋势愈发凸显，企业文化建设对于经济效益提升所发挥的作用愈发重要。国有企业中档案管理工作亦是如此，由最初的纸质档案管理逐渐向数字化、智能化管理方向发展，这是国有企业相关部门紧跟时代潮流趋势的突出表现，能够解决纸质档案管理的一些漏洞，并在很大程度上提高了档案管理工作的效率。就当前国有企业档案数字化建设的具体情况而言，仍然存在着一些亟待解决的问题。基于此，从数字化时代下档案标准化建设的重要性及内在要求出发，对目前档案标准化建设现状及优化策略进行重点分析，旨在为行业从业者推进档案标准化建设提供有益借鉴。

关键词：企业；档案；数字化；管理

1导言

国有企业的快速崛起，使之在我国社会经济发展中占据了重要位置。为带动其进一步发展，国有企业应迎合当前信息化时代的具体要求，对企业内部的档案管理工作进行数字化建设，有效提高国有企业档案数字化建设工作的实际效率，也是档案管理工作更为规范化的重要措施。在全面数字化这一时代背景下，优化和提升档案标准化建设工作，对于推进档案管理工作现代化，促进档案管理工作发展具有重要意义。

2数字化时代下档案标准化建设的重要性

就性质而言，档案管理工作本身是一项涉及数据资料众多、时间延展度较长且工作量较大的系统性工作，档案信息收集整合的质量将直接影响档案资源的科学管理与后续利用。而档案标准化建设包括档案资料分类的标准化以及管理流程的标准化两方面内容。首先是档案资料分类的标准化。明确档案的分类标准并依照相应标准对其进行分类管理，是确保档案标准化管理工作取得实效的重要因素。只有对不同类型的档案如科技档案、业务档案、文书档案等进行有效分类，才能最大限度地避免档案信息遗漏或重复。其次是档案管理流程的标准化。档案文件从形成到最终的利用或销毁是一个漫长的周期过程，在此期间，相关工作人员对其进行整理、更新、统计皆应依照相关标准进行。管理流程的标准化是实现档案管理标准化的重要环节，更是确保档案管理工作各环节之间能够有效协调，全面提升档案管理效果的基本前提。总而言之，推进数字化时代档案标准化建设既是推进档案管理工作现代化的必然要求，也是推动档案事业发展的基本途径。

3国有企业档案数字化建设过程中的现存问题

3.1档案管理相关工作人员缺乏专业素养

国有企业档案数字化建设工作的水平在很大程度上受到档案管理人员素质高低的影响，由于数字化建设所涉及的信息技术较为广泛，对档案管理人员提出更高的专业要求。档案管理人员不仅要掌握基本的手工整理档案的技巧，还要具备熟练应用现代化技术手段的实践经验，能够充分利用科学技术的便捷性与实用性，切实提高档案管理工作的效率，从而更好地为企业的发展做贡献。目前，有的企业为了节约资源，一般会让非专业人员兼职档案管理的相关工作，没有设立专职档案管理人员，即使有些具备前瞻性的国有企业，设置了专门的档案管理岗位，但工作人员由于专业素养达不到标准要求，也会使档案数字化建设工作严重滞后。我国大部分国有企业仍然停留在手工管理档案的阶段，这对国有企业档案数字化建设的推动是极为不利的。

3.2档案数字化建设缺乏专业的技术指导

国有企业档案数字化建设是一项极具技术含量的工作，对工作人员操作的规范性与科学性有极高要求。由于我国大多数国有企业对档案数字化建设工作仍然处于探索阶段，在具体实施数字化建设的过程中，管理者对可能出现的档案扫描具体流程、扫描方式、图像清晰度、色彩模式等技术的掌握情况严重不足。这是相关管理人员缺乏技术指导的表现，即使拥有数字化建设的硬件设施及展开条件，实际操作能力的缺失也会致使档案数字化建设受阻。

3.3档案标准化建设制度有待完善

目前，大部分档案管理部门的档案标准化建设程度仍停留在书面文件或口头阶段，在后续执行上存在较多问题。主要表现为缺乏相对完善的数字档案标准化管理制度。具体而言，从数字档案的具体工作流程角度来看，首先，部分档案管理单位和部门在对电子档案进行处理的过程中，缺乏统一的格式以及相关流程管理规定，对于档案资源信息的分类整理以及存储更新缺乏细节上的具体规定和指引，导致相关工作人员在对电子档案进行录入的过程中具有较大的随意性，不利于档案资源的查询利用，影响了档案管理工作效果。其次，大部分档案管理单位缺少相对统一的管理机制，致使不同部门的档案管理工作存在重复的情况，尤其是在档案资源的存储与利用之间的过渡阶段缺乏统一的协调机制，导致相关管理部门的工作效率低下。最后，随着社会的全面发展，档案开放共享越发成为档案资源利用的关键，但目前来看，大部分档案管理部门并未建立相应的档案开放管理制度，使得档案管理部门的资源开放程度较低，资源保密机制建设以及不同单位部门的资源共享工作进程缓慢。

4数字化时代档案标准化建设策略

4.1提升档案信息化水平

企业文化建设的进一步发展，需要档案部门提供全方位、更快捷的档案信息服务。近年来，冀北公司党委高度重视档案工作，把其纳入企业文化提升工程，应用国家电网有限公司先进的档案管理系统，建立全面的档案信息目录和资料数据库，推进各类档案数字化，实现重要档案非涉密存量档案数字化率100%，并按照档案“存量数字化”“增量电子化”的要求，高质量推进数字档案馆建设。同时，对专、兼职档案人员开展常态化培训，以满足档案使用者更高层次需求，为推动运转高效、功能多样的档案管理体系建设，提升档案管理数字化、信息化水平提供了保障。

4.2完善档案数字化建设相关的软硬件设施配备

完善的软硬件设施配备，是档案数字化工作得以顺利进行的物质基础，也正因如此，国有企业更应加强对档案数字化建设的资金投入，将工作开展所需要的资金纳入国有企业的整体经济预算之中。有一定经济条件的国有企业，也可以为档案数字化建设设立专项资金，使之专门应用于档案数字化建设工作之中。为更好地推动数字化建设的进程，国有企业应为档案室配备计算机、扫描仪、移动硬盘等相关软硬件设备，并安排专业的维修技术人员进行及时优化与更新。更好地应用于档案数字化建设工作之中，为数字化建设工作提供有力的技术环境。

4.3强化档案标准化建设的人才与技术支撑

技术与人才是影响档案标准化建设进程的关键因素。因此，相关档案管理工作人员应进一步加大档案标准化建设队伍，提升技术投入。具体而言，一方面，相关档案管理部门应进一步拓宽人才引进渠道，面向全社会招聘专业档案管理人才，为档案标准化建设提供坚实可靠的人才队伍支撑。与此同时，还应抓好档案业务和技术培训等工作来提升已有的档案管理工作人员的专业知识水平，通过定期组织档案管理专业知识、档案管理职业素养道德以及信息化、数字化管理知识教育培训等，从整体上提升档案管理工作人员的专业性。另一方面，相关档案管理领导人员应充分认识到数字化时代大数据、人工智能等信息技术对于档案管理工作的重要性，结合档案标准化建设进程，通过与专业机构建立技术合作、引进专用的档案信息化技术与配套的软硬件设施、开展人才外派培养、对先进技术进行引进和开发利用等，不断加强档案标准化建设的技术水平，为提升档案标准化建设质量打下坚实基础。

结束语

综上所述，国有企业档案数字化建设工作的进一步推进，对档案管理工作效率提高具有十分显著的现实意义。在企业文化理念实践过程中，档案工作者发扬与时俱进的开拓精神，紧跟时代步伐，不断学习新知识，掌握新技术，增强新本领，开发利用档案资源，增强与其他部门之间的联系与合作交流，提高以信息化管理为核心的档案管理工作现代化水平，为企业文化建设发展作出积极贡献。

参考文献

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