机关事业单位档案管理信息化工作研究

机关事业单位档案管理信息化工作研究

李菊

通江县工业园企业服务中心

摘要：我国正处在飞速发展的信息时代，在信息技术支撑下，各行各业紧随信息时代的脚步，升级设计数据管理方法。机关事业单位应及时转变理念，不断创新档案管理方法，显著提升工作效率，创造良好的支持与帮助，更加符合经济社会发展趋势。本文从档案数字化发展的问题入手，探讨、剖析信息化技术在档案管理方面的优越性，提供了创新档案管理的可行方法。

关键词：信息化；事业单位；档案管理

引言：通过档案信息化建设，就能够把日常工作中产生的资源和数据汇集起来，从而形成完备的企业信息管理查询体系，机关事业单位的档案信息化建设系统是当前档案信息化建设过程中至关重要的组成部分，对机关事业现代化管理水平具有重要提升意义，所以机关事业单位要从现实入手，构建完备的档案信息化建设系统，以提高企业档案管理工作的整体效能。

一、机关事业单位档案管理信息化存在的问题分析

1、机关事业单位缺乏对于档案信息化管理的重视

在机关单位开展档案信息化管理发展工作的过程中，就需要在思想意识层面上来充分调动人们创造发展条件的积极性。不过就目前情况而言，许多部门事业单位的有关工作人员对档案管理信息化建设实际工作的关注程度仍然不足，特别体现在一些部门领导层次[1]。机关单位事业的领导人员都应该是推进档案管理信息化发展的主体力量，若对其思想意识行动层面并不重视，则下级人员也当然就会漠视整个档案信息化管理各项工作。

2、缺乏专业人才

档案是人类社会进行各类理论研究和实际社会活动的忠实记载，是原始的基本原生资料。档案已经深刻到了人们每日生活，并随着人类社会文明程度的提高，逐步反映在人类经济社会生活的方方面面，已经显示出非常巨大的社会影响。所以，为了加快推进档案管理工作信息化、规范性、法律化和科学性的发展，连续加强档案基础建设，档案管理工作人员当务之急必须进一步加大工作力度。而档案管理信息化的发展也离不开专业人才的积极作用，所以现如今，在开展档案管理信息化价建设过程中，专门人员的短缺已经成为了制约档案管理信息化建设发展的关键。

3、数字资源短缺

机关单位信息化建设离不开大量数字资源，在进行档案管理信息化过程中，往往由于缺少数字档案资料而举步维艰。对机关事业单位而言，在过去以其主要纸质文档为信息管理的重点对象。现如今，伴随着信息时代的来临，进行数字资源的收集与管理工作对其而言难度大大提升。一方面，由于目前的数字文档资源不规范，致使数字资料的管理工作难以实现；另一方面，由于在实施档案管理信息化过程中没有严格的质量管理体系，导致建设过程相对随意，陷入了被动的工作状况。

二、信息化时代机关事业单位档案管理的创新措施

1、加强机关单位对档案信息化建设的认识程度和重视力度

机关事业单位的开展和建立同档案资料管理有着密不可分的关系，因为档案记录了有关个人或单位的所有资料信息，如学习成绩、人事变动、运行状态、奖惩状况等重要信息，资料的完整性和准确性直接关乎着个人和单位前途的问题[2]。档案信息化构建管理也是一件需要许多单位协同配合的事情，需要有关单位的大力协助，也需要有关单位资金的支持。所以，必须要提高机关单位对档案信息化构建管理的引领地位，深刻理解档案信息化构建管理的重要性，提高档案信息化构建管理的社会使命感和责任心。机关事业单位内控制度必须在观念上对档案信息化建设予以重视，它是进行档案现代化发展的根本，首先机关事业单位内控制的决策者必须进一步改变自身的旧思想，全面认识信息时代发展的潮流，正确认识档案现代化发展的意义，使档案现代化的发展适应信息时代的发展，进一步注重档案现代化发展。

2、建立信息数据库

在档案管理的改革进程中，机关事业单位的信息数据库系统，把信息系统分割成各个单元的子数据库系统，合理分配归档信息数据的应用功能，强化档案的分类管理，增强信息的稳定性。资料管理者要科学管理资料，把各种形式的资料加以分门别类，再分配到一定的子资料库中。管理人员按照具体要求加以查询，有效减少了信息查询费用，为资料数据的使用创造了有利环境。

3、创新发展，推进档案工作信息化

根据“总体规划，分类实施，重点推广，狠抓发展”的发展思路，继续建立归档管理管理工作有效激励机制，继续加大档案信息化建设投入，继续改善归档保存业务的各项技术保障条件。在整个管理系统内，以网络建设为基础、以档案信息资源建设为核心、以加强电子文件管理为重点，逐步实施档案信息利用、档案资料数字化以及归档保存业务的技术手段现代化、业务网络化、电子档案内容管理工作规范化等，逐步形成健全的数据数据备份与容灾管理机制，以确保操作安全性、信息接入安全性和应用服务安全性，逐步达到由常规档案向现代数字档案信息监管的过渡[3]。做到了整个系统目录的数字化、全文数字化、在做到了纸质档案和电子档案的应用同时，使计算机查询与借阅、档案利用效率得到进一步提高。做到了档案信息共享，为国家档案规范化与信息化创建事业的良性发展。

4、加强工作单位文件管理员的技术培训

工作单位文件管理员职业教育和培训相对较少，知识的实践能力一般。文献管理者虽然已经进行过专门培训，但由于计算机技术的日益发展以及对业务现场要求的不同，专业知识也必须进行更新，否则在文件管理工作现代化的发展过程中，业务能力会遭到一定限制。在这种形势下，事业单位必须要强化对有关管理人员的服务功能和综合素质培养，尤其是要促进计算机技术的广泛使用、信息化知识的传播与培训，文件管理者的综合素养与服务功能才可以适应工作的实质性要求，为事业单位文献管理工作现代化发展培养重要人员。

结束语：综上所述，在档案数字化的进程中，机关事业单位必须进一步提高对档案数字化工作的关注高度，转变思想认识，紧跟不断信息化的社会脚步，优化管理手段与政策，进一步探求有效的解决的途径和措施。必须提高对业务知识的学习意识，不断掌握最新的现代化业务知识，了解更多的先进技术，才能切实提高机关事业单位档案系统现代化管理的能力。

参考文献：

[1]刘建民.河南省高校档案管理信息化建设路径研究[J].兰台世界，2017（12）.

[2]姜华.机关单位档案管理信息化探讨及研究[J].黑龙江科技信息，2017（18）.

[3]苏侠.对机关档案管理工作如何科学化发展的思考[J].辦公室业务，2016（11）：130.