档案规范化与信息化管理

档案规范化与信息化管理

孙连云

天津石化信息档案管理中心

摘要：随着全球信息化的来临以及我国社会经济的发展水平的不断提高，我国对于档案管理的需求不断提高。推动档案管理信息化、规范化、法制化以及科学化发展已经成为我国推进可持续发展进程的重要举措。因此，本文旨在对档案规范化与信息化管理的相关概念和建设要点进行详细分析和阐述。

关键字：档案规范化；档案信息化；全球信息化；可持续发展

引言：档案管理工作是各个社会阶层进行日常管理的重要部分，将规范化与信息化管理理念融入档案管理中，能够有效提高档案管理的工作效率、质量以及服务功能，使得档案管理工作呈现规范、高效、严谨的优质面貌。因此，对档案规范化与信息化管理的相关概念和建设要点进行深入分析，具有重要的研究与实践意义。

1档案规范化与信息化建设

在互联网技术全球化发展的社会背景下，传统的档案管理手段由于受到软硬件办公设备以及计算机操作技术能力的制约，通常都是依靠于人工归档和整理，这已经无法适应我国社会经济发展新要求。因此，为了能够有效提高档案管理工作的质量、功能和效率，从而使档案管理工作不断趋于信息化、现代化和规范化，必须积极引进规范化与信息化管理理念。档案规范化与信息化管理是一种合乎现代管理学以及服务社会观念的能够在网络环境中建立阶段性管理与服务框架，从而满足社会发展需求的新型工作模式。大数据分析技术、计算机网络技术以及信息技术等数字化技术的应用和推广是档案规范化与信息化管理与建设的重要组成部分。

档案规范化与信息化建设主要分为基础档案信息资源建设、设施建设、应用系统建设、人才队伍建设以及标准化建设等五个板块，该规范化与信息化建设能够实现发展目标的逐步推进，使得档案基础建设以及服务功能得到充分提升。

2档案规范化与信息化管理的建设要点

目前我国的档案管理工作已经初步迈进信息化、现代化和规范化道路，为了能够有效开展并进一步完善档案规范化与信息化管理的建设工作，从而在确保档案管理规范化和标准化的同时，实现信息化基础建设的不断推进，使得档案管理工作的信息化与数字化整体进程得到全面贯彻落实，档案管理者需要在档案管理和实践环节上进行以下几个方面的建设。

2.1加大档案管理的宣传和推广力度

在进行档案管理规范化与信息化建设工作时，必要转变档案工作者的思想观念，并加强其对档案管理工作的重视程度。因此，必须要利用互联网、微博、期刊等多种线上线下途径来增强档案管理规范化与信息化在基层单位内部的宣传和推广力度，从而让各个部门以及档案管理者明确档案规范化与信息化管理的重要性和应用价值，并不断增强其主动参与到档案管理规范化与信息化建设的积极性，实现对基层单位档案管理工作的创新性推动。

2.2规范档案的立卷归档标准

档案的立卷归档工作是档案规范化管理的关键影响因素，传统的档案管理工作在立卷归档方面容易出现文书类档案重复、相似且无序等不规范的状况，使得档案使用价值无法得到最大化的发挥、档案管理的基础性目标以及快捷检索功能需求无法得到满足，从而对档案管理改革工作的顺利推行造成严重阻碍。因此，想要顺利进行档案规范化与信息化管理的建设工作，必须要建立完善的能够规范档案管理工作的档案立卷归档标准。

首先，档案管理者需要将传统档案管理工作中所使用的传统纸质档案转化成数字化档案，以此来实现传统档案向数字化档案管理的转变，为档案的统一化、高效化以及便捷化管理创设理想的应用环境，为后续的档案信息化管理、共享以及应用奠定基础。

其次，在进行立卷归档时，档案管理者需要遵循我国所推行的与档案管理相关的实践准则来对各种资源进行区分、归类和筛选，以此来有效规避立卷归档过程中的档案重复和冗余现象，在保证档案管理质量的同时，提高档案管理工作的效率，从而确保立卷归档工作的有序推进[1]。

最后，档案管理者需要重视档案的时效性，在严格遵守相关立卷归档规章制度标准的前提下，对已经彻底完成所承担任务、需要进行立卷归档的档案及时进行归档处理，并确保其归档时的完整性，从而实现档案的规范化管理。

2.3制定规范化的信息化管理制度

为了能够有效提升档案规范化管理的管理力度，档案管理者需要制定较为完善的具有统一化和规范化特点的信息化管理制度。

首先，档案管理者要根据档案管理工作的资源理念、开放理念以及终身学习理念，并参考档案信息化建设的相关规范和标准，结合档案管理每一个具体工作环节的要求来建立一个统一的能够进行档案规范化管理的长期有效的工作机制和处理体系，通过该机制来加强档案的信息化建设力度，为档案管理工作提供有力的保障。

其次，档案管理者要充分运用信息化技术，建立以网络建设为基础、以档案信息资源建设为核心、以加强电子档案管理为重点的档案信息化管理系统，从而逐步实现档案信息的有效利用、档案资源数字化、档案管理技术现代化以及服务网络化等档案规范化与信息化建设的要求。

最后，档案管理者需要建立完备的档案信息化数据的备份与保护机制，推进档案管理系统目录电子化、全文数字化、纸质与电子档案应用同步等档案信息化建设的进程，从而在有效实现并进一步提高管理者通过计算机查询、调阅以及应用档案的效率的同时，保障计算机操作、接入应用服务过程的安全性，真正实现档案信息资源共享，为档案规范化与信息化管理的建设工作的持续推进奠定坚实基础

[2]。

除此之外，档案管理者还需要构建具有较高安全级别和技术水平且符合各项业务建设的档案信息管理网络体系，并建立档案管理制度、存放制度以及借阅制度，使得各个部门以及档案管理者在进行档案调阅必须要通过相应的权限设定，以此来实现对拥有多元化载体的种类丰富的档案的集中统一管理，推动档案管理不断朝着科学化、规范化以及有序化方向发展，最终实现档案规范化与信息化管理水平和服务质量的有效提升。

结语：总而言之，档案规范化与信息化管理建设是顺应我国健康可持续发展战略的重要举措，档案管理者需要加大档案规范化与信息化建设的宣传和推广力度，并制定健全的档案立卷归档标准以及规范化的信息化管理制度，以此来全面贯彻落实档案管理工作的信息化和规范化进程。

参考文献：

[1]阿日古娜,张慧荣.事业单位人事档案规范化管理的重要性分析[J].兰台内外,2022(04):22-24.

[2]韩美凤.事业单位档案管理信息化与规范化的新思路[J].黑龙江档案,2021(02):28-29.