基层事业单位交通档案管理信息化工作研究

基层事业单位交通档案管理信息化工作研究

杨建芬

通江县交通建设协调服务中心

【摘要】一个城市的基层事业单位交通事业管理需要交通档案的辅助和参考，为一系列交通工作和决策做参考，提高各项交通决策的科学性和合理性。现如今交通档案管理工作还是存在较多问题需要解决，相关工作人员对于交通档案信息化建设工作认识度较低，工作只是草草了事，在交通事物管理中不求创新、恪守传统，最终导致整个交通管理水平不高，交通档案信息化程度较低，工作效率较差，质量较低的情况。因此，为加强交通档案信息化管理工作，许多学者进行研究，建立严格的档案管理体系，从而加强交通事物管理水平。

【关键词】基层事业单位；交通档案；管理信息化；工作研究

随着数字化社会的蓬勃发展，信息化开始深入社会生活的每一方面，同时人类的社会也发生着巨大的变化。基层事业单位财务管理落后的文件保管技术和理念，在新时期的档案管理事业中已不再适合。尤其是在交通档案的管理工作中，必须通过自动化管理，可以最大限度地便于管理员和用户。这几年来，由于互联网的出现及其监管档案现代化软件系统的出现和普及，基层事业单位内控制度及其交通档案管理的操作也逐步向科技化、信息化方向演变。所以，加强基层事业单位的财务管理及其交通档案信息化建设，是当前一大发展趋势。

一、基层事业单位财务档案管理现代化工程的必要性研究

(一)顺应时代发展要求，促进基层事业单位交通档案管理专业化

我国事业单位档案管理主要是传统的档案管理方式，与现代档案管理方式相去甚远。传统的方式是通过人工统计和整理对档案进行分类和收集，这为以后的工作提供了便利。然而，现代管理方式是通过档案管理的计算机化来实现的：与传统相比，工作人员在初期和后期收集、分类和整理档案更方便、更高效。因此，现在最重要的是对员工进行技术培训，更顺畅地存储未来的文件管理，这不仅节省了空间，而且提高了工作和查询的效率。由于我国市场经济的发展，人民生活环境日益明显改善，当前中国市民持有私人轿车总量呈现了高速增长的态势。利用现代化科技的力量，用计算机方式取代传统纸质交通运输资料保管的手段，可以实现基层事业单位交通运输资料保管的电子化、自动化、数字化，促使交通运输资料保管工作向更为规范化方面推进，有效减少交通运输资料保管的出错率。由于目前的信息管理方式，信息技术中的电子信息保存已取代纸质档案的管理。并实现文本、图像、音频和视频的数字媒体保存。基于信息的档案管理已经取代了传统的档案管理方法，信息化管理使档案管理工作极为方便，未来的档案查询和归档可以更加顺畅。

(二)提升了基层事业单位财务档案管理的能力效率

事业单位档案管理具有一些独特的特点，事业单位作为国家设立的机构，其经济来源取决于财政拨款，并履行向公众提供各种公共服务的任务，具有明显的国家、非营利性和公益性隶属关系。因此，内部员工变动、工作报告等问题是其档案管理的核心。随着信息技术的飞速发展，办公自动化、无纸化已成为时代潮流，档案概念的内涵也发生了变化。

在传统依靠的纸质档案管理时代，在基层事业单位交通档案管理往往需要巨大的人力物力，效率大大降低，同时由于查询程序比较繁琐，对档案信息的准确性也会有一定误差。交通运输档案管理工作的数字化建立，能够有效提升文档的获取与查询效率，省去人力物力。查询者借助网络大数据分析与计算机设备，随时能够快速检索调取各个时期、各种地域的交通运输文档，极大地提高交通运输档案保管效率。

(三)有利于基层事业单位交通档案的长期保存

新时期，信息技术发展迅速，但基层单位档案管理工作却在缓慢推进。一些高管也希望致力于加快档案信息管理的进程，但贪婪的心态、不完善的档案管理体系和快速更新的技术将导致档案管理隐患频发。如果这些档案管理漏洞被犯罪分子蓄意利用，将严重损害事业单位的个人利益，甚至损害单位形象。在使用信息管理技术的过程中，大多数文件管理员仍处于管理信息文件的学习阶段。

基层事业单位交通档案管理业务的网络化开发，能够有效克服以往纸质资料存储的问题，利用网络化的技术手段和网络平台空间，能够实现资料长时间大量的保存，降低物理存储空间的浪费。而且现代化的档案管理方法，也可以减少纸质文档内容流失、破損的可能性，保证长期可靠的保管交通归档，减少档案管理成本。

二、基层事业单位交通工程档案管理等现代化工作的实施方法初探

(一)认真做好基层事业单位交通档案信息化建设的工作宣传

在中国传统交通工作中，主要使用的纸质版本交通运输文档，由于纸质书本无法储存、不易检索、也无法移动，在录入上要花费巨大的人力物力，所以建立信息化交通运输文档已成为趋势，但也因为有关人员还缺乏对基层事业单位财务交通运输文档信息化工作的认识，陈旧落伍的思想也禁锢了他们，尤其抵触于基层事业单位的财务交通运输文档信息化工作。为缓解这一现状，交通机关在进行改造时必须对有关人员做好介绍和解释，增强人们对此次改造的支持率和作好相应协调工作，促进道路交通信息档案数字化建设的深入人心，为建设降低压力。

(二)建设起一个实用的档案信息网站

规划事业单位档案信息化建设应在相关法律法规和标准的框架内，在分析本单位特点的基础上，从服务本单位核心业务出发，深入调查研究，科学论证，制定切实可行的发展规划。首先，要把事业单位档案信息化建设纳入年度工作计划和年度考核，从上到下引起全体职工的重视。其次，事业单位档案信息化建设要注意可扩展性，为今后的发展留有足够的空间。然后是制定合理的流程规划，实现增量电子化和库存数字化，对馆藏档案资源进行全面分析，突出有重点，有计划、有步骤地实现信息化建设。随后是确保资金投入。事业单位档案信息化建设是一个长期的过程，相关技术应随着技术的发展和单位的需要而不断更新。最后，注重人才的价值。要提高事业单位档案工作人员的整体能力，不仅要提高档案管理能力，还要提高信息技术能力。

(三)建立健全了基层事业单位对交通档案管理的事务处理制度

俗话说："无规矩不成方圆。"基层其他事业单位的交通档案管理信息化建设工作也是这样，但要想建立好信息化的基层事业单位财务管理交通档案系统，首先要确定中国交通运输档案管理现代化的基本路径，建立完备的全国交通运输档案信息化数据库，数据库也是中国交通档案现代化工作的重要基石。然后，对全部的交通资料实行电子存档，归档应当准确全面，并实现纸质存档和电子存档统一，确保今后交通项目的各种信息的真实、准确性。最后，对归档的交通运输档案资料，经过与监理单位、交通运输设计部门和有关单位的协商，把全部的交通运输资料整合在计算机信息管理系统中，同时实行保密管理，以为便于未来利用和后续记录交通运输资料信息。

结语

由于我国市场经济建设和科技进步，使得传统的事业单位内控制度交通档案保管方法转变为现代化的基层事业单位内控制度交通档案保管方法，当然，这一变化只能成为大时代背景下变化的一部分，不过这一变化方法，也为档案管理部门可以较为方便的监督、检查，为交通执法高效率、优质执法创造了必要的有利条件。交通机关这一系列改革措施推动了我国道路交通事业的蓬勃发展，提升基层事业单位运输与管理机关的总体地位与服务水平，确保交通事物的顺利运行。

参考文献

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