与时俱进完善特种设备档案管理工作

与时俱进完善特种设备档案管理工作

陈雨薇，董星月

新疆维吾尔自治区特种设备检验研究

摘要：进入二十一世纪，随着社会进步及科学技术的发展和法律法规的进一步完善，作为特种设备安全管理重点环节的特种设备档案管理也需要及时完善跟进，力求做到规范化、信息化，保证档案资料的完整性、公正性、权威性，更好地为社会和企业服务。

关键词：档案管理、特种设备、信息化

引言

特种设备检验业务档案指特种设备（锅炉、压力容器、压力管道、电梯、起重机械、客运索道、大型游乐设施、场地内专用机动车辆等）从生产到投入使用直至报废的整个生命周期中所涉及的相关检验信息的原始记录。特种设备与人们生产生活息息相关，乘坐的电梯、输送煤气的压力管道、医院里的氧气罐、景点的客运索道、工地上的起重机械、发电厂里的锅炉等，可以说目之所及，周围许多设备都是特种设备，形成的特种设备检验档案数量相当可观。特种设备检验档案有周期生成的特点，为了确保特种设备使用安全，必须按照相关特种设备检验规程规定的检验周期，进行定期检验。由于业务信息管理系统功能的不完善，一部分业务电子档案无法自动生成，同时对电子档案本身的认识不充分（如安全性、保存寿命、法律法规等），目前检验单位普遍采取双套制保存。笔者认为双套制保存是对资源的浪费，单套制管理是可行的，也是势在必行的。

1特种设备档案的特殊性

随着社会环境的不断变化，特种设备更加多元化，特种设备档案管理的重要性日益突显。特种设备档案管理与普通档案管理存在明显的特殊性，其主要是对特种设备进行统一管理，对特种设备的使用进行真实地记录，是各单位特种设备管理工作中的重要组成。特种设备管理可以对管理、经营、安全生产等产生重要的作用，其妥善管理直接影响企业的发展，关系人民群众的生命安全。特种设备档案管理是特种设备管理的主要方式，通过特种设备档案管理，可以彻底规避重大安全事故。

2特种设备安全技术档案管理存在的问题

2.1管理人员的档案管理意识有待加强

现阶段，我国企业在特种设备安全技术档案管理工作中存在的最主要的问题就是相关管理人员的档案管理意识还有待加强。具体表现为：（1）企业对特种设备安全技术的档案管理工作的重视程度有待加强，进而使部分技术人员对档案管理工作不够重视，造成企业的档案管理工作做得不到位；（2）企业缺乏对特种设备安全技术档案管理的宣传教育，使部分管理人员没有认识到档案管理的重要性，最终影响企业的档案管理水平。

2.2特种设备档案管理系统建设不完善

档案管理系统是一个全面的、多节点的管理系统，需要通过多方面因素配合才能使其发挥整体优势。为了达到其理想效果，需要各个节点水平一致，任何一个节点出现问题，均会影响整体效果。

2.3业务信息系统使用不方便、存有抵触情绪和制度不完善

现有的业务信息系统尚存在使用不便的问题，如没有WEB检验端等。这样就使得检验员在现场进行设备检验后，无法远程实时地录入检验数据，而是要回单位后进行数据录入，非常不便。另外，由于学历、年龄等因素，有的检验人员对业务信息系统的使用抱有抵触情绪，同时单位又没有相应的制度进行管理。

3特种设备安全技术档案管理的对策

3.1加强管理人员的责任心的培养

（1）加强对管理人员的宣传教育，加深管理人员对特种设备安全技术档案管理工作的认识；（2）加强对管理人员的职业道德培养，使其在实际的档案管理工作中，以认真、严谨的态度完成档案管理工作。

3.2档案管理信息化

档案管理信息化是将归档资料利用现有的科技手段（比如扫描、照相、录入数据库等）尽可能地将纸质档案资料转化成电子档案，做到在公司范围内检索和查询。档案管理信息化的主要工作是建立档案网站，档案网站的主要内容包括：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。同时面向企业和客户有条件地开放部分功能，例如：注册、身份验证后允许查询部分信息内容。保证信息公开化、核心技术的加密保护、检验检测公正性监督等。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案服务社会的重要窗口。除正常归档保存档案的功能外，档案网站还应具备以下几个方面功能：服务功能、宣传功能、交流功能。1）档案网站的服务功能，主要是面向企业和用户，允许查询检验检测报告的真伪、设备的型号规格、企业名称、生产地址等信息通过利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统地形成有序结构的档案信息库。2）档案网站的宣传功能，能使更多的企业了解公司档案工作的科学、公平、公正性，先进性和权威性；档案资料是严格按照国家颁布的技术规范进行检验检测后整理归档的权威性资料。3）档案网站的交流功能，是为用户提供一个平台，通过网站，可以了解企业和用户的需求，促进相互之间的技术交流和信息沟通。

3.3数据安全性

相对于纸质档案的容易脏、易碎、易丢失等特点，电子档案的安全性更高。电子数据的安全性包含两个部分：数据本身的安全和数据的防护安全。在数据本身安全上，可以对数据进行分级，根据等级对重要数据可采用加密算法进行主动加密保护；在数据的防护安全上，可采用多种方法来保证数据的安全性：如可采用通过磁盘阵列、数据在线/离线备份、异地容灾等手段来防止数据的丢失、损坏；在数据的存取上，可以采用身份认证、设置防火墙、VPN等来保证数据存取方面的安全。

3.4统一管理检验检测档案

特种设备从生产到使用受到法律的约束和限制，需要检验检测人员切实履行责任，合理进行检验检测。特种设备检验检测档案主要是检测报告和技术资料，如果能够得到规范性地保管和管理，将会为检验检测档案共享和利用提供便利。因此，相关检测单位必须结合实际，制定科学、完善的管理方案，加强检验检测档案管理，使技术档案管理与检验检测工作进行紧密地融合，实行持续性的管理。一是对检验检测档案进行明确分类，制定不同种类的档案归档方法，对保存时间进行限制，对过期、作废档案进行统计，采取统一的方法进行销毁。二是以制度作为管理的主要依据，让各部门可以明确职责，并制定特种设备检验检测档案归档流程，使检验检测档案可以得到有效地利用。

结语

档案是历史的见证，特种设备检验检测档案，尤其是型式试验检验检测档案是新产品、新技术、新材料的定型性检验检测档案，是特种设备管理不可或缺的环节，而档案则是能充分见证这一事实的全部资料。随着科学技术的快速发展，互联网、大数据的广泛应用，档案管理的完善势在必行。特种设备档案管理规范化、信息化工作是一个庞大的管理系统，需要相关部门在增加重视程度的基础上，增强制度的健全，提高人员及团队建设，同时逐步完善网络等硬件配套设施，只有多方面同步提高，才能使档案管理工作与时俱进地快速发展，多方位地为社会和企业服务。

参考文献

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