事业单位档案信息化业务外包服务实践与探讨

事业单位档案信息化业务外包服务实践与探讨

吴巧玲

承德市市场监督管理局 河北省承德市067000

摘要：档案数字化企业外包主要是指档案企业的处理模式，利用自己的数字化存储技术、多媒体、计算机等对传统档案资源进行扫描、处理和处理。以满足档案信息化建设的要求。1990年代，我们正式开始将档案数字化业务外包，并积累了更成熟的商业合作模式。然而，在档案数字化外包的实践中，也有许多安全风险需要高度重视，必须实行严格控制，以促进档案数字化外包的健康和可持续发展。

关键词：事业单位；档案信息化；业务外包服务实践

引言

在我们外包档案服务30多年的时间里，我们看到越来越多的公司外包服务，外包服务的种类越来越多，服务外包的质量逐步提高，以及通过从各种类型的档案、机构和公司采购档案服务，全面外包档案服务随着服务外包业的发展，开展了大量归档工作，减轻了对归档工作人员的压力，促进了归档资源的创建、管理和利用，同时为社会创造了就业机会，并为夏季创造了税收收入然而，不言而喻，档案服务外包也带来了健康和秩序以及质量和安全方面的挑战。

1档案信息化业务外包概述

档案信息化。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门统一的规划和组织下，在档案管理活动中全面去应用现代信息技术，对档案信息资源进行加工、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理的现代化进程。换句话说，档案信息化就是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期发展的过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术完善档案部门，从而提高档案管理和利用的现代化水平。具体来说，档案信息化业务主要有两个内容，即档案目录的信息化和档案全文的信息化。档案目录的信息化主要是以建立档案目录数据库为目标，档案目录数据库也可称为“档案电子目录”。它是档案信息化的起点，是档案信息化的先决条件，其实质是运用电子档案目录来代替传统纸质档案中的检索工具。而在实践中我们具体要做的就是，将日常归档的纸质档案文件信息录入电脑，信息化的归档文件目录主要涉及件号、责任者、发文字号、文件题名、时间、载体数量、保管期限、归档机构、盒号、年度、全宗号、组织机构代码等方面内容。由于馆（室）藏的纸质档案时间跨度大、数量众多，档案目录信息化的工作量也是非常浩大的。此项工作单一又枯燥，且多由人工完成，这就需要在录入质量方面严格把关，以确保后期档案检索的查准率和查全率。而另一方面的档案全文信息化，则是多依赖于对纸质档案进行扫描加工，将其转化为图像的处理过程。此过程一般包括文件整理、文件扫描、图像修正、文件命名、数据挂接、纸质文件还原几个步骤。在这一工作过程中，重点需要注意的是扫描图像的成像质量以及对纸质档案原件的保护。扫描出的每份成像要进行纠偏，去黑边，图像清晰度检查；档案原件在扫描前拆钉及重新装订的过程中要注意纸张的完整性以及文件的排列保持原样且无遗漏。档案信息化业务外包。有一种普遍应用于企事业单位中并在不断推广的管理经营方法，即业务外包。它主要是指相关单位或科室把非保密及非核心的信息化业务交给非本单位的专业人员来负责的一种管理经营方法。现多由此类专业人员集中的外包公司与有需要的相关单位，通过签署合同的形式，来从事相关业务活动。其本质既是两个市场活动主体间的一种合同关系，也是一项经济活动。

2档案服务外包项目管理的劣势分析

项目技术质量管理不规范。结合线上调研情况，虽然90%的档案服务外包项目管理根据项目特点制定了细化的操作流程，且对工作要求有明确规定。但根据进一步访谈了解到，部分档案业务的外包项目中设定了质量管理制度，由于实际工作要求不严格，并未全部遵照质量管理制度进行，制度的规定也仅在合同资料上反映了，而实际操作中也并不能全部实现，或者只是实现了很少的内容。质量管理在具体贯彻上缺少得力的政策措施和监督，质量管理工作实际效果并不理想。除此之外，调研项目中至少一半被调研人员所在项目对项目负责人专业水平没有能力考核设定，不难得出，项目参与人员技术水平更难得到保障。现阶段，因为档案服务外包机构从业人员专业知识以及实操技艺能力没有具体成文规定，从业门槛低，大量工作人员零基础入职，我国档案服务外包项目管理人员多是非档案相关专业出身，没有经过专业的档案管理工作培训，对档案基础知识并不熟悉，经短暂培训立刻就业上岗，大批从业人员需要专业培训。项目进度时有滞后现象发生，控制性弱。调研数据显示50%项目对进度超时情况缺少制度规范，40%项目没有日、月有最低工作量规划，且无法做到所有项目都能以周、月为时间限定汇报项目进展，由此可见，当前项目进度管理仍有很大进步空间。项目进度控制是质量控制中关键的因素。项目各方需要在保证质量达标的前提下，将项目进度和合同规定的时间长短相匹配，并对项目加工实施中可能出现的问题制定科学的解决方案。通过及时总结汇报，加大对项目进度的掌控。项目成本管理不到位。调研项目中至少50%项目无法提供明细化的资金往来记录，成本核算管理方式粗放。除此之外，成本费用预估不科学以及项目中使用物料调配不清晰也会造成项目核算不精确，从而影响整个项目运行。

3档案信息化业务外包的可行性

近年来，我国的一些档案馆相继开展了档案信息化业务外包。可以说，档案信息化业务外包的存在是具有可行性的。第一，档案信息化业务外包的理论依据来源于业务外包理论。其理论基础分别为劳动分工理论和核心竞争力理论。就事业单位的档案工作而言，将这部分规划为单位内部的非核心业务外包出去，集中经营核心业务，可以使工作分工更加明确，业务更加专业，增强劳动生产力，拉动社会经济增长。第二，档案信息化业务外包的技术支持来源于数据库技术、数据压缩技术和扫描技术等。技术人员运用图像处理技术和扫描技术对已有档案材料进行图像处理，通过数据库技术建立完善的档案信息数据库系统。而专业的外包公司相对一般事业单位更具备专业条件，专业的设备和技术更有利于档案信息化加工工作的开展，并加快档案信息化建设的脚步。第三，档案信息化业务外包借鉴了业务外包的实践经验。档案馆（室）的档案信息化业务大多借鉴了业务外包实践活动，进而得以更好地发展。随着社会对档案工作的需求不断增加，我国越来越多地区的档案馆（室）把本单位的档案信息化业务外包出去，例如北京、上海、天津等发达城市，而一些中小城市的外包业务还有待进一步提高。这些发达城市的档案信息化业务外包实践活动恰好为中小城市的档案工作提供了可借鉴的经验。

4档案外包服务微观改进建议

第一，必须加强档案工作人员的培训。档案管理部要求并领导了对档案数字化外包服务公司工作人员的培训，组织了有关业务知识和技能的培训，如《档案法》、《纸质档案数字化技术条例》和《土著档案条例》，并在培训之前对档案数字化操作员进行了培训第二，加强档案数据的安全性和保密性。档案管理部必须在档案外包处建立信息安全保密制度，在档案外包服务结束后与档案外包处签订保密协议，确保所有档案信息的储存和处理设备均由安全技术处理 档案外包处和工作人员不应私下保存档案信息，以有效确保数字档案资产的安全。

结束语

当前，我国档案外包市场发展的节奏越来越快，从事专业的档案信息化业务外包工作者大批涌现。但多数档案外包公司规模较小，服务水平一般，综合实力不尽如人意。我国事业单位愈发强烈的档案信息化业务外包需求对档案公司的要求也在逐步提高，现阶段的很多相关机构都无法满足其要求。

参考文献

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[2]彭子芊.档案外包服务安全风险问题与对策[J].兰台世界,2018(09)

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[4]诸葛敏.企业档案外包服务风险探究[J].东方藏品,2018

[5]马雁云.档案数字化外包的实践与思考[J].黑龙江档案,2018

作者简介：吴巧玲，女，汉族，1978年11月出生，河北省承德市人，现任承德市市场监督管理局基层教育中心副主任，哈尔滨工业大学毕业