协同OA办公系统在医院工作中的应用分析

协同OA办公系统在医院工作中的应用分析

王海霞

北京市顺义区妇幼保健院  院部办公室

摘要 随着社会经济和科技的飞速发展，人民群众对医院的医疗环境、医疗质量、医疗安全、医疗效率以及医院的综合管理水平的要求越来越高，近年来，虽然医院在各项业务方面取得了一定的成果，但医院内部综合管理的信息化建设仍较为薄弱，传统的办公模式面临着巨大的挑战，工作质量和效率已经不能适应当前的社会发展需要。本文针对上述存在的问题，围绕协同OA办公系统的特点，探究该系统对医院行政管理工作的影响及其具体的应对策略，以提高协同OA办公系统的应用价值。

关键词 协同OA办公系统；医院工作；应用分析；

协同OA办公系统，又称为办公自动化系统[1]，指的是互联网＋现代化办公，即在计算机互联网应用的基础上结合现代化办公手段，将医院工作中的各类信息在该系统内有效结合，使系统内的信息被各部门、各组织充分利用，达到信息的资源共享。

为规范医院综合管理行为，推进信息化支撑平台建设，建立和打造更加高效的组织和管理体系，提高医院数字化建设软实力及整体竞争力，医院上线了协同OA办公系统。根据医院综合办公管理具体功能需求，协同OA系统主要分为门户平台应用、移动办公医用、医院基础办公应用、个人办公应用、协调沟通应用、人事管理应用、行政后勤应用、科室特色办公应用以及报表管理应用等。随着协同OA办公系统在医院行政管理工作中的应用[2]，使得行政、医疗、护理、检验、后勤等多部门工作达到有效统一，信息在该系统中可快速被传递，并通过规范的程序逐级达成审批，且各部门间沟通效果显著[3]。现分析如下：

一、协同OA办公系统对医院工作的影响：

   协同OA办公系统属于新兴的一种互联网+现代化办公模式，其在医院管理工作的应用，即给其工作带来很多便利，又给其工作带来诸多问题。

（一）其优点有以下方面：

1.为信息资源共享奠定基础：医院属于综合性办公的医疗机构，其工作繁琐且部门较多，以往在多部门信息资源共享问题上无法得到及时获取以及有效统一，特别是行政管理工作，而随着协同OA办公系统的应用，医院行政办公和综合协调事务管理实现电子化，提高了内部公文、文件的传递及审批效率，医院办公费用、资产申购等流程实现电子化审批，充分了体现了自动化办公。

2.减少各科室信息档案储存空间：将各类信息录入、传入协同OA办公系统，形成电子信息，促进了数字化医院的发展，也保证了各信息档案的完整性，避免了传统厚重档案的储存、破损、丢失等问题。

3.为医院的知识管理体系提供支持：为医院业务、文化、管理等“软环境”建设提供服务；建立了医院各种资料库，实现了医院与科室之间的动态信息传递。

4.省时、省力、省人才：加速了数字化医院的发展，减少了以往繁琐的工作程序，方便快捷的获取所需信息，节省时间、人力、物力，办公效率以及服务质量显著提高。

5.建立面向医院的即时通讯平台：包括短信、即时在线消息、内部邮件、IPAD、手机等多种方式办公模式。

6.逐步打造与HIS/LIS/PACS等其他核心业务管理系统整合的门户，消除信息孤岛。

（二）协同OA办公系统应用过程中存在的问题：

1.工作方式的转变具有一定难度：由于传统工作模式在医院应用时间较长，一时间难以完全适应新的管理模式，因此需要在工作方式转变问题上需要一些时间的适应并加强培训。

2.协同OA办公系统需要进一步完善：随着该系统的应用，会发现诸多与现实工作冲突的问题，如网络问题、设备问题、系统问题、信息录入问题、信息更新问题、系统及信息安全问题等等，均需要在系统不断完善情况下逐渐解决。

二、应对策略

针对协同OA办公系统在医院工作中应用存在的问题进行总结并探讨其应对策略，以提高其应用效果。具体应对策略如下：

1.加强工作人员对于该系统使用的培训，提高工作人员对该系统的认知能力、操作能力等，规范工作方法，加强工作人员的工作责任心，保证系统中信息录入的完整性，且不受其他人员损坏或更改，不受系统、网络的影响等。

2.改革系统技术管理手段：建立安全、高质量的协同OA办公系统，保证该系统的安全性。

3.未雨绸缪：针对协同OA办公系统中的存在问题提前考量、预检，防患于未然；同时，定期检查、发现并总结其中已经出现的问题，不断强化发展。如：不断完善、更新网络设备，保证网络通畅；定期检修计算器、多媒体设备，及时处置和更新；定期更新系统，保证信息在系统内有效的利用和共享；完成信息录入，多次检查确认后方可提交，对于错误的信息及时更改；及时完善电子信息，达成一致。

三、结语

综上所述，协同OA办公系统是医院办公发展的必然趋势，它契合了医院的特色协同功能，实现了医院的综合办公管理，将办公资源、办公流程、 办公信息有机整合，保障了信息沟通的共享，实现一体化的纵深应用，为医院管理者和工作人员提供了高效便捷的信息化办公平台，进一步促进医院精细化管理水平的提高，为患者提供更加优质的服务。

参考文献

[1]刘建林.OA协同工作管理平台在医院信息化建设与管理中的应用[J].电脑知识与技术,2016(9X):2.

[2]陈晋,李琦.协同办公管理平台在中医院公文管理中的应用与探讨[J].中医药导报,2018,24(11):3.

[3]沈琰.浅谈OA协同办公系统在创建数字化医院中的运用[J].数字化用户,2018,(44):175.