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摘要:企业档案管理是企业整体运营活动重要组成部分,通过企业档案建设可以对企业不同时期的发展状态进行记录,也可以对企业未来发展问题和市场机遇进行预测,便于企业进行决策。信息技术的出现为各行各业发展带来很大的优势,尤其是在企业档案管理上,实现了企业档案管理数字化、信息化,改变传统企业档案管理不足的同时,也可以提高企业档案管理效率和质量,确保档案信息资源得到优化利用。
关键词:现代信息技术;企业档案管理;影响;对策
1导言
对于档案来说,是记录各种信息的活动,而对企业来讲,是记录企业发展的历程的,档案管理是需要综合性的工作,所以在管理的过程中,会经常出现各种各样的问题。为了能够有效将企业档案管理进行改善,信息化档案管理建设成为了现代企业档案管理的主要方向,所以企业需要不断创新档案管理的方法,充分利用信息技术加强档案的建设,以此来提高企业的经济发展。
2现代信息技术对企业档案管理的影响
首先,对传统的档案管理理念造成了一定冲击。信息技术是一种先进的科学技术,可以对生产关系和生产要素进行调整,从而产生更大的生产力,因此信息技术对各行业发展都有很大的优势和价值,可以带动企业生产力的提升,尤其是企业档案管理。传统的企业档案管理是以人为核心,管理理念较为落后,信息技术应用下的企业档案管理注重以信息技术为核心,以服务对象为核心,注重提高档案管理效率和质量,实现信息的实时传输,因此管理理念是先进的、丰富的,也是对传统档案管理理念的一种革新和突破。
其次,传统的纸质档案管理方式具有易损性和唯一性的特征,也就是说如果档案损坏则信息修复需要耗费很大的精力,且意味着原始信息的丢失,所以对纸质档案的管理非常重要;归档范围不够明确,在进行纸质档案管理时,有些人员本身的责任意识就不强,因此极易忽视对档案数据信息收集的审核,导致档案的真实性受到影响,难以为企业提供有利保障。而在信息化管理的环境中,信息化管理持续提升,升级速率持续加速,信息技术的广泛应用不但更改了工作方式,也提升了人们的生活品质,扩张了获得信息资源的范畴。也就是说传统的纸质档案管理方式与现代信息技术之间存在一定的差异性,值得所有档案行业从业者进行深入的研究和思考。
3现代信息技术对企业档案管理的控制对策
3.1创新管理理念
档案管理人员是整个档案管理工作的核心,因此需要更新档案管理者的管理思想,并优化档案管理工作流程,确保每一个工作人员都有清晰的档案管理工作思路,在认同信息技术优势的基础上,自觉应用信息技术完成档案管理工作。对于档案管理负责人来说,需要利用新思想安排档案管理工作,并建立档案管理工作标准、完善档案管理制度,确保档案管理工作科学有效的进行,最终在一种新型的管理思想引导下高质量进行。思想可以引领行动,只有具备先进的思想,才有先进的管理方法、管理模式,因此需要企业要求档案管理人员将新思想自觉贯穿于档案工作细节中。另外,企业其他部门人员都需要认识到档案管理工作对整个企业发展的意义,注重将企业档案管理信息化上升到战略层面,发挥企信息化档案管理的核心地位,从而更好的树立现代化运营发展观念。
3.2建立档案智能管理信息系统
为了更好融入现代社会,有必要完善企业档案管理与服务模式的创新方案。对传统的档案管理方式进行适当改进,以提高档案管理的实际效果。因此,企业必须针对档案管理信息化工作进度,打造相应的档案智能管理系统,将传统纸质档案以数据信息的形式进行存储。在整个存储过程中,管理人员和专业技术人员必须做好相应信息的分类。创建的智能档案管理系统必须严格进行权限管理。由于并非所有员工都能随意浏览档案信息管理系统,企业需要根据具体工作需要,获得权限的员工可通过专门账号和登录密码浏览档案信息内容,系统软件应记录所有人的浏览痕迹,未经许可不得使用个人电脑、硬盘复制档案信息内容。此外,企业必须指派专业技术人员对智能档案管理系统进行定期维护,保证系统软件的正常运行,并根据具体要求对系统进行必要的升级,对档案进行实时更新,从而为档案管理信息化进程提供有力保障。
3.3完善档案管理基础设施建设,建立规范化的管理机制
在信息时代不仅要更新档案管理工作的思想,更需要从行动上落实,立足于当前档案管理工作现状,完善各种电子信息设备,利用信息技术支撑档函管理高效执行。企业可以完善电子信息系统,对各种文件进行自动化保存、使用,根据企业档案工作实际需要利用研发各种信息平台,在平台上完成各种复印、翻拍工作,促使档案管理工作落到实处。企业档案管理工作信息化建设是一项长期性工程,需要应用多种技术,因此必须要完善各种管理机制,确保对档函资料保存、使用的常态化管理,避免档案保管出现问题。企业可以建立规范化的管理机制,通过管理机制,加强对电子档案记录、使用各环节的监督,并进行细节检查,对档案信息的流通过程进行统一监管。通过管理机制的约束作用,提高档案基础工作效果,提高案卷质量,确保各种类型的著录可以实现有机融合,依据机制标准,统一档案工作流程标准。最终保证档案管理流程的严谨、科学,从信息录入到信息封存都可以进行链条式连接。
3.4建立健全企业档案数字管理系统
基于大数据时代,需要将传统的纸质档案转变为数字化档案,如图1所示,将档案学的基础原理全方位地展现出来,针对数字化档案的类别进行分类管理,并对其进行有效的存储。同时,还需要结合企业的实际状况,充分应用科学技术的价值,将档案管理系统和企业的业务部门、财务部门、人事部门、后勤部门等进行有机融合,确保档案管理工作的时效性,确保各类经营数据信息及时准确地被收录,并能够对其进行及时更新。除此之外,还需要展现出云数据技术的价值,对各类的信息进行精准地分析和有效的处理,同时将横向分析、综合分析以及动态化管理模式进行有机融合,依照纵向时间线,针对各类档案资料展开相应的对比,和企业其他部门进行横向对比,将档案信息中的有用信息进行存储,对一些无用信息进行过滤,这样才能够确保各类档案数据资料的精准性及合理性。
3.5立足于企业档案管理未来发展,提升档案管理人员的综合能力
对于企业档案管理人员而言,其是档案信息和企业发展、企业各部门信息对接的中间介质,因此需要重视对档案管理人员职业素质、管理能力、信息技术应用能力的培养,以此确保他们对工作流程进行准确把握,适应信息化档案管理发展需求。对此,一方面企业需要加强对档案管理人员的培训,通过学习机制,确保管理人员能力符合管理标准;另一方面,企业可以建立交流机制,促使企业档案管理部门可以跟其他部门进行及时沟通,确保档函资源实现高效转化,以此提高档案资源利用率,便于档案管理人员进行信息化管理。
结束语
总之,信息技术促使社会发展不断变革,对于企业档案管理工作而言,既是机遇也是挑战,为了促使企业更好的把握信息技术机遇,需要企业对传统的档案管理工作进行革新和改进。不仅要更新管理思想,还需要利用信息技术推动档案管理的体系化建设,完善档案管理基础设施建设,建立健全企业档案数字管理系统,从而全面提升企业档案管理工作的质量和效益,为企业带来经济效益的同时,也可以促进企业内部发展。
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