数字化时代档案管理信息化建设分析

数字化时代档案管理信息化建设分析

黄超,路勇

西安航天信息研究所 陕西 西安 710000

摘要：随着时代的进步，信息化不断渗透到社会发展的各个领域，社会各界在对综合档案的信息化进行管理时，对社会综合档案资源开展了一系列收纳、整理、规划和分类工作。社会各界对综合档案的管理建设，与过去的纸质综合档案资源的合理规划和利用有着非常紧密的联系。因此社会各界在开展管理工作时，应该不断提高信息化技术水平，与各项管理工作的需求相结合，科学合理地对各类综合档案资源进行分析，借助信息化手段对社会各界的综合档案进行信息化管理，以促进档案管理水平的不断发展和进步。

关键词：数字化时代；高校档案管理；信息化建设策略

引言

高校是培养优秀人才的重要场所，学校教育、发展规划工作等均是重要管理项目，档案管理作为基础性内容，其管理效率将直接影响到上述工作，必须作为重点建设项目。目前，大多数高校为了迎合数字化时代的特征，适应海量档案信息，已经着手进行档案管理信息化建设，然而受到诸多方面因素影响，信息化建设期间还存在一些问题亟待解决，高校应予以高度重视。因此，联系实际分析数字化时代高校档案管理信息化建设策略是十分必要的。

1高校档案管理信息化建设的必要性

一直以来，高校档案管理工作都具有重要意义，因为使用纸质档案管理不仅耗时、费力，并且对于查阅也有影响，通过高校档案管理信息化建设，能够将这一系列问题解决，基于网络平台来实现高速传输，可以实现信息内容的有效浏览，因此，其本身具有非常广泛的使用空间。当高校在进行招生、教研活动、整理学生基本信息等时候，都会采用文字与图片方式来加以呈现，形成大量的电子信息文件，为了让资源管理变得更加具有规范性，就可以借助信息技术、数字技术进行操作，确保整理出来的内容更加整洁、清晰，同时还可以提高工作效率。通过高校档案管理信息化，还可以进一步提升档案信息的实际利用率，将相关的信息全部传递到网络中，通过网络平台就可以达到档案信息基本内容的共享。高校也可以利用信息化档案管理平台来搜集各种信息，进一步推动档案管理信息化建设，同时彰显出档案的基本价值。如此，将档案管理信息化与网络技术、信息技术相互结合起来，就可以实现档案信息的二次利用，满足档案资源的开发与利用。

2数字化时代档案管理信息化建设分析

2.1实现人工与计算机结合

档案信息化管理的核心在于管理人员，不仅要创新档案管理人员的管理理念，还需要增强其专业技能，以有效实现人工操作与计算机的融合。就当下高校档案管理人员的实际情况来看，普遍存在“两多”和“两少”问题，“两多”即低学历人员较多、非档案管理专业人员较多；而“两少”则体现在专业管理人员少，而具备专业管理水平和计算机操作能力的人员更少。为有力解决这一问题，高校在加强信息化建设的同时，也要加大对档案管理人员的培训，强化数字化、信息化技术的专业教育，让人员既具备专业档案管理知识，也能够通晓计算机技术、通信技术及信息技术。只有通过培训、招纳一批“复合型”人才，才能真正实现档案管理人员从“保管员”到“信息员”的转变。

2.2增加建设资金的投入

资金是高校档案管理信息化建设的重要保障，在缺乏资金的情况下，各项工作很难有效推进。因此，高校在今后必须对资金合理分配，对信息化建设进度、进程进行科学把控，实现有限资金利用率最大化。高校必须重视档案管理工作，了解信息化建设所带来的积极作用，提高思想认识，根据管理需要，引入信息技术，确保信息化建设有序落实。在硬件设施建设上，应定期检查计算机、扫描仪、复印机、摄像机等专业设备，验证其是否能够完成指定工作项目，若存在严重损坏、性能较差，则需更新设备。淘汰后的旧设备，可以寻求有效途径变现，在一定程度上补充学校开支，为信息化建设提供资金支持。在软件上，应注意系统与档案管理软件的应用，构建现代档案管理系统平台，为管理工作提供便利，管理人员可通过定期上传、更新完成资料的录入、存储。查阅时，也可以利用平台检索功能，快速检索到针对性内容，实现档案资料的有效运用。在软件选择、使用上，则视需求而定，选择安全系数较高、适用性较强的软件，为档案管理信息化建设提供充足保障。

2.3加强标准建设，落实科学发展

档案管理工作内容十分宽泛复杂，因此应按照顺序进行改革，推动档案管理工作的创新发展。首先，结合社会发展需求及档案管理工作现状进行分析，然后结合分析结果制订长远计划，并着手于眼前。在日常档案管理中加强数字化及电子档案管理工作的应用，为档案管理服务创新发展奠定基础。其次，为档案管理工作制定明确的目标，保证档案管理人员能够熟练并熟悉电子档案管理规范及流程，充分掌握档案管理的期限与规则。通过提升档案管理人员的专业素养，提升档案管理人员档案管理能力，在新时期运用信息技术熟练开展档案管理工作，能够促进档案管理科学化发展，为高校持续发展奠定基础。最后，应在档案管理中，制定档案管理制度，细化各个工作流程的要求，加强对档案管理工作流程的管理。档案管理工作内容复杂涉及多个部门，因此需要多个部门的协调配合，通过多个部门的共同努力促进创新档案管理服务有序开展。运用电子档案进行档案管理时其中主要的优势在于储存便利，不会轻易受到环境破坏及人为破坏。另外，运用电子档案管理形式能够解决传统纸质档案管理占据空间过大的问题。基于电子档案管理的诸多优势，应在档案管理中积极应用信息技术，提升企业档案管理工作效率，为高校科学化发展奠定基础。但是要想发挥电子档案应有的效应，就要做好电子档案归档工作，电子档案归档有不同标准，要想发挥其效应就应该在归档工作中科学合理地分类，按照次序进行归档，令档案管理工作井然有序，发挥电子档案管理作用，推动档案管理创新发展。

2.4完善档案信息化工作体制

首先，加大力度，监管重要档案信息，构建完善的档案管理制度与运行机制，以有效分配档案信息和管理工作。其次，在档案建档、调取和整合档案信息的过程中，严格遵循相关法律法规。再次，对信息化档案工作体系进行完善，建立健全业绩评估机制，将工作人员的积极性充分调动起来。最后，加强电子文件档案管理。新形势下，借助于网络传输的方式，有越来越多的档案信息实现了自动化服务，由此完善了档案管理工作流程，并促进了档案信息科学性与可靠性的进一步提高，对于档案管理的发展起到了有效的推动作用。

结语

综上所述，我国信息化时代的发展势头越来越强劲，在此背景下，社会各组织或团体的档案管理信息化应运而生，利用信息化建设开展档案管理工作，使得档案管理的方式出现了根本性的变革——由纸质化转为电子信息化。在数字化时代推动档案管理的信息化建设工作中，人们或许会遇到许多问题，如基础设施不完善、专业技术人员短缺等，但我们应当根据建设中遇到的这些问题有针对性地探讨有效的解决措施，从而推动数字化时代档案管理信息化建设工作的顺利进行。

参考文献

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