办公室精细化管理中工作效率提升途径探讨

办公室精细化管理中工作效率提升途径探讨

李希

贵州电网有限责任公司遵义市郊供电局 贵州遵义 563000

摘要：办公室需要在日常工作中有意识地推进精细化管理，把握精细化管理的实质，建立起精细化工作思路，形成精细化管理常态，进而推动企业发展及精细文化的建立，促进企业核心竞争力的提升，为企业应对更加激烈的市场竞争、迎接更高的挑战目标奠定基础。但是，办公室精细化管理需要关注多方面因素影响。在此基础上，本文涉及的更新管理理念、引进先进管理系统等内容，则提供了可行性较高的管理路径。为更好地开展办公室精细化管理，还应关注智能化技术应用、管理人才引进和培养。

关键词：办公室；精细化管理；工作效率；提升途径

引言

对于企业来说，办公室精细化管理工作是企业内部其他工作的核心和枢纽，如何发挥办公室精细化管理工作的作用，将精细化管理工作对于企业发展的动力性引擎作用发挥出来，是所有企业在运营发展必须正视的问题。

1办公室精细化管理中存在的问题

1.1制度问题

统筹协调是办公室的重要职能之一，其本质是企业资源调配。企业内部资源复杂多样，理想状态下各部门分管不同领域内的资源，相互独立，互不干涉。但在实际中，部门间的分管内容存在交叉现象。使用精细化管理手段梳理、完善规章制度可以有效避免部门间因分工不清、业务重叠造成的“踢皮球”现象。推动规章制度的精细化建设，细分岗位职责，充分把握企业内部资源、合理调配资源，驱动各部门积极配合办公室落实工作的需求极为迫切。在制度中清晰界定各部门在会议举办中的分管责任、负责内容和实施方法非常重要。若未能在制度中详细清晰地界定这些工作，会造成承办部门组织会议时遇到无从处理的问题不知向哪个部门咨询情况，办公室需要花费更多的精力去解答和宣贯，同时可能会造成其他责任部门拖沓懈怠、拒绝履行相应职责的现象发生。

1.2机制问题

领导与基层之间的互动是组织运行的关键。上下级关系的质量直接影响下属的工作效率、角色行为、工作幸福感及求职意向等。企业办公室承担着上传下达的工作，保证领导意图可以下达至基层，民情民意可以上传至领导、上级机关。但在以“关系取向”和“权威取向”的国情中，上下级关系较其他国家更为敏感。因此在实际工作中常会存在上情准确下达、下情上传无力的情况。这样的运行机制难以察觉工作缺陷及盲区。顶层策划与实际工作的冲突最能暴露管理问题，通常一线的作业人员对此类冲突最为敏感。通过精细化管理手段建立有效的沟通机制，畅通反馈渠道，解决此类问题，避免因此造成的重复工作和资源浪费是提高办公室业务水平、推进精细化管理的重要着力点。以印章管理为例，常规的用印流程为：由申请人提出申请，经部门领导审批同意后，再由业务主管领导审批同意，由申请人携带审批手续及需用印的材料前往办公室，由办公室印章管理员实施用印。但在实际工作中，常会遇到非常情况。如领导工作繁忙，在办公室的时间不固定，申请人在需要用印时难以找到领导签字，耗费大量精力。有时情况紧急，申请人急需用印却不能联系到主管领导，此时若不用印将贻误科研生产，若用印则未经主管领导审批不符合用印规定。又如，在用印时，无从审核申请人携带至办公室用印的材料是否与交由领导申请时的材料一致。

2办公室精细化管理中工作效率提升途径

2.1更新管理理念

为提升工作效率，必须更新企业办公室管理理念，保证办公室管理人员增强精细化管理意识。企业办公室管理很多时候忽略创新和观念的同步性，为实现企业的持续改善，企业应形成不断改进、持续完善办公室管理精神，明确细节的重要性，保证办公室管理工作高质量完成。在日常工作中，办公室管理人员也需要具备开拓创新的勇气，进而引发企业职工更好地参与管理创新探索，真正通过新方法、新姿态进行工作。想要真正更新办公室管理理念，必须在企业内部营造鼓励创新的氛围，保证员工和管理者真正认识到创新的重要性。这是由于办公室精细化管理并非仅需要管理人员参与，相关职工的积极配合也极为关键，必须明确工作目标，强化自我管理，各级职工才能够对办公室管理提出改善意见。企业管理层应真正将办公室精细化管理视作长期事业，进而细分办公室管理任务，联系生产经营各环节，打造良好沟通氛围，使办公室精细化管理将真正通过沟通实现对“研、销、供、产”的组合，更好地为企业整体运行提供支持。在更新管理理念的过程中，应关注企业办公室管理存在的目标不明确等问题，科学规划工作任务，可将其作为精细化管理模式引入办公室管理的切入点，通过开展精准化、精细化的管理，提升工作质量和效率。引导各岗位职工认识到精细化管理的常态化属性，进一步明确精细化的管理目标，即可量化细节考虑办公室相关工作。此外，更新管理理念还应同时为具体工作提供参考流程支持，管理人员的全面监管、业务绩效考核内容的适当更新、企业经营特点的充分考虑也极为关键，这关系着办公室精细化管理能否持续开展，企业可持续发展也会受到影响。

2.2明确办公室人员责任

为解决企业办公室长期存在的岗位相融、职责交叉等问题，真正提升办公室工作效率，必须明确办公室人员责任，以此为基础实现精细化管理，办公室工作环境净化可同时实现。在具体实践中，办公室职工需要主动学习精细化管理方法，实现对自身担负工作职责的全局角度分析，最大限度减少人为因素对工作效果造成的负面影响，更好地为企业的运行和发展提供服务。对于办公室管理人员来说，必须全面了解各岗位职工的专业技能与潜在价值，岗位调整可更好结合职工个人特质进行，以此提升人岗匹配度，进一步提升精细化的办公室管理效果。

2.3引进先进管理系统

为优化开展企业办公室精细化管理，应聚焦先进管理系统的引进，该系统能够为精细化管理开展及目标达成提供支持。在信息管理系统的应用中，办公室管理人员可每周召开例会，对一周工作方向进行传递，这一过程中会议内容需要由信息系统进行语音记录并向文字转换，之后下职工邮箱发送具体工作安排，即可实现对每周工作方向和重点的精细化传达，有效规避信息不准确引发的管理问题。在对办公室工作细节把控方面，信息管理系统也需要充分应用，如采用四部协同办公系统，该信息管理系统能够细化分类办公室事务，如细分为计划、申请、财务、公文收发等事务，这种细分能够为办公室精细化、信息化管理提供充足支持，职工个人工作任务也能够结合电子信息更好完成。

结束语

提高办公室精细化管理水平，可以提高企业的经济效益和社会效益。而在企业办公室工作中，引入精细化管理模式，推进企业高质量发展。因为承建的项目数量较多，使得企业的办公室工作较为复杂，而对于整个企业的运营和发展来说，办公室工作确是最基础的部分，想要提高企业运营水平，必须加强办公室精细化管理工作改革和创新，将精细化管理模式融入进来。办公室精细化管理工作不仅符合企业工作时代发展潮流，还能降低企业管理成本，助力企业可持续发展。

参考文献

[1]朱雪莉.加强企业办公室精细化管理的措施与策略探讨[J].企业改革与管理,2021(4):32-33.

[2]候宇霆.央企办公室精细化管理的必要性及措施[J].办公室业务,2020(2):16-18.

[3]韦军勇.企业办公室精细化管理的意义和方法[J].现代企业文化,2020(5):45.

[4]李尧.办公室行政管理的问题和对策研究[J].中小企业管理与科技,2020(22):23-24.

[5]王双喜.基于管理功能实现的企业管理流程研究[J].管理纵横,2014(30):183-194.