高中学校档案电子信息一体化管理模式探究

高中学校档案电子信息一体化管理模式探究

陈雪玲

潮州市金山中学 ,广东 潮州 521041

摘要：高中学校日常事务具有较高的重复性，历史数据和档案记录对后续学校工作有很强的参考和指导作用，高效的学校档案管理有助于提高学校管理效能。而当前高中学校的档案管理普遍存在着档案专职人员信息化技能不够、档案管理信息化程度低、档案利用率不高等诸多问题，本文结合当前高中档案管理现状，从如何建立数字化档案管理体系，提高档案管理效率的角度出发，着手高中学校档案的“软件”和“硬件”建设，在信息化技术高速发展的背景下，提出通过加大技术及资金投入、提升业务人员综合能力水平、建立档案电子信息一体化管理体系以提升档案利用率，节约管理成本，提高教育教学管理水平。

关键字：信息化 数字化 普通高中 档案管理

前言

高中学校档案是学校办学过程中的真实记录，是全面贯彻党的教育方针，构建高质量教育体系的有效保障。高中学校档案一般涉及教学及科研工作、学生工作、人事管理、党务工作、工程建设、财务管理、安全卫生等多个方面。笔者长期从事普通高中档案管理一线业务工作。从自身工作实际及本人开展的调研结果来看，当前高中学校档案管理工作现状堪忧，在档案专业人员配置、专业人员技能培训、档案管理制度建设、资金投入上都存在诸多不足，这极大影响了普通高中档案管理的开展。从普通高中日常管理来看，这些方面的工作具有重复性，良好的档案管理系统，可提高学校档案利用率、为学校决策及校务活动规划提供依据，做到未雨绸缪。本文通过分析当前普通高中档案管理的现在，提出通过合理配置档案专职人员，构建现代化档案管理体系，加大资金投入建立系统化、信息化的档案管理系统，构建基于信息数字化的普通高中档案管理模式，提升普通高中档案管理效率，为学校开展教学教育管理工作提供便捷服务，为学校管理及教师教学提供基础数据支撑，促进普通高中的可持续发展。

一、普通高中档案管理的现状

（一）档案专职人员配比低、职业发展受限。当前普通高中普遍担负为高校输送高素质人才的压力，在学校师生及教职员工配比中，最容易被忽略的就是档案专职人员的配比问题。笔者调研所工作的城市中市直属高中3所，县属高中5所；与本市毗邻的2所城市中的普通高中8所，共16所高中。调研的各校情况基本一致，这些学校平均学生约3000名，而每所高中设置专职档案员平均仅为1人，人员最高不超过2人。这明显远低于师生比应有的专职档案管理员人数要求。除了专职档案管理人员配置低之外，在实际工作中，档案管理人员除了完成平时学校文书档案整理等工作，还有兼任处室工作的其它临时性任务，导致档案专职人员难以全身心投入到档案建设中，档案室功能没能得到有效发挥。

（二）档案管理缺乏规划、信息化程度低。一般学校在学年开始之初，并没有制定完整的档案管理规划。各部门都是到年终才进行学年档案资料的整理及归档，由于时间跨度长度一年，难免造成部分重要档案资料收集不齐全等问题。在学校管理上，很多重复性的工作其实可以比对历史档案资料，以查看是否档案收集存在缺失，但遗憾的是，目前很多高中学校在进行文书档案整理及归档上，普遍采用纸质档案归档。档案目录则采用电子文档记录，条件较好的单位通过购买服务的方式，购买档案目录管理系统，录入的也仅是档案的目录等。对于档案内容基本没有进行数字化处理，这导致档案查阅时，还是只能使用传统的人工目录查询的方式来翻找，效率低下。

（三）档案资料不齐全、利用率低。实际上当前归档的资料基本都是纸质档案，但在实际工作中，除了传统的文字档案资料之外，多媒体档案资料的占比也在日渐提升，图像、视频资料的归档也具有现实意义。可见当下档案管理的归档资料存在严重的缺陷。在信息化办公普及的今天，高中学校电子档案的管理却相对落后，连基本的电子资料档案归档都没有实现，而讽刺的是，进行纸质归档的资料，基本都是先以电子档案的形式存在的。基于档案管理缺乏信息化、数字化管理，一般学校在后续的管理中，本来一些管理及决策可参考历史档案的，但往往由于历史纸质档案查阅的不便而放弃，导致档案利用率低下，也造成学校管理中大量人力物力的浪费。

二、档案电子信息一体化概述

（一）主要观点及意义

档案电子信息一体化，可以认为是进行档案管理档案时，以档案资源为对象，以档案管理学最新理论为指导，以计算机网络、信息管理系统为技术手段，在信息社会和国家档案行政管理部门的管理下、开展档案的收集、整理、保管、开发等的管理过程。就高中档案的实际而言，从档案资源上来看不限于传统的纸质档案，其档案收集对象应包括在教育教学过程中形成的多媒体资料。例如教师上课的影像资料、电子课件、电子教案、学生电子学籍等，在实际工作中，我们发现，优秀教师的教学视频，是新教师学习的重要资源，对新教师迅速进入工作岗位有很好的指导作用。这类资料作为档案资源进行整理及开发利用，对学校的可持续发展有重要的意义。高中学校进行档案电子信息一体化管理，其意义及目的就体现在对学校办学信息资料收集的全面性、准确性。使用计算机信息管理系统可以使得档案建立更加便捷，促进档案管理的智能化；同时借助计算机网络，突破档案管理的时空限制，提升档案查询及使用服务质量，提高档案信息的利用率。

（二）实现条件及业务规范

档案电子信息一体化实现的先决条件，首先是硬件设施的配套，需要较高性能的计算机、大容量存储空间、移动网络设备设施、档案专用扫描仪及ORC设备等。软件上需要配置功能齐全的智能档案管理信息系统，能实现对多媒体档案资料的建档存储、查询、智能分析、数据挖掘。软硬件的配置旨在突破原本的纸质文件建档的限制，将新的档案形态——多媒体档案，进行统一建档。甚至可以利用智能档案管理系统，进行电子文档自动分类、对多媒体档案进行关键信息提取，自动建档等。实现从文件形成、多媒体资料存储到文件归档自动化的过程，形成适应当前电子信息化日趋加快的档案自动化管理的新模式。

在业务规范上，我们以新修订的《档案法》作为依据，其对“档案信息化建设”的操作规范都明确规定。多媒体的归档还是有别于纸质文书档案，我们进行电子文件归档时可依照《文书档案案卷格式》、《中国档案机读目录格式》进行，进行多媒体档案归档时，则可依照《电子文件归档与电子档案管理规范》、《归档文件整理规范》等规范对业务进行指导。

三、构建档案电子信息一体化的建议

综上所述，档案电子信息一体化可以解决当前普通高中学校在档案管理上存在的问题。总体方向就是“软”“硬”兼施。就“软件”而言，档案专职人员必须在“专”字上下大功夫，提高专业人员配比及专业发展技能；就“硬件”而言，从学校层面进行整体规划的同时投入资金进行档案管理信息化建设无疑是解决以上问题的有效途径。具体措施如下：

（一）建设高信息化水平的专职档案管理队伍。人工智能计算快速发展的今天，智能化档案系统的构建无疑是档案管理的发展方向。即使是普通高中，管理上也要着眼于未来，在学校档案管理上也不例外。只有建立一支具有高信息化水平的档案管理队伍，才能满足当前乃至未来档案管理发展的需要。首先是严格按照普通高中师生数配置档案专职人员，可以通过引进档案专业技术人才的方式进行人员扩充，新引进的档案管理人才要具备专业的信息技术素养，能够熟练进行信息系统管理，具备智能系统管理能力。其次是对当前学校已有的档案专职人员进行业务提升，加强信息化管理培训，活到老、学到老，新时代有新的要求，信息化技能的提升可以通过定期开展专业培训、通过学历提升工程、到企业跟岗学习等方式获得，这是适应档案电子信息化管理的必然需求。

（二）提高重视程度，多部门协调进行总体规划。高中学校领导层要高度重视学校的档案建设工作，落实档案电子信息化一体建设的责任主体，明确构建档案电子信息一体化的目的和意义。各部门进行协调，首先是按照行业规范和准则，制定高中一套适合本校的、完善的档案电子信息化建设标准，让学校各个职能部门在产生归档电子文件、多媒体文件时有可操作的标准，比如明确各职能部门归档文件目录，实现办公文件资料存储和制造以归档文件要求为标准进行规范的文件命名、存储等。其次是统一规划管理，在学校学年工作计划中，对年对档案建设管理进行统一规划，落实逐周资料归档、逐月查验归档规范，对不符合规范的进行及时纠错，以此避免在年终进行归档时档案资料缺失。最后是以档案管理部门为牵头档案、落实各处室按时归档资料，养成办公资料创建即可归档的良好习惯，减少重复劳动，提高归档效率。

（三）软硬件支撑，构建信息化档案管理平台。档案电子信息一体管理的核心就是计算机、网络通信设备的支撑。普通高中可通过学校现有网络架构，部署云计算或分布式信息处理平台。软件上要实现电子办公平台和档案平台的互通，可采取的措施包括建设学校云办公平台，实现学校各职能部门办公档案通过网络进行档案资料上传；通过人工智能进行档案归档的规范验证，提示不规范的电子档案资料进行规范处理。通过推荐系统进行历史档案分析，精准预测各部门未来一周、一个月内的工作需求，并为其各部门提供历史档案资料参考。减少重复建设，，实现了档案资源的共享和利用，提高学校的教育教学管理能力效果。

四、结语

综上所述，当前普通高中传统的档案管理模式，已经远远跟不上时代的发展，从归档资料上来看要突破传统纸质档案归档的枷锁，着眼当前电子档案、多媒体档案资料的特点，扩展归档资料范围，明确档案电子信息一体化目标和意义。从档案管理人才需求上来看，普通高中同样需要建立起一支专业的、高信息化程度的档案管理队伍，增加档案管理人才的引进和培训工作，提高档案管理的效率。从基础建设上来看，加大资金投入，构建办公自动化平台、智能信息共享平台无疑是实现档案电子信息一体化的根本支撑。档案管理工作不能仅限于当前，而要着眼于未来，只有对此高度重视，统一规划管理，相信普通高中档案电子信息一体化管理将为学校的教育教学工作长足发展发挥重要作用。

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