大数据时代下存量档案数字化工作的安全管理策略

大数据时代下存量档案数字化工作的安全管理策略

祁红艳

国家电投集团陕西新能源有限公司渭南分公司 陕西渭南  714000

摘要：在信息时代下，存量档案管理工作的开展应跟随时代发展脚步，进行创新研究。据此，本文对大数据时代下存量档案数字化管理工作开展面临的机遇和挑战进行阐述，在此基础上，找出档案管理工作过程中存在的不足之处，同时，提出针对性发展策略。希望本文的研究工作能够为存量档案管理工作的开展提供指导。

关键词：大数据时代；存量档案管理；不足之处；发展对策

21世纪是信息化时代，传统存量档案管理工作方式方法在当前背景下受到极大冲击，想要跟随时代发展脚步，相关工作人员就应该将信息技术应用在档案管理工作之中，通过信息技术将存量档案数字化管理具备的价值充分发挥出来。信息技术在不断提升，时代在不断变化，相关部门及工作人员应始终跟随时代发展脚步，开展信息化的管理模式，从而为存量档案数字化管理工作的开展提供动力支持。

一、存量档案数字化含义及特点分析

  在信息时代下，存量档案数字化主要利用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在硬盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像。存量档案数字化的优势是显而易见的，通过数字化的转换借助于计算机信息系统对档案进行整理、查询，提高了工作效率。可以以较低成本，通过多个介质进行储存，节约存储的空时，提高存储的效率，有利于档案文件的数字化备份。档案数字化还可以为更多的用户提供档案信息服务，加快了档案的开发步伐，为档案的利用提供了便利，因此受到很多单位的青睐。

二、大数据时代下存量档案数字化工作的不足之处

（一）未树立正确的档案管理工作认知

时代在发展，社会在进步，存量档案数字化管理工作的开展质量对单位的发展有直接的影响。我国大多数单位、部门已经意识到存量档案数字化管理工作开展的重要性，但是部分工作人员仍然未树立正确的存量档案管理工作认知，不能够以长远的眼光及正确的态度看待存量档案管理工作开展，导致相关工作发展步伐缓慢，过于落后。

（二）信息基础薄弱

一些单位缺少存量档案管理工作建设资金，不能够为存量档案管理工作的创新提供资金支持。因此，只能采用传统方法开展的相关工作。随着信息技术的普及与应用，传统管理方式无法满足日常工作需求。想要使档案管理工作效率得到提升，就应该做到信息共享，因此，单位应提升对信息化档案管理工作发展的重视程度，并加大资金投入力度。

（三）缺乏高精尖人才

部分单位信息化建设落实不到位，导致管理工作人员及专业素养低下，不具备互联网技术应用及学习能力。这一状况存量档案信息化管理工作开展有十分消极的影响。当前，一些单位缺少高精尖档案管理人才，管理工作人员队伍专业性有待提升。

（四）无法保障档案信息安全性

信息化背景下，信息沟通交流十分便捷，人们在享受信息化发展带来便捷的同时，承担着文件丢失、信息失窃等风险。部分单位信息技术水平低下，不能够为信息化档案工作开展安全提供保障，这一情况限制了相关工作的开展。

（五）管理制度缺乏完善性

当前，部分单位在开展存量档案管理工作过程中不具备完善的制度，此外，各单位制度落实力度不到位。部分存量档案管理工作开展的不规范，这将会对档案安全性产生消极影响。尽管近年来我国单位已经落实了严格的档案管理制度，使相关工作质量及水平得到了显著的提升，但是仍然无法完全满足当前时代发展需求。一些单位仍然不具备档案管理工作监督管理机制。

（六）信息功能受限

当前，我国大部分存量档案使用效率及开发效率低下，导致这一现象的主要因素是部分单位在开展档案管理工作时过于封闭，无法实现沟通交流。这样一来，信息档案进行充分利用。除此之外，部分单位采用传统档案管理方式，信息化发展不到位，自然无法实现档案数字化管理。受上述因素影响，存量档案管理具备的作用无法得到充分的发挥。

三、存量档案数字化工作的安全管理策略分析

（一）加快信息化档案管理建设

想要满足日常工作需求，相关单位应加快信息化的管理建设，对互联网技术进行充分利用，创新传统管理方式，向信息化管理发展，从而实现档案的应用功能。在开展信息化档案管理过程中，单位将以自身信息水平为依据，分阶段进行，及时解决存在的问题，并对最新建设情况进行全面的了解掌握。除此之外，单位应该提升对信息化的管理工作重视程度，加强相关工作推广及宣传力度。信息化管理工作的开展需要多个部门共同努力协作。同时，单位应该不断对内部管理机制进行完善补充，不论是档案整理还是档案开发，应具备严格的标准，这样才能为档案管理工作质量的提升提供保障[1]。

（二）加大资金投入力度

单位想要落实信息化档案管理工作，应该加大资金投入力度，只有使基础设施得以完善，才能够有效开展相关工作内容。单位应以自身实际情况为依据，量力而行，对基本硬件设施进行完善，为工作人员搭配技术设备。除此之外，单位应明确信息化的管理执行标准，相关工作的开展内容均应细化，并以相关标准为依据进行操作。相关工作人员在对档案基础资料进行整理之后，需要开展技术处理，对网络技术进行充分应用，对档案进行技术化处理，这样才能够落实信息的交流与共享。单位开展信息化档案管理工作的最终目的是对档案进行充分利用开发，这将会对院校之后长远发展产生促进作用

[2]。

（三）确保档案信息安全性

近年来，互联网技术在不断发展与应用，人们对信息安全性有了更高的要求。单位在开展信息化档案管理过程中，应提升自身网络技术水平，避免信息泄露导致不良后果发生。此外，相关工作人员应在确保档案完整性的基础上，应该确保其安全性，为信息化管理工作的顺利开展奠定基础。

（四）培养高素养人才

想要使存量档案管理工作人员专业素养得到提升，在日常工作过程中，单位在开展信息化工作的同时，应该提升人才培养重视程度，通过外出学习、定期培训、考核等端化方式使档案管理工作人员专业素养及信息化水平得到提升。除此之外，单位可采取岗位竞争制度来选拔高质量的档案管理人员。上述方式能够加强信息化档案管理工作质量，确保制度的落实[3]。

（五）提升档案管理综合效益

单位应通过以下两方面提升档案管理综合效益，首先，应该使档案获取信息水平得到提升。除此之外，应该对信息设施进行强化应用，加强档案管理网络功能，从而为档案的安全性及完整性提供保障。除此之外，对管理方案进行充分利用，使档案管理需求得以满足[4]。

（六）提升存量档案应用效率

在信息化背景下，单位应该对传统档案管理方式进行创新，对信息技术进行充分应用，使档案使用效率及服务水平得到提升。单位应该对实际需求进行充分的分析，明确档案管理工作方向。除此之外，对网络技术进行充分应用创建检索系统。这样一来，能够通过多元化渠道满足档案需求，从而将其具备的价值充分发挥出来[5]。

结束语

存量档案管理工作人员应明确工作发展趋势，跟随时代发展潮流，对信息化管理理念及管理模式进行学习并应用，对档案管理资源进行充分开发，只有对最新理念进行积极的学习，才能够促进档案管理工作的长远发展。

参考文献

[1]李翠艳.高校档案计算机技术数字化安全管理策略[J].办公自动化,2021,26(14):45-46.

[2]张辉.新时代背景下事业单位档案数字化管理方法分析[J].信息记录材料,2021,22(02):172-173.

[3]陆红.新时期档案数字化管理的内容与方法研究[J].城建档案,2021(01):50-51.

[4]李清华.社保档案数字化管理方法研究[J].兰台世界,2020(S1):74-75.

[5]胡婷婷.浅谈数字化时代下企业档案管理方法[J].四川水泥,2019(09):169.