信息时代企业档案管理工作变革分析

信息时代企业档案管理工作变革分析

吴铁军

新疆煤田地质局一六一煤田地质勘探队 新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市 830000

摘要：近些年来，随着我国改革开放的步伐逐步加快，带动了经济建设和科学技术的飞速发展，与此同时，为了推动企业朝现代化方向发展，需要利用先进的信息技术，全面搜集档案中的相关信息，从而更好地掌握多元化的发展方向。在信息时代环境中，企业档案管理迎来新的发展机遇和挑战。鉴于此，为了更好地适应信息时代的发展要求，本文针对档案管理工作变革的必要性和企业档案管理的工作现状进行分析，并提出信息时代企业档案管理工作变革。

关键词：信息时代；企业档案管理；工作变革

引言

信息时代下，企业受到来自各种技术、理念的冲击，使得档案环境不断变化，档案管理工作也随之变革。如何在应对信息时代给企业带来机遇和挑战的同时，革新传统的档案管理模式，推动企业稳健发展，成为企业高层的研究重点。

1档案管理工作变革的必要性

伴随着互联网技术在各行业、人们生活的渗透，企业发展对档案信息提出的要求越来越严格，以往的档案管理模式已无法满足信息时代的要求。对此，引入信息网络技术，变革档案管理工作势在必行。档案管理自动化、数字化的实现，可以保证档案管理工作顺利开展，体现出档案管理工作的最大价值。若仍然使用以往的档案管理手段，不仅会增加工作人员的工作量，还会降低管理效率。而且，纸质保存的弊端日益凸显，不利于提升信息查询的服务质量，甚至还会降低档案的利用率，丧失档案的价值。信息时代，通过档案资料的数字化，可以共享档案资料；借助计算机技术自动分类、处理档案资料，有助于减少工作人员的工作量，使用者也能利用高效的检索手段和查阅平台，快速、精准地找到自己需要的信息。

2信息技术在企业档案管理工作中的应用优势

2.1高精准率

企业传统档案管理工作几乎都是管理人员手工记录与核对确认，很难确保在档案统计过程中不会出现错误，而且会计人员一旦出现信息造假行为，就会导致档案管理运行系统面临危机。和传统档案管理模式相比，信息技术的应用为档案管理人员带来了十分便捷的工作渠道，不仅确保了整个档案管理运行过程的透明化，也提高了档案管理统计的精准度。同时，应用信息技术还可以全面反映出企业的档案管理整体情况，针对出现的问题进行及时解决，从而为企业决策人员提供可靠的数据依据。此外，信息时代下的档案管理能保证数据的准确性，有效规避了档案信息造假行为，为企业运行提供了有价值的指导意见。

2.2便于数据深入分析

在当前信息化档案管理环境下，档案管理人员可以利用信息技术来了解企业运行情况，对信息分析所反映出的具体问题进行及时修整，确保企业能够稳定、良好地运行。其中，信息技术的优点就是可以对档案数据进行实时监控，在企业运行期间，一旦出现数据异常或偏差较大问题时，管理人员就可以通过分析问题根源来进行处理。和传统档案统计相比，信息技术下的档案管理可以充分发挥档案数据资源的优势，将各个部门的资金流动情况全面呈现出来，进而提高企业管理效率。

3企业档案管理的工作现状

3.1管理人员素质不高

由于企业忽视档案管理工作，工作只停留于对资料的保管，缺乏相对应的标准和制度，人员素质比较单一。信息时代下，现有的管理人员无法满足新时期对档案管理提出的要求。而且，由于企业未投入足够的预算，也就无法开展相关的培训工作，管理人员的工作能力和素质无法在短时间内和信息时代的要求相契合。

3.2信息化水平落后

目前，仍有部分企业在管理档案时，使用实体档案，如照片、纸质等，仍使用人工来收集和整理档案，不仅效率低，错误率还高。另一方面，虽然使用了计算机对档案进行管理，但是只能复制档案内容，并没有从整体上提高工作效率。

3.3对档案管理工作重视不足

档案管理工作对企业发展十分重要。在调阅企业相关信息、制定企业发展战略等方面，档案管理发挥了重要作用。某些企业对档案管理工作重视不足，部分管理人员囿于传统管理模式，不适应新的工作模式，导致档案管理信息化水平较低，不利于提高档案管理的现代化水平。

4信息时代企业档案管理工作的变革策略

4.1加强培训力度及提高人员素质

管理人员的工作素质，直接影响着档案管理的效果，特别是信息时代下，要求管理人员掌握信息技术方面的知识，能够熟练运用计算机，满足数字化的管理要求。对此，企业需要定期对员工进行培训，提高专业技能水平，更新知识结构体系，加深对计算机、信息技术的了解，为信息化建设提供保障。为激发工作主动性，可以制定奖罚机制，规范管理行为，提升管理水平，保证档案资料的真实性、有效性。除此之外，还可以在招聘管理人才时，加大资金方面的投入力度，吸引更多优质、年轻的员工参与档案管理，为管理队伍注入新鲜血液。

4.2加强信息化建设并提高档案利用率

新时期，信息技术不断提升和发展，企业的各种资料呈爆炸式增长，档案管理工作量增大，难度增加。基于此，企业必须变革档案管理工作，强化信息化建设。一方面，加大硬件、软件方面的资金投入，构建现代化的档案馆，馆内配备计算机、自助服务设备等。另一方面，结合企业的生产特征，制定针对性的信息化系统，充分发挥物联网的作用。有条件的企业，可以研发智能机器人，以便跟踪定位档案信息；借助各类先进的技术，和市级档案系统建立联系，共享资源；和企业的办公系统紧密相连，打破信息壁垒，快速、有效传递档案中的各类信息，释放系统空间，减少档案的管理和维护成本，推动企业发展。

4.3更新管理理念并统筹布局信息化建设工作

实际上，在档案信息化建设工作中存在的诸多问题，都与企业的管理理念相关。企业要想提高档案管理的信息化水平，须在提高档案管理战略定位，从经营管理的全局出发，科学规划信息化建设工作，明确阶段性任务，分步实施。同时，企业应转变档案管理理念和思路，加大对档案信息化建设的资金投入，同时引进和培养专业人才，将档案资料作为数字资产进行管理和更新。

4.4提高服务质量

信息技术可以通过分析数据资源流向和流量来计算数字档案的实际需求和服务能力，科学合理地明确数字档案的服务资源，从而实现档案资源共享。并且，还可以通过信息数据来深入了解客户满意程度、档案资源分配和利用趋势，从而采取信息循环的方式做好反馈处理，实现信息导航和读者服务等相关功能，真正创造出以数据为基本导向的服务模式，在信息库档案资源平台改造的基础上，处理资源共享和专业档案资源在不同行业领域的整合问题。而作为企业档案整体资源的重要组成部分，企业档案管理还可以对不同维度的信息内容进行整理和细化，并构建数据立方体，从而对档案数据进行精准预测和分析，全面提高档案利用效率和质量。

结语

综上所述，信息时代下，档案资料数量增加，范围扩大，无论是企业领导，还是档案管理人员，都要紧跟时代潮流，及时变革。当前的档案管理工作尚存问题，可以从加强培训力度、提高人员素质，加强信息化建设、提高档案利用率，更新管理理念、统筹布局信息化建设工作，提高服务质量等方面，进行档案管理工作的变革，优化档案管理的流程，发挥档案资料的价值，实现档案的信息化管理，继而为企业发展创造更多的空间。

参考文献

[1]李震.信息时代下企业档案管理工作探讨[J].卷宗,2020(11).

[2]尹工,韩硕.企业档案管理工作在网络信息时代的变革[J].机电兵船档案,2010(05).

[3]彭荣.档案信息化建设的几点思考[J].档案学通讯,2004(01).

[4]孟繁锋.提高档案管理现代化水平为企业施工生产经营服务[J].机电兵船档案,2006(04).

作者:吴铁军

新疆煤田地质局一六一煤田地质勘探队

新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市

邮编：830000