固投项目设备竣工文件管理与思考

固投项目设备竣工文件管理与思考

徐飞

中核四0四有限公司

[摘要]设备是固定资产投资项目的重要组成部分，设备竣工文件管理是设备管理的重要内容，本文依据国家有关管理文件的规定和要求，结合项目档案管理工作实践，从规范设备管理范畴、明确设备管理部门职责、设备竣工文件收集整理中的主要问题及设备竣工文件管理的经验体会等方面，探讨固定资产投资项目设备竣工文件管理的方法。

一、项目设备竣工文件管理的的范畴及其重要性　

项目设备竣工文件是指设备在论证调研、采购招标、开箱验收、安装调试及验收运维过程中形成的具有保存价值的不同种类、不同载体的文件材料。本文所探讨的设备竣工文件专指大型固投项目中的主要工艺设备竣工文件。

（一）设备竣工文件是固定资产投资项目档案的重要组成部分，直接关系到固定资产投资项目的竣工验收。 

设备是企业科研生产项目顺利进行的重要研究保障条件，在固定资产投资项目中对设备投入占很大比重，设备竣工文件就成为固定投资项目档案验收的重要组成部分。《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办[2007]161号）明确指出项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工验收。由此可见，做好设备竣工文件管理至关重要。 

    （二）设备竣工文件记载和反映了设备的各类信息，对保障设备正常运转和日后维修保养具有重要的参考意义。 

设备竣工文件不仅包括设备选购的信息记录、结构、性能、使用、维修及保养方法，还包括了设备安装、调试、验收及试运行等过程的相关记录资料。这些设备竣工文件的建立有助于企业在生产运行中对设备进行维修和保养，及时从档案资料中查找信息，发现问题并尽快解决，保障设备正常运行，保证企业生产工作的顺利进行。 

    二、项目设备竣工文件管理中存在的问题 　　

（一）档案资料收集不完整、不齐全。 

　　项目设备竣工文件形成于设备采购、开箱、安装调试、验收等多个阶段，在各阶段相关职能部门未能完整、系统地收集各类档案资料，导致移交到档案管理部门的档案资料缺项比较多，比如开箱资料少于合同约定的资料，设备缺少安装调试记录、验收报告等。 
    （二）档案资料整理、组卷质量不高。 

　　部分设备报价单是以电子邮件或者传真方式往来，报价单无供应商的盖章，不符合档案归档的要求；签订的合同签字、盖章不齐全，日期不填写，不具备法律效应；有些归档的资料是热敏纸等不耐久的载体，有些书写使用圆珠笔或者蓝色钢笔，都不符合档案归档的要求，不利于档案的长期保存；部分归档的档案资料不是原件，出现的复印件较多等。 

（三）档案资料归档、移交不及时。 　　

有的业务部门在设备资料形成后不能及时收集、整理、归档，档案资料长期散落在相关业务人员手上，影响整个项目档案归档的进程，影响设备竣工文件的查找利用；同时容易造成档案资料的丢失，影响设备竣工文件的齐套性。 
    三、解决设备竣工文件管理问题的措施 　

（一）建立健全项目设备竣工文件制度体系并监督落实。

根据国家及中核集团公司的关于固定资产投资项目档案管理的相关制度法规，制定符合本单位实际的设备竣工文件管理制度，明确项目建设单位内部和参建单位的工作职责，细化档案管理流程，并经常进行宣贯、培训，保证在实际工作中能按制度落实。在项目开工前，根据建设项目的具体情况制定有针对性的归档范围、归档要求等，对参建进行项目文件管理和归档交底。

针对总包单位，要有针对性的将项目文档管理的相关要求作为合同条款纳入主合同管理，确保文档管理工作有章可循。

（二）明确职责，建立考核机制。

项目设备要经历规划、选型、购置（针对非标设备开展设计、制造）、安装、调试、使用维护和技术改造等阶段。不同的阶段，各部门/单位分工不同，职责不同，应明确各自的职责。建立项目档案资料管理和归档考核机制，对项目档案资料的形成、积累和归档情况等进行考核。做好各个阶段档案资料的收集、整理、归档工作，并在设备资料形成后及时审核、移交档案管理部门。 
   （三）加强过程控制管理，抓住采购的关键节点。 

在设备采购前期，采购部门要做好设备调研等文件资料的收集、整理、归档工作。在采购阶段，采购部门应负责收集、整理、归档购买设备的招投标文件、合同及技术协议等。采购部门在签订合同时，应明确供方提供技术资料内容、份数、形式和移交时间等。在设备开箱验收阶段，设备部门（或授权部门）专/兼职档案人员应参加设备的开箱验收，收集设备随机资料，并登记在开箱单中，确保应归档的设备随机资料能全部及时归档保存。在设备安装、调试、验收阶段，设备管理部门和调试部门要做好安装、调试、验收过程中档案资料收集、整理、归档工作。 
（四）加强业务指导，开展有针对性经验反馈。

档案管理部门作为档案业务的主管部门，应加强对设备竣工文件管理的监督、指导，应定期监督、检查相关文件资料的归档情况，严格把关归档文件质量，确保设备竣工文件的完整性、准确性、系统性。同时，档案管理部门要定期开展有针对性的培训，提高采购部门、设备管理部门专/兼职档案人员的档案业务知识和技能，提高设备竣工文件管理水平。 

同时，要及时收集、汇总前期设备竣工文件收集、整理、组卷、移交等各个环节容易出现的典型问题、典型案例，有针对性的对设备总包单位、设备厂家及设备监造单位开展经验发聩活动。

为了确保固定资产投资项目顺利通过竣工验收，为了加强设备从采购、制造、安装、调试、运行、保养维护、检修及退役等全生命周期的管理，企业必须加强设备各个阶段的竣工文件管理，保证企业经济、高效、安全、稳定运行和发展。 

　　参考文献：

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包钢科技，2011（1）：85-86

　　[2] 付建忠.基于合同和过程控制的设备档案管理方法研究[J].机电兵船档案，2013（4）：45-46.

　　[3] 张羽.企业科技档案管理推进思路——以南京钢铁股份

有限公司为例[J].黑龙江档案,2014（05）：68.