建筑工程档案资料归档管理的作用探讨

建筑工程档案资料归档管理的作用探讨

1.张继涛,2.李选哲

中建六局建设发展有限公司    天津300451

摘要：建筑工程档案资料的归档管理工作不仅有利于建筑工程质量的提高，也是建筑工程施工的重要组成部分之一，记录着施工单位曾经的施工建设项目，对项目后期的运行、管理和技术改造等工作起着至关重要的参考作用。建筑工程资料是具有较高保存价值的图纸、图标、文字等原始记录，完整的反映了整个建筑工程的施工过程以及质量验收记录，具有依据、凭证、参考等重要作用。

关键词：建筑工程；档案资料；档案管理

建筑工程档案资料是企业宝贵的财富，不仅能在工程建设过程中起发挥重要作用，还能在城市化建设过程中提到积极的推动作用、借鉴作用和参考作用。建筑工程档案资料的归档管理是一个庞大的工程，并不是少数几个人就能完成的。为此，应该成立专门的档案归档管理部门，并聘请专业的档案管理人员进行相关工作，保证建筑工程档案资料的归档管理工作能及时有效的完成。只有这样，才能更好的发挥建筑工程档案资料归档管理应有的作用。

1建筑工程档案的内涵和特点

1.1建筑工程档案的内涵

建筑工程档案的内涵十分丰富，不仅有综合性文件资料，也有具体的土建工程、水、电、设备安装施工的文件资料，还包含竣工图资料等。具体来说，各个综合部门的资料包含在综合性文件资料内。这其中有政府部门的审批;地质、水文、地震、气象等文件资料;征地、拆迁安置等上级批准文件;项目设计资料以及有关合同、戏艺术等。具体施工过程中的开工报告、图纸的审查和设计变更、技术的交底记录以及监理资料、材料质量证明文件、试验报告资料、工程质量事故处理文件、施工总结等在土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料中可以找到。另外，竣工图等资料则包含了建筑工程、装饰工程、结构工程和给排水工程的竣工图纸等资料。

1.2建筑工程档案的特点

首先，单一性。建筑工程的招标、施工直到竣工结束都有与之匹配，记录其真实完整的成长过程的资料，这些资料也仅有一套。其次，真实性。建筑工程的档案资料室不能弄虚作假的，这是见证某一建筑物从无至有的完整过程，甚至是一个城市变迁与发展的完整记录，自诩保证其完整真实。最后，实用性。建筑工程档案资料室建筑工程的成长记录，也是质量监督部门进行竣工验收的依据，并且还为今后的城市建设提供参考借鉴的价值，其实用性是显而易见的。

2工程档案的价值和重要性

工程档案资料是指在档案构建期间直接生成的各种形式的历史文档，例如文本，图表和声音图像。它是由建设，创建，审批，审查，设计，准备，监督，验收等过程中的所有行动产生的，直接反映了施工工作的过程和结果。项目档案既有档案的一般性，也就是作为基础的原历史数据，可以进行回顾性分析的证据。也有自己的特殊性，即物理操作的技术基础，如使用，维护，管理，重建和扩建中的建设原则和设计，技术建筑资质等，这是项目管理过程的重要组成部分。科学有效的档案管理对建设项目的成功至关重要，它可以作为建设项目的基础。档案在工程建设过程中直接生成，这是数据的完整再现，这也是第一手参考资料，可供将来参考。它客观地记录了建筑项目的历史，是最可靠的证书。另一方面，它保留了最准确的历史痕迹：例如，一些材料是手写的个人手稿，其他手写指令和项目经理或相关人员的签名，一些材料是照片，视频和录音等等，这是该文件值得信赖的最有说服力的证明。

3建筑工程档案管理的重要作用

3.1城市防灾和灾后恢复的主要支柱

在发生自然灾害后的城市进行自然灾害防治和重建时，建筑档案可以帮助我们发现建筑项目中的薄弱环节，也帮助我们恢复建筑的原有特色。在发生自然灾害或指导城市重建的城市这些档案可以给我们重要参考。此外，由于建设项目档案实际记录了城市建设的全过程和建筑物之间的内部联系，后期建设项目的检查和维护，以及根据建设项目档案的内容进行受损建筑物的拆除和灾后重建等。因此，有必要存档和管理建筑项目的档案文件。

3.2在城市规划和管理中发挥重要作用

在城市建设工程中建设项目档案的管理有着丰富的经验，是使城市建设技术库存的重要手段之一。正是这样，建设项目档案在城市规划和建设管理中能够发挥重要作用。城市建筑的扩建，维护和重建也应以建设项目的资料记录为基础，因此必须应加强有关管理。

4建筑工程资料管理的措施

4.1实现工程资料人员的专业化

目前，很多部门都不重视数据管理，特别是一些小型建筑施工单位，以及“个人承包”和“挂靠”项目。由于缺乏资金或意图节省成本，那些单位无法获得专职的资料管理员，而其他单位做这个工作的都是兼职。由于管理员的知识不足，资料管理工作将减少，这不仅会影响项目的进度，还会给项目带来严重的隐患。技术数据将不完整，不规则且不切实际，数据质量也将下降。对于一些大型工程项目，例如带有城市景点的建筑物，非常大的桥梁等，生产周期很长，涉及门类多的项目有一包，两包或多层承包的模式，数据管理工作也更容易出错。

4.2提高档案管理人员的专业素质

作为文件管理的主要参与者和管理者，文件管理人员能够直接影响文件管理的质量。近年来，由于我国建设项目的快速发展，工程材料管理过程中引入了许多其他功能，这就给管理者带来了更大的问题。职业责任感是文件管理正常运作的关键，因此，提高档案管理人员的工作水平，不断提高档案管理人员的专业水平和理念，提高档案工作思路，政策，文化等素质，提高理解和控制相关法律法规的能力，增强问责制。重点是确保技术档案的质量，增加资料管理人员的自豪感，责任感，自治的良知。积极学习网络和计算机科学的知识，培养现代化人才。

4.3使用现代化归档方法

有关部门必须存档数据和统计数据，参考国外的先进经验，并在归档技术文件中使用微缩档案，磁介质档案和电子文件档案等技术。今天，发达国家，如美国，荷兰和德国等国家，已经有了微缩档案，磁介质档案和电子文件档案的概念和做法。我们可以学习西方国家的先进技术和理念，彻底改变中国档案的管理模式。目前，中国制定了《电子CAD光盘存储，归档和文件管理要求》，表明未来建设项目数据管理发展的主要方向是：电子信息管理。计算机信息的快速发展也在技术建设文件管理模式上得到一定程度的体现，比如可以使用光盘塔或光盘库载体完成文件管理。

4.4进行档案管理应规范，统一，快速，可靠

通常，这意味着在填写档案文件时，必须遵守填写要求。为了确保文件完成的标准化，必须首先要求项目部门拥有所有标准化标准和指南等，直到获得必要的信息。其次，在技术构建过程中，工作人员必须可靠地报告数据，数据差距必须在规范允许的范围内。在项目建设过程中，由于框架数量较多，为了保证文件的统一填充，避免重复。在项目建设的初始阶段，组织工程项目的档案管理工作者、施工人员、质检员等相关人员需要进行资料交接。对项目建设中涉及的各个工作单位的名称和项目名称制定统一要求，如建设，设计，监督，地质研究等。建设项目档案的真实性主要是指建设项目档案必须与整个项目的建设相一致，能客观反映建设设备，技术和建筑质量的相关数据，所有类型的数据可以在建设资料中得到充分证实。

5结束语

建设项目档案资料是公司的宝贵资产：它们不仅可以在项目建设过程中发挥重要作用，而且有助于推动城市化进程。建筑工程档案资料的记录是一个巨大的项目，必须由多人实施。为此，有必要创建一个特殊的档案管理部门，并招聘专业档案管理人员，以完成必要的工作，确保快速有效地管理建设项目资料。只有这样，我们才能更好地发挥建筑工程档案资料的作用。

参考文献：

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