国有企业在使用社交软件中的保密管理

国有企业在使用社交软件中的保密管理

曾林凯,白沚瑿,许秋敏

云南电网有限责任公司红河个旧供电局  云南 红河 661000；

摘要：随着软件信息智能化时代的到来，各类社交软件都已被广泛应用于国有企业发展过程，大大提升了工作人员的办事效率，对企业经济发展至关重要。但是在便利带来的同时也存在一些弊端。国有企业在使用社交软件的过程中需要提高员工资料保密意识，加强保密措施，有效避免文件的泄露丢失的情况发生。国有企业对社交软件的使用提出了更高的标准。本文从国有企业信息安全管理和保密措施出发，结合目前发展形势，提出国有企业社交软件使用及信息安全保密管理的建议。

关键词：国有企业；社交软件；保密管理

一、发展背景

在互联网技术高速发展的今天，社交软件已普及国有企业各个领域，从根本上提高了办公效率，对未来的长远发展起到了一定的推进作用。但由于其具有易复制、篡改等特征，在社交软件使用过程中极易导致机密信息泄露的问题，国有企业信息安全管理问题愈来愈严峻。因此，如何保障国有企业在社交软件使用过程中的保密性成为重点研究对象。目前，国有企业在信息安全管理方面存在较大漏洞，很多地方需要采取有效措施进行改进。

企业信息的保密管理时刻关系着企业发展前景，一些重要机密如果由于工作的失误和疏忽泄露出去，将会给整个企业带来巨大损失，后果不堪设想。因此，企业需要提高信息安全与保密管理的重视程度。从理论上说国有企业的信息保密管理可以看作一个动态的管理过程，通过一系列的保密管理活动来保证社交软件中涉及的信息和国有企业内部系统的保密情况达到安全标准，即实现对社交软件在使用过程中的风险进行有效管理。国有企业普遍使用的社交软件有QQ、微信、钉钉等，这类社交软件最为常见，下载量和热度都是居高不下，获得用户的一致认可。

二、保密管理措施

1.严格把关建群和入群

在建立群聊时应该先严把关，采取建群先审批制，坚持非必要不建立原则。发布重要的通知需要建立群聊时，群主需要向相关部门说明工作需要并提出申请，填写好建群事由、发布范围、建立时间、负责人等相关内容，待有关领导及保密管理人员审批同意后即可建群。

禁止外部成员随意入群，建群后群主及各管理员应该设置进群审核，确认入群者身份后方可同意。对于那些无法确定身份且申请进群的陌生人一律拒绝入群。

2.规范群聊名称

为了更好地对社交软件信息安全进行管理，应按照标准统一将企业相关的群聊命名为“某某部门某某工作群”，名称发生改变时需要第一时间向有关部门说明情况。建立备案各部门、单位建立《某某群工作管理台账》，注明群名称、组成人员范围、性别年龄、群主管理员、群成员数量、涉及工作信息内容、建群时间及解散日期等。

群主应该重视责任管理，坚持谁建群谁负责、谁管理谁负责原则。在制定涉密研发制度、规范和操作流程时，充分考虑到保护涉密信息安全，消除或降低失泄密风险。群主和群管理员应当签订《工作群管理员保密责任书》，并盖好章送往国有企业保密部门，将管理好全体群员保密视为本职工作。

3.日常提示监督

日常提示监督也是国有企业在使用社交软件保密管理工作中的核心环节，它可以动态式管理人员进出群聊，对新进人员的身份进行严格审核把关，对不再担任此项工作人员进行退群处理。此项工作实时提醒并监督群主对群聊信息进行监督，确保群内聊天内容不会涉及国家秘密、公司秘密、内部敏感信息，避免产生不良影响。如果在监督核查过程中，发现违规传播涉密资料和敏感信息的情况，群主及管理员需要及时采取有效措施予以制止并报告本单位保密办。国有企业应该要求群主发布群公告，将保密要求说明清楚。其中包括限定群内信息发布范围和发起临时聊天权限管理，如通知公告、群任务、工作动态等，要求群成员自觉遵守不传密、不转密、发现泄密情况及时报告等行为规范。成员管理群主严格按照企业规定落实好成员实名制认证和群备注等工作，关闭群成员擅自拉人入群或者无故退群等权限，维护好工作群聊的秩序。

4.全程管控。

国有企业内的一些群聊工作处理完毕后可随时解散，因为没有工作内容和重要通知的群聊成了闲聊群，坚持“建立-解散”全程管控原则。定期检查各部门、单位要将微信（QQ、钉钉）等社交软件的工作群管理情况纳入保密检查重点内容，排查风险隐患。同时对社交软件中的工作群发言情况进行日常统计，定期更新台账，检查群内信息发布情况，对群文件进行整理，对于无法打开和运行的文件应及时在群内说明情况，最后及时移除。严格控制群的数量，求精不求多，一旦发现僵尸群、临时群、广告群等无关紧要的群聊应及时进行清理，对一些群成员大致相同的群进行合并为一个群聊，减少群消息的冗杂度。为了信息安全考虑，按时解散及时清理以工作名义建立的工作群，原则上只保留在企业内部通信工具，即无法达到社交沟通目的微信工作群，比如客户服务类、财务管理类、工程项目协调类等关键工作的群组，其余社交闲聊群一律迁移至内部通信工具群或直接解散。

5. 严抓群纪律

严抓群纪律国有企业在社交软件保密管理过程中的重要过程，大力强调群纪律可以起到规范作用，通过群纪律来约束限制群成员的言行，如果发现成员发布不良言论或与工作性质无关的信息，应该及时私聊并警告，同时在群消息页面撤回这些信息，若是屡教不改，给予禁言或退群处理。若群聊中发现成员肆意传播对企业信誉有损的谣言或者是发布虚假通知，一经查证，立即向上级部门反映情况，同时截图为证，群主应当时刻维持群聊保密秩序，杜绝违规乱纪的事情发生。

6.创建管理制度

企业信息安全管理过程中，创建规章体制必不可少，能够促进企业信息保密管理工作有序进行。一方面，企业管理人员必须高度重视规章制度的建立，建立信息安全管理团队，根据企业目前的发展模式，对于掌握企业核心资料的员工，对其进行信息安全教育，并对其资历进行严格审查。另一方面，与企业信息安全相关的部门，需要创建明确的规章体制。此外，企业可以创建合理的奖励制度，提高员工的保密积极性。此外，企业为全体员工统一制定防骚扰规则。支持群聊管理员和业务负责人进行管理，由成员选择使用。具有客户联系和客户群使用权限的成员，都可以配置自己的防骚扰规则，减少信息骚扰的概率，降低重要资料泄露的风险。

7.加大培训力度

国有企业应该加强信息安全保密意识培训，建立规章制度，重视风险评估等相关措施。此外，企业要不断完善信息保密机制，重视员工信息安全的培养。尤其是那些掌握企业核心资料的员工，更要加大保密管理培训力度，让他们充分认识到自己的责任，恪尽职守。培训的目的不仅要培养员工法律法规和保密安全意识，而且还要培训实际操作能力，让员工了解基础的信息安全知识，避免操作不当引发泄露信息的情况发生。

结语

随着数字化技术和互联网的飞速发展，社交软件成为很多领域办公交流的重要媒介，国有企业亦不例外，也广泛运用了信息技术，提升了企业工作效率，对企业经济发展起到一定的推进作用。要想保障国有企业的信息安全，就要加强国有企业在使用社交软件中的保密管理措施，从根本上降低风险概率，希望未来的发展中国有企业可以在社交软件保密管理方面得到新的突破。

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