投标文件编制有效组织方法浅析

投标文件编制有效组织方法浅析

王钱雷

杭州亿普科技有限公司    浙江 杭州310016

摘要：随着社会经济的发展，我国的市场竞争越来越激烈，投标单位有时需要同时面对多个项目的投标活动及多个标段的标书编制工作。在有限的投标时间内如何编制出高效、优质、符合招标文件要求的投标文件，成为每个投标人迫切需要解决的问题。本文对投标文件编制的有效组织方法进行探讨，旨在为投标人编制投标文件提供参考。

关键词：投标文件；编制方法

前言：基于《民法典》而言，投标人是要约人，招标人则为受要约人，缔约过程中，招标行为对投标产生重要影响，并决定了其特性与本质。事实上，投标文件编制是基于投标行为特性的，有关编制方法的研究应建立在投标行为特性分析基础上。《招标文件》规定了投标文件通用性编制要求，基本明确了各投标人需提交投标文件的内容；但投标文件技术标因各招标项目类型不同，通常《招标文件》仅提供了大纲，造就了投标文件技术标编制具有广泛灵活性，作为评标阶段最重要的主观评审内容之一，其能充分体现出投标人的总体实力、综合能力与专业水平及对投标项目的理解能力，也成为投标胜出的关键基石之一。

1工程投标文件编制流程

1）编制招标文件

全面了解整体工程项目，综合探究设计图纸、技术说明书与合同条款，尽可能的避免出现违反招标标准要求的情况。

2）调查投标环境

投标环境是指招标工程项目所在区域的自然环境、经济环境与社会环境。投标环境与工程成本存在密不可分的联系。为此，全面、深入调查投标环境至关重要。

3）确定投标策略

投标策略的合理性直接决定了最终成果。投标人要根据企业的内外部发展环境与工程项目基本概况，选择合理的投标策略。

4）施工组织设计

施工组织设计是招标人客观衡量投标人综合水平的重要参考依据，应由投标人的技术负责人组织编制。

5）投标报价决策

报价是整个投标流程的核心环节，要想制定科学合理的投标报价决策，必须践行如下几方面工作：首先，根据工程量清单和报价项目单价表计算基础标价；其次，综合分析盈亏情况，开展风险预测；最后，在上述两个工作步骤的基础上，测算最高标价与最低标价。

编制投标文件

严格遵照招标文件对格式与内容的要求进行编制。

文件密封报送

投标文件编制完毕后，严格遵照标准规范进行密封包装，委派专人送达指定地点。

资料整理归档

投标人要及时整理报价清单与文件资料，生成文件档案。

2提高工程投标文件编制效率的可行性策略

2.1初步阅览工程招标文件

投标人在拿到招标文件后，需明确标注重要信息。如工程规模、工期要求、工程质量要求、投标有效期、投标保证金、投标保证金缴纳期限、投标企业行业信誉等，投标人必须对这些信息了如指掌。

2.2投标人参加勘察汇报总结会与投标预备研讨会

投标人要积极参加由业主方组织的勘查汇报总结会与投标预备研讨会。同时，业主方指派的参会人员也应是业务能力强、综合素质过硬的项目经理与编制主管。

2.3编制投标文件

在编制投标文件时，需成立完整的编标团队。整个编标团队由投标总负责人和其他商务报价、技术、资信资料等编制人员组成。由投标总负责人制定完整可靠的编标计划，将责任落实到各个编标人员头上。且严格掌控时间节点，预留充足的标书审核与修订时间。在此过程中，需要格外强调的是，商务组、技术组与报价组投标人员必须协同工作，共同协调解决工作环节存在的问题。

2.4商务标编制的重点内容

多数决定投标文件是否被废标的关键因素都在商务标中。商务组投标人员在编制标书时，必须着重注意如下几方面问题：

招标文件的响应性

投标人员未能对招标文件中载明的各项标准要求作出响应。企业在获取招标文件后，需组织投标人员对各项规定条款进行一对一的响应，一方面，避免漏项问题，另一方面杜绝提出任何附加条件。

投标文件内容的一致性

投标文件中的工程名称、单位名称、工期要求、质量要求、人员配置要求与规定条款等内容不一致；电子版投标文件与纸质版投标文件不一致。为此，在编制投标文件时，商务组、技术组与报价组需保持良好的沟通与协调配合，注重三方面工作的一致性。商务人员不但要加强商务内容的完整性与准确性，还需注意商务内容与施工组织规划方案和报价标书的一致性。商务人员必须全面了解组织机构设置、人力资源配置、工期节点要求、工程安全目标与工程质量要求等内容，生成完备的投标文件，拷贝到U盘中完成保存。如果纸质版投标文件发生变动，则电子版投标文件也要进行对应的调整。

3）投标文件的严谨性

实际工作中，经常出现商务标书投标函中的报价与价格标书中清单汇总价不一致；授权委托书失效；投标保证金缴纳时间超限；签字遗漏；待审验原件资料不完备等问题。对此，商务人员必须端正工作态度，在投标文件装订前，审核报价的一致性；在办理授权委托书时，仔细填写有效期。在获取招标文件补充文件后，再次核对投标有效期是否发生变化。同时，格外注意投标保证金缴纳时间、缴纳金额和缴纳方式。对投标单位签字盖章的部分予以统计，便于投标前审核，避以免漏项。最后，严格审核原件清单，做好准备工作，逐一落实原件。

2.5技术标编制的重点内容

技术文件是指投标人对施工组织规划方案、施工机械设备调配、施工技术标准规范、施工质量标准要求、施工进度标准要求、施工安全标准要求以及施工管理规范的统筹规划。大力落实技术文件编制工作，是保证工程项目正常运转的必要条件。技术文件编制环节极易出现的问题如下所述：

整个工程项目往往涉及多样化的施工内容。在编制施工组织规划方案时，极易出现施工内容漏项问题、施工内容重难点不突出问题。在编制施工组织规划设计方案时，由于技术组人员对投标项目缺乏深刻认知，导致施工班组效率低下。对此，技术组人员应明确掌控投标项目重难点内容，精简常规性施工内容，以此加强整体施工组织规划方案的完整性与合理性。

在编制施工组织规划方案时，由于技术组人员疏忽大意，极易导致投标项目工期、质量与安全要求模糊不清，甚至是出现错误。而这也使得相应的招标文件缺乏实质性价值。此外，部分技术组人员忽略招标文件对编制暗标的标准要求。当前，很多招标项目都要求技术标编制采用暗标形式，并对涉及到的单位名称、格式与排版等提出了具体的标准要求。为此，必须严格遵照标准规范展开编制。尤其是在各种情况都不能体现单位名称或者出现有可能泄露单位名称的信息，且附带的图片，不得出现带有暗示性的标识。

2.6报价标编制的重点内容

通常来说，在评标阶段，投标报价所占的分值都较高。为此，保证报价的客观合理性显得尤为重要。报价标编制人员需着重注意如下几方面内容：其一，必须合理套用定额；其二，在编制预算方案时，务必明确重点内容，加大对非指定产品和分项项目的研究投入力度；其三，在确定预算造价后，第一时间开展成本分析。这也是报价前必不可少的环节；其四，在报价前，积极做好询价工作。拓展询价渠道，创新询价方式，注重人力资源、机械设备与原材料等关键要素的价格调查工作，避免报价不平衡影响中标。

结束语：

总之，随着我国经济水平的日益提升，对基础设施的建设力度也在不断增加，促使招投标行业市场愈加复杂、激烈。因此，各施工企业必须做好一系列准备工作，严格按照工程投标文件编制规范和原则，做好投标文件编制工作，从而提升招投标工作效率。

参考文献：

[1]汤华巍.论工程投标文件编制中注意的几点问题[J].中国房地产业,2017,2(7):256-256.

[2]董世芳.公路工程招投标中编制资格预审申请文件和投标文件相关问题浅谈[J].中国科技纵横,2015,5(19):104-105.

[3]柳静之.浅谈建设工程投标文件编制技巧和投标注意事项[J].文摘版:工程技术,2015,6(8):291-291.

[4]汪渟.水利工程投标文件编制的注意问题分析[J].农家参谋,2017,10(17):002-002.

[5]李雪婷，赵琼.论投标文件技术标编制方法研究.2017.