办公室工作在企业管理中如何把握好四度思考

办公室工作在企业管理中如何把握好四度思考

黄海河

广西北投交通养护科技集团有限公司

摘要：办公室内部的行政管理工作具有一定的复杂性，同时办公单位的办事水平将会决定企业的日常运行情况，也是企业内控管理中不可缺少的重要部分，办公室工作的服务性质具有较强的综合性，其功能性强，要求员工具备较强的沟通、协调能力，将对企业产品和服务水平产生深远影响。办公室行政工作的管理水平将会决定员工工作的整体效率，为了更好地协调办公室成员，办公室领导和工作人员都应该合理把握好四度思考，全面掌握协调办公室工作氛围的基本原则。基于此，本文将重点讨论如何在企业管理中实现四度思考原则，并以有效措施来提升工作服务水平。

关键词：办公室工作；企业管理；四度思考

引言

近年来，社会实践情况表明，社会事务的落实都与办公室工作有着紧密联系。我国对办公室学的研究起步较晚，大多数情况下，办公室内的工作都是以领导为中心展开，领导的决策能力将影响到办公室行政工作的实际水平，同时在落实相关管理措施的过程中，工作人员的专业能力和思想水平又将决定单位各项工作的效率与质量。身为联系内外的核心枢纽中心，办公室应该做好公文处理、会务处理等多项工作，协调好企业内部的工作氛围，确保领导的决策部署能够落实到位。在明确了办公室四度思考的重要性后，管理层领导和相关员工都应该采取措施来优化工作内容。

一、办公室工作的特点

（一）复杂性

办公室工作的主要核心是领导管理层，日常的工作分配以及重要决策都属于是领导的职责所在。在办公室的实际行政工作中，员工面对的领导往往不止一个人，而领导层的决策极有可能会出现互相矛盾的情况，在这种情况下，领导和员工间不平等的关系反而会加剧矛盾的发展，基于此，办公室工作应该在领导层的一致意见下修改行动方针，同时还要保有基本的服务原则，基于平等交流的基础上，实现不同部门间的沟通与合作。这也就体现出了办公室工作的复杂性，同时也约束了办公室人际关系的主观性。

（二）双重性与预见性

办公室与领导的接触机会较多，同时也是领导相关决策的直接执行者，同时在领导进行决策的过程中，还要辅助领导，做好一些准备工作，领导代办和处理一些具体事务的时候，都需要办公室履行其职责，协调领导和各级部门之间的关系。在企业内部的人际交往中，其他部门的员工与办公室接触最多，在解决实际问题的过程中，往往会先和办公室的工作人员接触，在实践过程中也需要通过办公室来完成进度的推进。而办公室工作的特点还具有一定的预见性，特指在开展工作时必须具有前瞻性，可以洞察工作过程中的不确定因素，并针对具体情况提出解决方案。

（三）积极性

办公室事务涉及专业和内容较多，在相对复杂的工作内容面前，办公室员工应该展现出良好的工作态度，以此来定性办公室工作。积极的工作态度将会解决工作中的诸多难题，并且时刻做好准备来落实领导的决定，能够坚守工作原则，同时尽量完成领导派发下来的工作，这都需要以一种积极向上的态度来面对各种挑战。

二、办公室在企业管理中把握好四度的对策

（一）把握参谋献策的高度

首先，应该处理好与领导之间的关系，以此为基础才能更好地把握参谋献策的高度。办公室与领导之间的关系是比较微妙的，处理好两者关系的情况下才能保证较好的服务质量，如果两者间的关系紧张，则极有可能导致日常事务的正常安排受到不利影响。领导作为企事业单位的决策者和领导者，在针对各类事务的决策时具有很重要的地位，而办公室的主要工作内容则是辅助领导完成其工作。从业者必须处理好自身与企业领导的关系，并且对自身的职责有明确定位。

（二）把握公文写作的深度

公文写作是办公室的一项基本只能。在公文的处理上，一般要求操作规范，符合基本的写作要求，行文具有一定的逻辑，确保其公文的质量和效率。因此，在日常事务的处理过程中，从业者可以通过对表格化管理模式的利用来安排事务，这样的做法可以处理好轻重缓急事项，确保办公室工作可以顺利开展。因此，应该在信息反馈上下更多工夫，旨在提升公文写作的深度。

（三）把握协调调度的广度

办公室从业者应该把握好协调调度的广度，也就是说要把握好员工之间较为复杂的人际关系，这样才能确保日常经营的顺利开展，基于此，领导的工作质量也能得到一定提升。很多办公室从业者认为，办公室工作要以领导的指示为首要任务，实际上，还需要注重其他部门员工的情绪，针对领导可能出现的问题和决策失误，办公室应该有勇气指出，以此深化自身的辅助作用。

（四）把握服务保障的宽度

办公室服务必须得以勤奋务实为主要原则。要想做好办公室内部的服务工作，员工必须具备辛勤耕耘、任劳任怨的奉献精神，并且具有一定的大局观，可以掌控较为复杂的工作内容，有一定的耐心协调员工间的关系。办公室面对的群体不仅仅是领导，同时还包括基层员工、其他部门的员工，因此，要想提升工作效率和工作效能，办公室员工还需要首先改变自身的工作心态。

三、做好办公室工作的几点建议

（一）加强学习和积累

日常工作中，办公室从业者应该注重自身知识储备的扩充，并不断提升自身的学习能力，吸收新信息的能力，在信息时代，社会的发展日新月异，积极向上的工作态度有助于员工适应时代的变化，针对专业能力的提升，也有助于发挥自身的工作潜力。如果过于墨守成规，员工在履行职责的过程中可能会出现不知变通、故步自封的情况，极有可能会影响到办公室工作的顺利开展。除此之外，部分领导在实际的工作中处理的事务过于繁杂，也可能会出现思想过时的情况，这是工作人员更应该发挥其辅助的重要作用。

（二）增强责任意识

办公室工作内容涉及的专业众多，内容也十分复杂，因此，在面对繁琐的工作内容时，员工应该保持积极向上的工作态度，以此来解决繁杂的日常事务，并坚守基本的工作原则。除此之外，工作人员还应该以乐观的态度来处理领导的指示，在较为困难的工作难题中，以较强的责任意识来克服困难，办公室身为领导得力助手，还需要体谅领导，站在领导的立场上思考问题，相较于其他部门，做出更具前瞻性的决定和安排。在领导遇到困难的时候，办公室也应该充分发挥其作用。

（三）强化时间管理

办公室工作具有复杂性、双重性与预见性、以及积极性，因此，办公室内部的工作人员应该充分利用现有资源，并对时间做出合理的规划管理，以此来确保繁杂事务都能得到最佳解决方案。在这个过程中，办公室必须以四象限原则为依据，并且按照事务的紧急程度做出排序。基于此，针对较为紧急的事务，工作人员应该集中资源尽早处理，而针对不那么重要的事务，则可以安排在其他时期，通过这样轻重次缓的安排能进一步提高工作效率。同时还应该预留出紧急情况的处理方案。

结语

综上所述，随着社会经济的发展，当前时代为企业管理提供了许多先进的信息、互联网技术，同时也带来了更多的机遇和挑战，企业为了提升自身的核心竞争力，就必须重视内部控制与管理，其中办公室扮演着十分重要的枢纽角色。信息化建设的影响下，办公室企业的分工趋于精细化、专业化，而办公室管理的基本原则确立也应该以四度思考为基础，从管理层领导到基层员工都应该明确自身职责，树立健康积极的价值观，在实践中不断进步，实现办公室内部的精细化管理，同时专注提升服务品质，并对外塑造出良好的企业形象。

参考文献

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