试论对于档案的收集与整理工作点滴思考

试论对于档案的收集与整理工作点滴思考

姜青富

内蒙古兴安盟科尔沁右翼中旗巴彦茫哈苏木综合保障和技术推广中心

【摘要】：档案管理工作是按照党和国家的有关规定，通过一定的途径和方法，将各部门分散产生和形成的具有保存价值且可供查考利用的各种文件材料，集中到单位档案室统一管理的工作过程，这是单位档案部门获得和积累档案的一种重要的手段，档案管理的规范化是提高单位管理质量的重要保障。档案收集工作是否科学，决定了档案收集数量多少和质量高低，因此，只有收集到充分丰富的档案资料，才能真正提高档案工作的质量，更好地为领导决策提供服务。

【关键词】档案  收集   整理    工作   点滴    思考

　　档案的收集与整理工作是档案管理工作的重要环节，它为档案工作提供了实际的管理对象。档案收集与整理工作，就是按照党和国家的有关规定通过一定的途径和方法将各部门分散产生和形成的具有保存价值，且可供查考利用的各种文件材料集中到单位档案室统一管理的过程，这是单位档案部门获得和积累档案的一种重要的手段。档案收集工作是否科学，决定了档案收集数量多少和质量高低，因此，只有收集到丰富的档案资料，才能真正提高档案工作的质量，更好地为领导决策提供服务。档案是在单位管理和实践中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料，其内容非常丰富。档案的收集与整理从一定程度上来讲是反映单位管理水平的一个重要标志，是单位各项工作的真实记录，档案的规范化管理是提高单位管理质量的重要保障，下面就如何做好档案的收集和整理工作浅谈几点看法。

　　一、提高认识，明确档案在工作中的作用

　　档案是具有保存价值的最原始、最准确的记录，同时具有很高的实用价值。随着社会的进步以及新形势发展的需求，档案基础工作有了进一步的发展，档案分类工作更加具体、精细，努力提高认识，在充分认识档案工作重要性的前提下，把全面加强档案资源建设作为档案工作的着力点，提高档案工作的服务水平和管理水准，因此，档案工作人员应认真履行职责，做好档案的收集、整理和归档工作，一方面保证各门类档案的齐全完整，更好地提供利用，另一方面也给国家积累档案打下一个良好的基础。

　　二、档案的收集与整理工作的意义

档案的收集与整理工作，对整个档案工作具有重要意义。它是档案基础工作中的关键环节。在档案工作所有环节中，收集工作是起点，提供利用是目的，而档案的整理则是承上启下的关键所在。上承收集工作，可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，下继开发利用，为开发利用创造条件。因此，这是一个很重要的中间环节，其意义为：一是实现档案科学管理的基础，要有成效地进行管理，还必须善于实际地进行组织工作。

　　三、确保档案的收集与整理具有真实性

　　档案是历史及社会实践活动的真实记录，这是它的价值所在。它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。现代国外学者，特别是历史学家对于档案史料的重视和迫切要求，充分证明了档案史料的重要使用价值。档案记载了许许多多的历史事件和社会现象，内容十分丰富。档案又是新的社会实践最可靠的凭证和依据，档案是在生产实践和社会实践中产生的，它客观地、真实地记载着各阶段的活动，铭刻着历史上的千秋功过，保留着真切的历史标记，因此，档案发生的效用与日俱增。

　　四、档案收集与整理工作中存在的主要问题

　　一是库房问题。档案库房必须选择宽敞、通风良好的地方，避免档案收集后保存时，长期受潮发霉而纸张变质、字迹模糊现象；二是由于管理不科学，致使档案混乱，用时查找不到；三是有些人不了解档案在整个社会中的重大作用。

　　五、加强档案收集与整理工作的对策和措施

　　1.做好档案的收集与整理

档案的收集是档案工作的起点和基础，这项工作做得好与坏会直接影响到档案的数量与质量，因此，要把档案这项基础工作做好，首先要做好档案的收集工作，才能更好地为经济社会发展服务。如何把档案收集齐全、完整、准确，充分发挥档案在经济发展工作中的作用，是目前档案管理部门面临的一个突出问题。目前，有些人没有认识到档案工作的重要性，认为档案没有效益，可有可无，导致档案工作人员工作热情不高，档案工作进展缓慢，这就要求我们对档案进行及时收集、整理、归档，为领导提供服务，发挥其重要作用。档案整理工作，从其中各个环节作业的性质上，又可概括为系统化和编目两大部分。

　　2.加强管理，狠抓档案工作制度落实

　　要改变档案工作管理混乱的前提是制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。同时，要建立相应的档案管理制度，强化规范管理，从档案收集、归档到整理都进行统一管理，制定一套严格的规章制度，防止档案分散流失。在此基础上要狠抓落实，要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，违法必究，使之逐步变成自觉的行动，以确保档案归档质量与管理。

　　3.提高档案信息管理和服务水平

　　档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用。因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。

　　4.认真宣传贯彻《档案法》，建立奖励激励机制

　　只有加强宣传《档案法》，依法办事，引起各级领导的重视和全社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。同时，要抓住机遇，发挥档案自身的宣传教育作用，做好档案的收集整理工作，通过建立奖励激励机制来考核档案工作人员的工作业绩、业务熟练程度、责任心的大小，从而调动广大档案工作者的工作积极性。

　　5.注重文件材料的收集与整理

　　存档的文件、材料要随时收集并整理，以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。文件资料的收集要齐全、完整、突出重点；整理要符合要求，按照归档范围进行分类整理，力求整齐美观。同时，要加强档案保管工作，确保档案机密安全。集到的原始资料和数据，要进行科学分类和归纳，使资料系统化，便于分析和叙述。

　　总之，完整齐全的档案材料并经系统整理的档案能科学地、系统地为单位各项工作服务，档案室要发挥前端调控功能，从立卷归档做起，注意有重点、有计划地收集、整理各门类的档案，把基础打牢，发挥档案资源建设的基础作用，把有保存价值的档案集中管理，采取切实有效的措施，改善工作思路，拓展工作对象，创新工作手段，丰富档案资源，使档案信息有取之不尽，用之不竭的来源，确保档案资源开发利用工作的质量和效率。