软件在企业办公自动化管理中的应用

软件在企业办公自动化管理中的应用

朱伟

南京什软信息技术有限公司 江苏南京 210000

【摘要】如今，技术改革使得信息电子技术取得了飞跃地进步，计算机技术的高速发展为我们带来了AI、自动化，让以前梦不可及的东西变得触手可及。企业在自动化办公的应用一定程度上提高了企业的产值，社会生产效率也大大地提高。计算机软件在办公流程中起到的作用无疑是巨大的，因此，本文对办公软件在企业自动化管理中的应用有一些看法，希望能够为行业内的人提供参考。

【关键词】计算机软件；办公自动化管理；应用分析

企业办公自动化本质上是指如何利用互联网信息技术对企业的日常运营进行应用。以此便可知悉对于企业办公自动化来说，它的管理与计算机软件的联系是多么的密切。毫不夸张的说，企业办公自动化是建立在现代信息科学技术发展的基础上的，它对提高企业员工的工作效率起着重要作用。此外，对于现代社会快节奏的生活方式，企业的办公自动化无疑是非常适合的，它可以帮助员工节约很多时间，这样更利于企业的健康发展。

1、企业办公自动化的软件使用概况

1.1文字处理方面的计算机软件

目前，中国常用的商务办公文字处理软件比较知名的包括office系列办公软件、WPS办公软件和网络文字处理软件。其中应用范围最广当然是office系列，与其他同类型软件相比它的兼容性和可操作性更高。但我国国内所开发的计算机软件（wps）也十分强势，依旧占据了很大的市场份额，具备了office所有的基本办公功能，这对市场来说无疑是一个巨大的优势。

文字处理软件存在的意义：首先，对于企业员工来说可以更好的，更为有效的对所需编辑的文字进行编辑；其次，常用企业文字处理软件内存空间小，可以使用U盘等便于携带的储存空间进行转存。

1.2通讯以及网络共享软件

企业自动化管理中最常用的应该就是通讯软件了，比如IPMsg和企业qq等，这些跨地区、跨国家的企业对他们尤其青睐。IPMsg软件主要是是用于内部通信的通信软件。但除了发送短信，这种应用软件还具有文件共享和远程协助的功能。它的应用提高了办公的效率，让员工之间，员工和领导之间能够更加及时的沟通消息。此外，一些公司还提供文件传输服务应用程序。公司员工可以通过简单的操作获得公司共享的文件。现在很多公司都有内部群，更在面对无法解决的问题的同时，多了种向他人请教解决问题的途径，降低了时间损耗，避免了不必要的经济损失。

1.3数据处理和存储软件

现代管理的主要标志是加强定量分析，数据是定量分析的基础。信息处理是指：通过计算机数据库管理系统获取信息，并对其进行加工去除多余无效的信息，使之成为有用的、准确的信息。这是办公室中所要完成的主要任务之一常用的企业办公自动化管理和归档软件包括：（1）数据经过各种软件处理完成储存，操作更方便，但数据分析和检索工作更复杂；（2） 数据由数据库进行存储。一般的数据库系统有mysql、sqlserver等系统。数据库系统可以使用Jave等编程软件进行访问。使用数据库存储和处理，可以节省存储空间，在数据分析、备份和安全方面具有一定优势。

1.4安全管理和辅助决策

计算机系统可以迅速地收集到有用信息，并对其进行处理，模拟后续发展的情况，这可以为决策者提供一些思路和参考信息，从而准确快速地进行决策。使用计算机软件，依照业务流程和结构框架可以在办公自动化管理系统中实现安全管理。在现阶段，管理者应按照工作内容对员工进行合理分责，发布任务，这样有利于提高管理水平。目前，大多数公司所创建的办公系统中，如果用户没有访问权限就无法使用。用户应结合自己的工作，使用有效的访问来提高业务运营的相关性和目的。比如选择合适的表格对其进行访问，如果用户没有获得权限，他们将无法查看到与自己工作有关的内容，因此关键业务内容将受到保护。

1.5参与办公的其它软件

除上述企业办公自动化软件外，应用于企业办公自动化的软件数不胜数。例如，VPN计算机软件的应用，为企业提供了相对便宜和安全的软件选择，以确保业务管理决策能够按时交付。此外，还有用于内部员工参与的计算机软件，如NFC触摸应用软件、二维码扫描等，这是一些新兴的计算机软件。企业应根据实际规模和具体情况，选择合理有效的IT软件实现企业办公自动化，充分调动员工的积极性。

2、计算机软件在企业的办公流程中展现的有优势

2.1提高效率

将计算机软件应用到办公业务自动化管理中，可以实现业务的标准化、标准化和流程化。此外，公司员工使用计算机软件对所要工作的内容进行充分学习，熟练操作工作的流程，开展相关管理工作，使用计算机软件可以很好地达到我们所要的目的，同时也可以激发员工的创造力，促进业务发展。如果员工不能满足需求，将被淘汰。

2.2环境转变，联系加深

企业从曾经的员工手动操作到如今的人机一体化的实现，正是计算机软件在企业自动化管理中普及的体现，各行各业也因为信息技术的发展而联系的更加紧密。因此，时代在进步，计算机软件只会更加广泛地应用于企业办公管理当中，它的发展大大优化了办公环境。

2.3降低企业实施管理成本

在信息自动化的尚不普及的时代，每年管理企业的成本也是一个非常巨大的数字。目前，计算机软件在企业管理中的普及，大大减少了办公需求，减少了管理工作中一些重复的复杂环节，降低了企业用于管理中的资金投入。据有关数据显示，科技巨头微软就曾通过自动化管理减少了企业管理事物的时间和成本。使用IT软件管理办公自动化可以为企业带来经济效益。

2.4提高办公规范化管理水平。

原先的办公室管理措施中，领导对下级员工的管控力度不高，员工会行使职务之便做出对企业不利的事情，事后也无从查证，但随着全面自动化办公的普及，此类事件便可以有效减少很多，即使事情发生也可以很好追责，加强了内部的管理和监察，规范了办公室人员的工作行为

3、研究优化企业办公自动化管理的办法

3.1 强化计算机应用管理

企业应掌握计算机的具体使用方向，熟练使用计算机对所需数据进行处理，集成等操作，充分利用现有网络资源和IT软件达到办公自动化的目的，是计算机资源可以达到充分的利用。同时，提高资金投入和计算机辅助决策的比重。

3.2加强员工的IT培训

随着IT技术的不断更新，公司应定期培训IT经理和员工，以提高他们的实际操作技能。此外，企业经理还可以掌握所有计算机软件的操作技能，培养综合和分析数据的意识，培养的大局观，并熟练使用辅助决策设备，可以更好的帮助企业作出正确有效的抉择。对员工进行管理数据，必备的计算机软硬件相关理论的考核，确保员工熟练掌握，充分发挥计算机的作用。

3.3选择适宜的计算机软件

适合企业自身的软件才是真能提高企业自动化管理竞争力的核心。企业在选择计算机软件是，必须要将计算机软件的运用和自己的业务发展规划相结合起来，有一定的规划增加软件的数量和水平。但是，不能盲目扩张，又或是购买不适当或盗版的软件来节省成本。虽然这种方法可以降低成本，但对于工作效率是有显著影响的。

4 结语

总而言之，随着全面信息化时代的来临，IT软件的好处在办公自动化领域得到了很好地展现。尤其是在当前疫情大规模肆虐的时代背景下，各行各业都处于竞争中，只有很好地实现办公自动化，才能更好地从中获得利润，企业才可以走得长远。当然，我们不能生搬硬套，需要根据自身企业需求做出一定的规划，选择合适的办公软件，尽可能发挥企业自动所带来的优势。

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