档案信息化建设的现状、问题与对策分析

档案信息化建设的现状、问题与对策分析

王玲

单位:博兴县乔庄镇公共事务服务中心 山东省滨州市 邮编256503

摘要：在新时期发展背景下，对事业单位档案管理工作中存在的问题进行重点分析，并提出了一些有效的创新及优化策略，希望能为相关人员提供合理的参考依据。

        关键词：新时期；事业单位；档案管理；创新优化

        引言
随着我国经济与社会实现了快速发展，科学技术发展突飞猛进，信息管理逐步向数字化转变，亟需创新改革档案管理工作。为此，各事业单位应充分结合自身情况，适当优化档案管理方式，促使工作质量和效率有效提升，加强档案管理工作在事业单位的重视程度。
        1新形势下档案管理中存有的问题
        1.1不够重视档案管理
很多事业单位没有认识到档案管理工作的重要性。考虑到因单位不够重视对档案的管理工作，不能在正式管理日程中加入档案管理项目。单位没有设立专门的档案管理机构，未对档案管理进行明确的规划，只将档案管理纳入办公管理，因此造成档案管理工作失去了应有的独立性。因事业单位普遍不够重视对档案的专业管理工作，档案管理没有配备基础的硬件设施，影响到管理工作的有效进行，从而导致档案收集内容的不全面，资料摆放杂乱，资料缺失。
        1.2人员素质参差不齐
档案管理属于综合性较强的管理工作，新形势下的档案管理工作对管理人员的专业水平有很高的要求。在实际的档案管理工作中，许多管理人员的专业素养不够高，他们的文化程度、理论水平参差不齐，没有足够的实践能力。由于事业单位对档案管理工作的不重视，档案记录、整理和分类都未进行严格要求，管理人员不能按照统一标准进行档案管理。档案工作人员没有经过专业培训，新的设备和技术不能得到充分利用，导致工作人员的综合素质不能适应新形势下档案管理的需求。
        1.3设备落后，信息化建设投入不足
许多事业单位都存有设备落后、档案库房构建不完善的情况。库房内尘土飞扬、杂乱无章，设备没有得到及时更新，基础设施过于落后。随着科技的进步，信息时代的到来，原有的档案管理方式和更新速度不能实现档案管理的信息化，信息化建设投入不足，从而导致档案管理难以适应现代网络化的发展。
        1.4不健全的管理制度
提升档案管理工作的有效性，还需对现有管理制度予以完善。制度是开展一切工作的基础与操作标准，只是在传统的档案管理过程中，制度如同虚设，大部分管理人员没有遵循制度办事，有的工作者敷衍了事，进而使管理工作陷入混乱境地。事业单位无法对档案工作管理拟定适宜的制度标准，而工作人员又无法做到严格按规定执行，因此使档案管理工作的有效性大大下降。
        2事业单位档案管理工作的创新及优化策略
        2.1引进新技术和新设备
在技术革新的新形势下，事业单位的档案管理工作需要更多的资金投入，才能更好地引进新设备和新技术，以便与已经引进的新设备形成配套设施。设备的更新会大大提高工作效率和与其他部门、单位的连接度。实现全面的电子档案建立，管理人员全面掌握信息管控能力，也有利于丰富档案内容，创新档案使用方式，提高档案管理的内部地位，建立平等和谐的内部结构。
        2.2加强人员培训，提高综合素质，改变工作模式
要加强档案人员的工作技能培训，杜绝形式主义作风，以提升工作技能和工作效率为出发点，从技能和方法的角度深入学习，改善人员的信息化操作水平，多角度多方面的提高管理人员综合素质。

同时应当培养工作人员的应急处理能力，作为事业单位中的一个必要部门，应当转变工作态度，改变工作模式以配合新技术的开展，有意识地增强信息安全意识，从自身出发，以自身力量迎接新的未来。
        2.3认识到档案管理工作的重要性
档案管理工作水平会对事业单位发展产生直接影响，虽然影响的效果是缓慢的，但长远来看仍然会产生不可估量的重要作用。由于档案管理的作用没有体现在表面，使得大量事业单位领导干部都认识不到重视档案管理工作的积极价值，因此使档案管理流于形式。对档案工作的创新，必须首先想方设法改变领导认识，使其能够深刻认识到加强档案管理工作的重要性，并使其能够将档案管理工作从行政管理部门中分割出来，成立独立工作部门，为单位配备专业的管理人员，并对奖惩措施进行落实，对于表现优秀的管理人员给予奖励，进而激发工作人员的积极性，从而确保档案工作的高效运行。
        2.4提高管理人员的综合素养
档案管理具有较强的实用性和专业性，档案管理水平是由管理团队的综合素养决定的。管理人员的业务素质不高，会导致管理工作遇到很多困难，难以满足档案收集、利用和管理的要求。为适应新形势下的档案管理工作，档案管理人员需要对管理思维进行转化，并对信息化的认识和接受能力进行提高，从而优化档案知识结构和管理流程，不断提高信息化档案管理人员的综合素养，掌握档案管理业务流程、手段和方法，从而满足信息化档案管理的需求。

        2.5更新设备，实现管理信息化
单位需要加大对管理经费的投入，只有经费充足才能保证基础设施的合理建设。在购买基础设施时，单位需要结合档案管理的实际需要和实际情况，将不符合档案管理需求的设备进行及时更换，为信息化档案管理奠定良好硬件基础。同时，还需要推动档案管理的信息化，将信息化与档案管理有效结合在一起。档案管理的信息化能解决传统管理分类不完善、效率低的问题，可以提高档案应用于管理的效率，进而实现对档案的资源共享和有效管理。
        2.6对规章制度进行完善
为确保档案管理工作的顺利进行，需要根据单位的实际情况制定相应的规章制度，并确保规章制度的合理性和科学性。档案管理的规章制度需要具备良好的可操作性、实用性与可行性，才能更好的引导和规范档案管理工作。针对档案管理制定科学的规章制度，不仅要对管理工作者进行约束，还要对机制主导人员进行约束，并确保制度体系的严肃性和公正性，从而实现管理工作的高效性、灵活性和科学性。
        2.7完善电子档案的组织和管理
随着信息时代的来临，计算机和网络被普遍的运用到文书工作与档案管理工作之中，对文书事务与档案办理事务提出了更广、更深的需求。实践证实，在各事业单位内部，制定一项科学有效的制度，有助于提高工作效率，况且，当前我国较多事业单位的档案办理工作中的弊端之处，有一部分原因便是电子档案体制不健全，所以制定相应的制度规范是非常有必要的。因此，各企事业单位需要根据自身的现状和发展成效，建立一套成熟的管理体系，并具体落实。惟有如此，才能使各项政策有效地贯彻实施，从而提高工作的质量和效率，推进事业单位的可持续健康发展。文书职员和档案管理职员需要熟练应用计算机技术，并将现代科技大力投入到文档信息资源的处理、保管和治理事务中，提高文档办理水平。所以，单位应组织相关工作人员学习电子信息技术，健全电子档案体系，加强其管理队伍建设。
        在新时期背景下，传统的档案管理工作方法难以适用现代事业单位发展需求。将创新理念融入到事业单位档案管理工作当中具有关键性的意义。事业单位档案管理部门应从单位整体出发，借鉴和学习先进企业、单位档案管理工作经验，加大档案管理工作宣传力度，提高单位领导和员工对档案管理工作的认知水平，加大资金和工作支持力度，优化档案管理环境。不断建立健全档案管理制度，提高档案管理工作规范性。此外，事业单位应提高档案管理工作信息化水平，深入挖掘事业单位档案价值，为事业单位决策、业务开展提供数据支持，促进事业单位健康发展。
        参考文献：
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