新时期如何做好医院人事档案管理工作

新时期如何做好医院人事档案管理工作

杨颖

云南省滇南中心医院（红河哈尼族彝族自治州第一人民医院）  云南蒙自  661199

摘要：高质量的人事档案管理，有助于促进医院人事制度改革，保证职工自身角色及职责定位，全面将自身工作落于实处，利于医院实现精细化管理，凸显自身核心竞争力。目前，受多方面因素影响，导致医院人事档案存在诸多不足，有必要采取行之有效的方式加以解决，提升人事档案的管理水平。

关键词：医院；人事档案管理；问题；优化路径

引言

随着医院人事改革工作的不断深入，医院的人事档案信息管理工作发挥了越来越重要的作用，同时人事档案管理有了新的内涵，尤其是我国自从开始了医疗卫生体制改革以后，医院面临的竞争压力也越来越大，医院之间的竞争实际上就是医疗人才的竞争。而医疗人才与人事档案管理息息相关。传统的人事档案管理在现代化的医院运营模式下逐渐暴露出弊端，因此必须建立一套科学，完整的档案信息管理体系。对档案管理的内容、范围和搜集方式进行创新，加强档案信息的维护，提高档案管理水平和利用效率，只有这样才能让人事档案信息更好的为医院的科研，教学和临床工作服务。

1优化医院人事档案管理工作的重要性

正所谓世异则事异，事异则备便。自从2009年新的医疗卫生体制改革以来，医疗卫生的社会环境背景发生了深刻变化，全民就医问题再次成为热议。与此同时，对于公民而言，在自己生活水平不断提升前提下，对于社会各项服务尤其对于医疗服务的要求更胜以往。首先，医院人事档案管理作为整合医院各医护人员的人事档案信息的载体，是整个医疗机构正常运转的必要条件。只要拥有良好的医疗队伍，才能够不断满足大众对于医疗问题的需求。因而，在一定程度上可以说优化医院人事档案管理工作是保障整个医疗机构可长久持续发展的基础，也是实现医院自身运营管理的必要准备。其次，优化医院人事档案管理有利于改善医院企业形象。医院作为大型社会服务机构的同时，也兼具盈利性色彩。因而，一直以来医患纠纷与矛盾都是争议不止的话题。医院人事档案管理记录了医院各医护人员的全部信息，优化人事档案管理可以进一步完善医院的管理机制，提高可信度。最后，优化医院人事档案管理工作，可以有效吸收引进更多的优秀人才。人事档案管理直接关系到相关医护人员未来的工作情况，提高医院人事档案管理工作的服务质量，有利于相关后续工作的展开，同时创造相对和谐的工作环境。

2新时期医院人事档案管理现状

2.1人事档案管理人员水平参差不齐

由于大多数医院往往会忽略人事档案管理工作的重要性，导致人事档案管理人员的业务水平参差不齐，很多管理人员由于兼管其他工作，用于档案工作的时间和精力有限，对于人事档案在人事资源管理方面工作流程不熟悉也没时间整理，很容易造成医疗人员人事档案的遗失、错记等。

2.2人事档案管理制度缺位

传统人力资源管理中，虽然各大医院均展开档案管理工作，但由于对其重视程度较低，完善的管理制度缺位，造成人事档案管理工作落实无据可依。同时，部分医院内部奖惩制度不完善，难以进行工作创新改革，造成人事档案管理处于无序状态，影响其在医疗改革中重要价值。有部分医院虽然建立了档案管理制度，由于人员专业能力匮乏，以及缺乏重视程度，在具体工作中未严格依照相关要求实施，促使人事档案管理难以保证规范性。

2.3员工档案信息更新不及时

医院的人力资源管理部门通常会出现对医疗人员资料更新不及时的情况，这也是由于人事档案系统不完善的原因所引起的。医院人员的各类评价由不同科室负责，若没有系统，人事部门不能够及时有效地记录医疗人员的工作信息，或者是有什么突出表现等。导致医院领导在需要推荐优秀人才或人事任命的时候，选择人才中经常会看到纸质档案好几年没有更新的情况，不能选择最优秀最合适的人才，进而影响医院整体进度的正常进行。

3新时期如何做好医院人事档案管理工作

3.1建立完善的档案管理制度

人事档案管理制度是档案管理工作基础保障，需根据医院内部实际状况，不断完善人事档案管理制度，为档案管理实现规范化做以支撑。医院应严格依照我国《医院人事档案管理法》等基础文件，结合自身发展状况，制定完善的管理制度，明确档案管理标准，并将档案分类依据统一，促使医院内部档案管理工作有据可依，实现标准化、科学化管理目标。人事档案管理者实际工作中，需严格依照相关制度准则落实各项工作，保证档案管理质量，全面推行档案责任制，将管理中出现的问题立即找出责任人，采用奖惩制度，确保档案管理具有公平性。

3.2坚持档案信息管理的及时性

由于医院的人事档案信息是时刻变化着的，因此关于人事档案信息也需要定期的对其更新、完善和补充。医院的档案信息管理更新主要为以下三个方向的工作：（1）进一步强化档案信息管理系统的建设，积极引进国内外先进的档案信息管理技术，针对过去的人事档案信息进行大规模的录入和及时的更新。当信息录入工作完成之后，通过互联网等相关设备来对这些人事档案进行管理。（2）对人事档案信息进行定性的更改和补充，医院的人事档案记录着医院内每个工作人员的工资情况、职位情况、个人绩效和职称情况，这些内容会出现随时随地的变化，因此需要针对这些信息进行相应的完善以及补充，确保人事档案信息的时效性以及精准性。（3）进一步强化管理人员的计算机使用水平，对一些新入职的员工和离职的员工档案进行及时的更改。

3.3提升档案管理人员素质

医院人事档案工作相对来说是比较复杂的，设计的范围很广，对医院的发展影响较大。这就要求医院的档案管理人员需要较强的能力来完成这些琐碎的工作。首先就需要强化档案管理人员的责任意识，加强档案管理人员的信息化技术和档案管理知识培训，培养他们的服务意识和工作态度。要求档案管理人员能够掌握计算机、医学、管理学等方面的知识，还要具备一定的公文写作能力，学习现代化的档案管理方法和操作技术，从而能够更好的满足医院人事档案管理和利用的要求。从医院的角度出发，需要定期组织医院档案工作者进行培训，学习目前最先进的档案管理技术和信息管理系统，在此基础上，还需要定期的邀请档案管理工作做得较好的医院对本院的实际情况进行工作指导，从医院整体实现管理水平的提升。

3.4信息化系统建设

（1）进一步加强医院人事档案管理的信息化指导，将医院的人事记录信息归纳到医院文书信息化的整体工作当中，进一步强化制度的设计与制定，确认档案管理的领导层，适时地对计算机档案管理网络等相关专业技术型人才进行补充调整。（2）制定相应的档案管理计划，综合医院现阶段的人事记录管理情况，制定出更加长远的中长期发展规划，以确保医院人事档案信息化系统的建设。（3）加大资金的投入量，根据标准化的医院人事档案信息管理水平，提升对各类信息扫描仪以及管理系统软件的购置金额，使得医院人事档案信息管理工作能够具备更加强有力的保障和软、硬件支持。

结束语

随着新医改的不断推进，优化医院人事档案管理工作也逐渐成为相关学者及工作人员的讨论重点。结合新时期的发展特色，只有不断改进人事档案管理手段、创新管理制度、增强思想意识观念，才能有效保障医院日常工作的正常运转。

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作者简介：杨颖（1982-08-），女，彝族，本科，云南石屏人，馆员，研究方向：医院干部人事档案管理。