探究数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用

探究数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用

杨静

川铁（宜宾）铁路有限责任公司   四川 宜宾  645154

摘要：在企事业单位的日常管理中，档案管理是重要内容之一，主要是保存及管理生产及运营中产生的相关文件、资料，在单位考察历史、发现问题等方面起着重要支撑作用，如若档案管理滞后，则不利于单位的可持续发展。本文主要围绕数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用进行了探讨、分析，以供参考。

关键词：数字化；档案室建设；档案管理技术；应用

针对档案管理而言，其在企事业单位发展中占据核心地位，涉及的内容较多，特点主要体现于机密性、专业性、政策性等方面，可为各资料的质量及完整性提供保障。而实现数字化建设，则能进一步促进档案安全性及稳定性的提供，将传统纸质档案转变成电子档案进行存储，在缩减空间占用的同时，也规避了文件丢失毁损问题的发生，且基于重复查询使用的前提下，有效提高了档案管理工作效率，有利于充分发挥其效能。

1、影响档案室建设及档案管理技术应用的一些问题

1.1制度建设缺乏完善性

就现阶段而言，一些企事业单位还未形成长效运行机制，这就在一定程度上阻碍了档案管理数字化建设的顺利展开。同时，受我国数字化建设起步较晚的影响，企事业档案管理数字化建设模式还不够成熟，未制定完善的保障制定，缺乏统一规范管理标准，无法满足档案管理实际需求[1]。

1.2硬件设施较为落后

就目前来说，与其他发达国家相比，我国档案数字化管理水平还有待提高，主要体现于软硬件、设备设施等无法满足企事业单位实际发展需求等方面。例如，存在设备型号不一致的情况，加之硬件具备较高的复杂性，如若资料信息分类编码不够细致，就极易导致相应问题的出现，不利于单位档案管理工作效率及质量的持续改善。另外，受硬件设备投入力度不足的影响，则会直接导致档案存储安全性能差、存储量及占用量大等问题的发生，这不仅不利于档案管理工作的顺利进行，其也无法体现出现代化管理优势。

1.3人员综合素质有待提高

现阶段，对于档案管理工作的展开，很多企事业单位也未设定专门的运营维护机构，资金、规划等缺乏有力保障，无法促进数字化建设的发展，导致管理秩序混乱等问题的发生。此外，一些单位展开档案管理工作时，相关工作人员往往缺乏较高的专业素质及技能，且还存在老龄化态势，甚至未指派专人展开，往往是由其他科室人员兼职，无法全面满足档案管理实际要求，加之人员未接受系统化的培训及学习，在实际的工作中就极易发生失误等问题。

2、数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用

2.1完善基础设施

在落实数字化档案室建设的过程中，需对资源进行整合，并完善相关配套基础设施及软件，如扫描仪、计算机等，合理分类海量档案资料，充分发挥其效能。同时，还需构建档案管理软件系统，重视系统的持续更新，并不断促进软件功能的完善，旨在充分体现出数字化档案应用系统的性能优势，进一步促进应用安全性及可靠性的提高，基于夯实技术保障的前提下，高效的展开档案管理工作，为资料的收集、整理等提供方便。

2.2建设数字化档案室网站

新时代背景下，人们的日常生活、学习及工作已呈息息相关状态，在一定程度上促进了信息获取及传输速度及质量的提高，且信息的检索、查询及使用也不受空间及时间的限制。在落实数字化档案室网站建设后，可进一步促进档案资料检索效率的提高，基于线上及线下共同建设的前提下，为网页设计的合理性、功能的丰富性等奠定扎实的基础，旨在进一步方便用户查询档案资料，充分发挥出数字化档案效能。

2.3提高数字化档案室安全建设

与传统纸质档案资料相比，数字化档案的优势明显，主要体现于档案管理环境的安全性、可靠性更高，避免了纸质资料受潮、破损等问题的发生。但值得注意的是，数字化档案室需要互联网作为支撑，故就存在一定的数据丢失，或是病毒入侵等安全隐患。在此前提下，重视安全管理就尤为关键，需基于遵守信息安全等级的前提下，合理的选用安全管理方法及技术，旨在消除或预防安全管理问题的发生，从而为数字化档案室的安全运行提供保障[2]。

2.4整合多类型档案资源

在应用数字化档案管理技术的过程中，需严格遵守相关标准规范，对档案资料予以整合处理，并集中存放及管理。在此过程中，需完善相关设施的配备，包括温湿度自动调控系统、智能电动档案密集架等，依靠数字化档案管理技术，结合相关软件系统，定期对软件漏洞予以更新处理，并提高软件的功能性，旨在为软件系统的安全、可靠运行提供保障，有利于进一步促进数字化档案管理水平的提高。

2.5系统扫描档案资料

一般而言，为进一步促进数字化档案管理水平的提高，就需合理的应用数字化档案管理技术，充分发挥其辅助作用，这也是提高工作效率的关键。同时，还需基于档案资源的前提下，对各类型档案资料查询利用率进行分析，促使扫描录入能够针对性的展开，基于数字化形式的前提下，确保保管存储的安全性，有利于强化档案数字化管理水平。另外，在应用数字化管理技术后，文字、图纸等档案资料就可扫描录入至档案管理系统中，从而以图像文件的形式呈现，这就可档案资料质量检查提供了方便，可避免档案资料失去保持价值情况的发生。另外，还可基于档案代号索引形式形成电子档案，可进一步丰富档案管理功能，促进数字化的档案管理水平的提高。

2.6建立档案索引目录，合理应用计算机技术

在档案管理的过程中，档案资料扫描录入至系统后，就可合理应用计算机技术实现对档案数据库的管理，从而为查询提供保障，在一定程度上降低了人工工作强度。在此过程中，可将档案密集架层及架号分别作为横向、纵向坐标，两者的交叉位置就是各档案卷位置。基于数字化档案管理技术优势的前提下，不断促进档案资料存放位置精准性的提高，且也可为快速定位奠定扎实的基础。另外，基于网络的前提下，还能远程借阅，相关人员可利用系统实现远程管理，旨在促进档案管理效率及质量的提高。值得注意的是，在合理应用数字化档案管理技术的过程中，还需重视对档案管理规划及指导方面的优化，基于实际情况的前提下完善相关政策体系，将宏观、微观理念贯穿全程，不可忽视或轻视细节问题，以为档案管理数字化发展奠定扎实的基础[3]。

2.7推动数字化建设的建议

一方面，树立档案数字化观念。针对档案管理而言，其作用不仅体现于对企事业单位重要文件资料的保存，且在强化单位知识资源统筹及规划方面也发挥着积极的意义，是增强单位核心竞争力的有效途径。因此，日常运营管理中，相关领导就需重视档案管理数字化建设，树立数字化观念，加大对数字化建设的投资，包括人力、物力、资金等，营造数字化档案管理工作氛围。另一方面，培养人才。档案管理中人才占据核心地位，工作人员的综合素质及业务能力水平直接影响着数字化建设效果，故单位就需站在长远发展角度，重视数字化建设人才的培养及引进，如定期展开培训，丰富人员的知识领域，纠正人员的错误认知，或是搭建良好数字化人才管理平台，引导人才充分发挥自身的聪明才智，以推动单位档案管理数字化建设的顺利进行。

3、结语

综上，在科学技术不断进步的背景下，档案管理在迎来机遇的同时，也面临着较大的挑战，想要进一步促进档案管理效率及质量的提高，重视数字化建设就极为重要，有利于不断提高档案管理效能，为档案管理质量提供保障。

参考文献

[1]何晓宇．浅析数字化档案室建设及数字化档案管理 技术应用 [J].百科论坛电子杂志，2020(16)：1 38．

[2]许磊．浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技 术应用 [J]．档案管理，2019(4)：92，94．

[3]卜国军．数字化档案室建设及数字化档案管理举措 之研究[J]．人文之友，2019(16)：75．