探讨公路施工企业档案管理中存在的问题以及优化对策

探讨公路施工企业档案管理中存在的问题以及优化对策

梁功乐

身份证号:3725021982020904**  山东 聊城  252600

摘要：档案管理是企业管理的重要组成部分，对公路施工企业来说尤其如此。各类工程档案能否及时完整归档，直接影响企业的决策效率和管理水平。近年来，我国公路建设行业整体竞争态势加剧，客观上要求公路施工企业以档案管理为突破口，提高整个企业的管理水平。

关键词：公路施工企业；文件管理；存在的问题；优化对策

随着社会的发展，我国公路工程建设行业发展迅速，在注重提高公路工程建设经济效益的同时，也要全面开展档案管理；数据信息的原始记录者要保证信息的真实性，充分利用互联网技术，为未来档案管理模式的创新提供新的渠道。

1、公路档案管理中存在的问题

1.1的纸质档案占据了高速公路管理档案的绝大部分。

由于我国公路档案管理发展较晚，加上当时的技术限制，我国的公路管理相对落后。纸质档案由于来源方便、成本低廉，在档案管理中被广泛使用。但是由于纸质档案的原因，会造成后期档案管理的困难，比如需要恶劣的保存环境，纸质材料造成的信息损坏等。同时，后期纸质文件查找起来非常困难，纸张也会因为文件使用次数的增加而损坏。因此，传统的纸质档案在信息时代已经非常落后。

1.2档案历史悠久，类型多样，内容丰富。

对于公路工程，形成完整的施工档案需要较长的时间；在很长一段时间内，产生了大量的档案。如果建设周期短，档案数量通常是几十卷。如果建设周期长，可能会有上百个档案。在拥有大量档案材料的同时，材料的样式和内容也呈现出多样化的特点。一般情况下，施工档案中最常见的材料有工程施工合同、合同附件、招标文件、施工各方往来函件、工程变更文件及相应的签证文件；施工文件、会议资料、质检报告、竣工验收报告等。因此，施工档案不仅形式多样，而且内容广泛。

1.3的项目经理对此不够重视。

公路施工企业普遍具有点多、面广、线长，公路施工人员流动性强的特点。目前公路工程大多采用劳务分包和专业分包，管理人员数量相对较少。项目开工建设后，由于工期紧、任务重，项目管理者往往只关注项目的进度和效益，往往忽视了与项目建设直接产生的档案材料。通常，他们不注重档案材料的积累、分类和整理，也没有专人负责管理档案。档案管理混乱，造成材料的遗漏和失真，后期更改的交费和审核。

1.4公路档案管理制度不完善。

由于公路档案管理制度的不完善，档案管理中存在着档案利用率低、档案信息不安全、借阅不及时、档案丢失、记录不完整等现象。这严重影响了档案的作用。档案管理人员分工不明确，甚至一人兼任多职的情况，不同程度地阻碍了公路档案管理的健康运行；公路档案管理仍以纸质为主，在管理过程中没有妥善保存，纸质档案容易丢失。同时，还存在纸质档案与电子档案不完全统一等问题。

1.5档案管理信息化滞后

运用高新技术进行建设工程档案信息化管理，有助于提高公路工程档案管理的效率和效益，最大限度地实现信息资源共享。然而，一些建设单位缺乏高科技信息技术来管理工程资料和编制竣工资料，档案管理人员仍然采用落后的档案检查方法，归档和管理工作强度大，导致资料检索效率低，档案管理效果差，无法实现档案管理的应有作用，无法为准确决策和科学管理提供及时、完整、可靠的信息支持。

2.提高公路档案管理水平的对策

2.1加强档案管理的信息化建设。

档案管理的信息化绝对不仅仅是硬件的信息化，更是软件层面的信息化。公路施工企业在推进档案信息化过程中，应注重软件建设。公路施工企业应根据企业的实际情况引入专门的信息化软件，通过信息化软件工具的有效应用，提高整个档案管理的效率。在此过程中，要加强对档案管理人员的信息化和软件使用的培训，确保信息化的顺利发展。公路施工企业的档案管理是一项系统工程，需要企业管理者和全体员工的共同努力，才能保证档案管理水平的不断提高，从而更有效地在企业管理和发展中发挥重要作用。

2.2制定档案管理计划，提高档案管理效率。

在工作之初，为了正确地进行档案的收集、整理和归档，应始终以“整洁、完整、有序”为管理原则，以《档案法》等有关规章制度为管理依据，结合公路工程建设项目档案管理的需要，对档案管理进行合理规划，提高档案管理的效率。要全面详细地分析公路建设的实际情况，积极组织专业档案编制人才，加强对该路段档案信息的管理。还要明确档案收集整理的质量和效率要求，采用有针对性的方法，保证公路档案信息管理的全面性和科学性。因此，档案工作者通过制定规范的管理制度，可以增强档案管理的有序性，有效规范档案工作者的行为，为今后正确解决档案管理问题提供重要保障。

2.3加强制度建设，优化档案管理部门结构

在一个完整的档案管理信息系统中，相关的系统建设是必不可少的，包括管理系统、监控系统和安全系统。管理制度和监控制度：为了保证系统的正常运行，管理员可以采取具体的监督方式，制定档案管理利益相关者的奖惩制度，明确奖惩对象和标准。一方面，为了保证档案管理信息系统的顺利运行，必须对违规员工进行警告或处罚；另一方面，要加强对职工的监督，确保职工按时完成任务，调动职工的工作积极性。安全管理制度：明确安全责任，规范安全措施。如档案室需要配备各类安全设施，并要求专人负责，确保不发生事故。此外，施工企业应根据自身特点，制定和实施更有针对性的文件登记、查询等制度，并按计划升级文件存储系统，提高档案的安全性和稳定性。同时，注意数据安全，通过加密等技术对敏感数据进行管理，确保存储文件的密钥由多人同时保管和打开，防止竞争对手以不正当手段操纵文件管理员，或利用黑客攻击服务器,检索数据,给建筑企业带来不可挽回的损失。各种制度的实施效果取决于人。因此，应在用信息技术取代传统档案管理、处理重复性、简单性工作、创新模式的基础上，成立专门的档案管理部门，对施工企业档案管理人员实行“人性化+关爱”制度，即确保员工的薪酬与其收入成比例，提高员工的获得感和归属感。为此，必须建立和完善档案工作者职业技能考核体系，积极鼓励档案工作者学习岗位知识。

2.4合理策划费用并配置专业人员，提高工作效率

从凡事预则立、不预则废。在项目策划阶段合理设置档案管理部门、人员数量，合理策划档案管理资金。配置的档案管理人员应具有一定的工程实践经验并熟悉有关档案工作的法律法规，熟悉有关档案资料的收集与管理。只有专业人员才能在收集工作中对材料进行鉴别，判断出那些材料有价值，那些数据是真实可靠的，及时对材料进行分类整理、保管，以便日后查考。项目建设初期按照策划设立档案管理部门，配置办公用房、档案柜等设施，保证档案设施齐全，项目建设过程中按需投入资金完善档案建设与管理的设备设施，有条件的可以依托网络开发或者购买档案管理软件实现资源集约化、信息自动化、存储数字化、传递网络化和利用共享化，为档案管理奠定物质基础。

2.5改进工作方式，规范和提高档案收集与整理的有效性

进一步加强企业档案收集及整理的规范性，采取行之有效的措施，加大收集力度，注重加强基础性文件材料、实物档案等特殊载体档案材料的收集归档，应收尽收、门类齐全、整理规范。对传统落后的工作方式予以改进，提高档案收集与整理的有效性。

结束语：公路档案是公路工程建设、养护过程中形成的最原始的，极具保存价值的客观记录与真实资料。公路档案管理人员必须充分认识公路档案管理属于一项长期性、系统性的工作，转变思想观念，突出工作重点、结合公路实际，采取科学有效的管理策略，从而确保公路档案资源真正服务于单位，服务于生产，促进公路事业的健康、和谐、快速发展。?

参考文献

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[2]陈浩，张付军.公路施工企业管理存在的问题及对策[J].科技信息（科学教研），2008，（08）：115.

[3]林燕燕.基于新形势下的施工企业档案管理思考探究[J].兰台内外，2019(34).