试析房产档案管理的数字化技术实践

试析房产档案管理的数字化技术实践

赵玲

重庆市永川区住房和城乡建设委员会 402160

摘要：随着城市化进程迅速推进，房地产涉及了装饰建材、交通、物流等诸多行业，在GDP当中占有较大比重。在交易量不断增加的背景下，如何做好房产档案管理工作意义重大。若是按照传统方法进行管理，不仅耗时费力，也给工作开展增加了不少难度，利用数字化技术不仅有利于大幅度提高工作效率，更能切实保障档案管理的有效性。基于此，本文分析了数字化技术特点以及运用优势，阐述房产档案的数字化管理策略。

关键词：房地产；档案管理；数字化技术

引言：随着信息化时代的到来，进一步促进了档案管理行业的快速发展。尤其是随着数字化技术的投入使用，不仅大幅度节约了人力物力，更提高了整体管理效率。如今各政府机构以及事业单位，都在积极推进数字化建设。作为房产企业而言，就需要充分把握住时代发展趋势，充分利用现代信息技术实现信息共享，从而提高其利用率，这对于企业健康发展具有积极意义。

一、数字化技术的应用优势

1.检索流程更加快捷

在传统档案管理过程中，若用户需要对资料信息进行检索，作为工作人员就需要从目录当中寻找目标档案，然而档案储存是分别放在不同的区域，这就需要工作人员花费相应的时间去查询，这样做不仅耗时费力，其效率还显得极为低下。而目前我国房产行业正处于关键转型期，尤其是对于规模较大的企业来说，在不断发展过程中必然会产生大量的数据资料加以存档，若依然按照传统管理模式不仅容易导致部分纸质资料丢失，在后续调阅查询时也带来了极大不便，若不进行改革必然会影响企业发展。通过现代信息技术可以对传统档案扫描上传储存，在需要的时候能够在较短时间内快速进行检索调阅，尤其是随着数字化信息技术的应用，查阅方式也变得丰富多样，只需要根据关键词以及用户指令，就可以提供最优化的查询方式，能够在极短的时间内从数量繁多的资料中筛选出所想要的档案。

2.便于设置权限，有利于开展统计工作

对房地产企业而言，不少档案会涉及重要的商业机密，因此就需要对其进行保密处理。在使用数字化技术以后，可根据查询端口并给予相应用户一定的权限，这样也就只能在其权限范围内对相关档案进行查阅。用户在通过账号登录时，系统就会在第一时间对其进行甄别，只会根据其权限开放相应的查阅范围，不仅能够大幅度提高其安全性，更有助于在极短的时间内满足对查阅需求，系统会依据用户实际权限开放相应的内容，以计算机系统为依托，实施全面统计有助于减少工作时间，提高工作效率。

二、数字化技术的特点

1.专业化

房地产档案是在企业建设发展过程中对所有事项的真实性记录，也是对企业经营管理的重要体现。虽然国内房地产企业数量众多，在具体档案内容方面存在明显差异性。从根本上讲，所有的数据信息全部都是企业在发展过程中的真实记录，也为后期开展相应工作提供了重要借鉴，无论是在书写形式还是内容选择上，都必须要具备专业化水准。

2.项目化特点

房地产企业在进行经营以及建设过程中，基本都是以时间为顺序逐次推进。想要从整体上全面把控项目开发实施以及结果三者记录，有必要对所有发展环节进行较为系统性的分析，并做好资料收集和整理工作，在后续通过数字化技术予以分类和储存，才具备系统性与科学性，在此情况下具备了更高的应用价值。

3.共存性与共有性特点

两者虽然只有一字之差，然而从整体表现来看却完全不同，对房地产企业而言，在开发过程中，所面临的对象无非是特定区域，或者是某个片区。在具体情况下，主要还是以分散形式逐次开展，无论是项目审批、建设或后续管理，都需要以集中的方式进行。对于任何企业而言，无论是对项目开发还是在施工建设等环节，对任何一份单独档案的管理都必须要有对应的相应环节，才能尽最大程度避免障碍交叉现象的发生。从结果来看，商品房是用于满足用户居住，然而其本质和所有商品一样都具有共同属性。为切实保障用户权益，在购买产品以后则需要根据其权限登录企业网站进行查询。作为房产管理员，在履行自身职责期间，有必要利用档案资料对商品进行科学管理。作为消费者若是在使用过程中出现质量问题，则需要依据企业所公布的档案资料，并结合相关法律维护自身利益并进行索赔。从哪里再到项目竣工所有资料合并管理，可通过不动产登记系统查询，只是还不能够实现以身份证自主查询，必须要到登记部门查询。

三、房产全过程档案内容管理的数字化技术应用

通过上述分析论述可得知，引入数字化技术能够切实提高房产档案管理工作效率，更能节约大量人力物力，提高企业核心竞争力，如此对档案管理活动长远化发展具有极为重要的推动作用，基于此，就充分结合当下企业发展趋势，加强数字化技术的有效应用，对此就需要做到以下几点。

1.完善档案内容数据库建设，实现网络查询服务功能

信息数据库是实现数字化管理的基础条件，无论是储存还是查询等诸多功能，在很大程度上都是基于信息数据库所决定的。从操作流程进行分析，则是由工作人员使用专业设备，将扫描的档案以及其他信息全部都传输至数据库中，并根据其实际需求以不同类型进行保存，例如进行管理，尤其是原始资料具有重要价值，在实际应用过程中具有不可替代的作用，是档案信息的重要来源，因此管理不仅需要保证储存有序，还需切实保障数据安全性，因此有必要及时做好更新和维护，从而实现全方位数字化管理。房产档案不仅会产生信息，在后期也会涉及管理归档等诸多内容，在信息化条件下，可在专用局域网内部建立管理网页，以此实现信息共享以及高效管理服务。通过统一数据库进行检索，就需要释放部分权限，以便于提高资源利用效率，为进一步丰富内部资源在做好网络建设的过程中，相关人员可通过外部接口直接查询房屋产权以及结构和房产抵押等相关信息内容，也为社会大众与管理之间提供了直接且高效的交流平台。在条件允许的情况下，外部用户也可直接登录档案管理部门门户网站要求的内容进行检索，为提高网站使用感受可设置意见板块，管理人员在后台会根据其建议的合理性做出针对性更改。能够让房产信息不会受到时间以及地域等条件限制，确保相关人员以及客户能够及时得到有用信息。

2.建立标准化房产档案数字化管理体系

房产企业在快速发展过程中为有效应对市场激烈竞争，有必要积极改善传统手工档案管理方式。通过引入数字化技术，能够让原有的工作内容、方式和流程都发生质的变化，为进一步推动该项工作科学且规范的发展，就需要着重加强标准化体系建设，如此才能有效确保整体管理效率与质量实现稳步提升。若是管理不规范，不仅无法切实保障客户合法权益，也会导致出现大量不必要的麻烦，引发不可估量的经济损失。对此有必要从资料收集环节入手，并贯穿于档案形成以及使用所有流程，确保所收集原始资料具有真实性以及完整性，安排专业技术人员逐一核对，从而形成标准的操作规范，也能进一步凸显该项工作的重要性，引发企业内部各部门对此高度重视。在持续加大资金投入的力度上，更能够将原有较为滞后的管理模式转变为超前发展模式，从而为企业的创新与发展提供源源不断的数据动力。按照现有科技发展趋势，在信息数据处理方式上可通过硬盘以及云盘，不仅能够帮助企业节约大量资源，更能够降低运行方面的成本。最后还需创建数字化管理操作平台，最终目的依然是提高资料的利用效率，为了能够让整体使用变得更加具有科学性，有必要打造信息传输和共享平台，能够让档案资源在房产企业内部实现高效流动，突破传统纸质保存局限性，不会因为时间或空间限制，在满足工作人员对档案资源的利用以外，更能够方便客户以及他人，能够在第一时间及时获取有用信息，进一步推动数据库，往标准化方向不断发展。

3.重视网络安全，强化房产档案分析与统计中的应用

房产数字化建设具有高度开放性，然而相关信息对于企业长久发展具有至关重要的作用，公开在网络上。为切实保障其内容的安全与可靠性，避免被不法分子采用非法手段所盗取，有必要采用当前市面上较为稳定应用系统作为相关软件的运行主体，并根据实际情况划分用户权限，有助于避免重要信息泄露，也能对私密数据进行保密。通过适当增加安全管理级别，避免在受到黑客攻击以后，内容真实性以及完整性受到影响，需要从多角度多层次开展安全管理，尤其是在访问层级方面，必须要做出明确等级划分，在注重个人隐私保护的基础上，要避免因泄露对相关人员的个人权益造成影响。数字化技术在档案分析中的应用也是极为重要的内容之一，能够在较短时间内可实现对所有资源高效整理分类，这不仅有助于大幅度提高相关人员的工作效率，更能够让分析工作质量得以实现质的飞跃，有效提高档案管控力度，将其作用发挥至最大，可根据实际需求对其进行分析以及组合，以此提高其实际应用价值。除上述优势以外，在统计工作中的应用也极具重要作用，在信息时代科技的不断发展，也在很大程度上推动了档案管理工作，在储存形式方面变得更加多元化，除了有传统纸质以外更加需要通过电子档案以及PPT或图片等形式进行储存。利用数字化技术，不仅可以实现快速分类与编排，也能使得统计工作效率得到全面提升，能够对传统管理模式下的弊端进行有效规避，无需担心因储存环境变化导致档案受到破坏，可根据实际需求不受时间地点限制，随时随地进行调阅或查找，使得统计工作质量与效率得以大幅度提高。

4.做好对档案数字化管理人才的培养

社会在不断地发展，当前房产行业也开始进入到了转型关键期。然而想要获得可持续发展动力，重点在于切实做好人才队伍培养。要知道企业之所以能够获得充足的发展动力，最重要的资源则是在于人才。对数字化档案管理工作而言也同样如此，作为相关工作人员，不仅需要具备该专业知识内容体系，更加需要做到与时俱进及时掌握网络技术等相关知识，才能更加高效应用数字化技术，并能够对所出现的问题在第一时间予以及时解决。为培养这方面专业人才，作为企业就有必要在招聘时提供一定的优惠条件，才能吸引大量高素质有为青年加入，满足企业内部档案数字化管理需要，要着重加强引进高素质优秀复合型人才，不仅能够满足企业发展需要，更能够从内部不断优化组织结构，带动相关人员实现共同进步。其次需要在内部积极开展组织学习培训活动，不能只讲理念以及管理方式，而是应当让参与培训的人员深入一线开展实践，才能具备网络信息技术的能力更好开展工作。

5.关注传统与数字化档案内容管理之间的关系

随着数字化技术的大规模应用，也让当前档案管理形式发生了巨大变化。无论是在事业单位还是企业等机构，传统纸质档案早已变成了现代化电子档案，然而在进行保存时，都需要依托硬盘U盘等相关载体，尤其是随着读取次数的不断增加，必然会对设备内部电子元器件造成损坏，从而导致内部档案资料存在缺失，甚至还有可能会出现直接报废。此外在出现损坏不仅存在较强隐蔽性，也难以做到及时进行补救，在使用的过程中也容易被不法分子所窃取与篡改。在认识数字化档案劣势背后，也需要肯定传统纸质档案的优势，需要辩证地看待两者之间的关系。

6.建立健全管理制度体系

无论是什么样的企业或机构，想要确保所有工作人员都能够以极高效率开展工作。就必须要建立一套行之有效的管理制度，不仅能够大幅度提高工作人员积极性，同时还能做到人尽其责，避免后续使用过程中出现损坏，有必要及时做好备份工作，避免出现被盗取、破坏或篡改。在另外一方面还需要建立相对稳定且安全的系统运行环境，因此也需要做好监督管理工作，确保相关工作人员能够以更加积极的态度完成各项任务，并建立奖惩措施，对于优秀者需要予以表扬，而行为散漫或对工作不负责任，则需要予以惩戒。需要将相关事宜直接安排，这个人，有助于在出现问题的情况下，避免出现相互推诿，直接找到相对应的负责人。

结束语：综上所述，数字化技术在房产档案管理工作中具有极大优势，然而该项体系的建立，并非可在朝夕之间就可完成。首先就需要明确该项技术所具有的优势以及特点，明晰在使用过程中所存在的劣势，并积极采取针对性措施进行补救，将其更好地应用于管理当中。数字化建设则需要从技术管理等多个要素入手，积极探索在新形势下的发展方式，如此才能更加凸显其应用价值，进一步规范房产市场规范化发展。

参考文献：

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