高校固定资产闲置问题的探讨

高校固定资产闲置问题的探讨

黄尚东

广西医科大学，广西 南宁 530022

摘要：固定资产隶属于资产的范畴，其作用自然也是要带来经济利益。如果高校大笔的固定资产闲置在那里不能产生效益，就失去了它们存在的意义。在高校中，固定资产之所以容易被闲置，其中一个原因是固定资产档案管理不到位，导致固定资产无法有效管理，造成资产浪费。本文针对这个原因进行分析探讨。

关键词：固定资产；闲置；资产浪费；固定资产再利用

当今社会，高校不断引入新的设施设备以保证机构现代化运作，新旧交替以及分配归属等问题愈发突出，作为固定资产管理的重要板块-固定资产档案管理的更新也是当务之急。当前形势下，需要重新审视高校固定资产档案管理存在的问题，把握固定资产档案管理的问题核心，综合运用新的档案管理模式解决问题，更好地服务于高校固定资产管理工作。

一、固定资产的基本含义

高校固定资产是指高校中购置使用期限在一年以上且单价超过一千元，并且在可使用期间内能够保持原有形态的物品。或者单价未超过一千元，但可以长期使用（一年以上）的大批量同类商品的资产，也作为固定资产，按固定资产进行管理。^[1]

二、高校固定资产档案管理的重要性

高校的固定资产在购置后，所有信息材料会归入期自身的档案中。而资产的档案作为高校使用它们的信息来源，不仅承载着资产的历史信息，也承载着它们的归属信息。如果固定资产的档案管理没做好，那资产就容易被闲置成为废弃品而造成资源的浪费。

高校固定资产属于国有资产，是高校发展的基础条件和硬件保证。^[2]另外资产是预期会给企业带来经济利益的资源。所以，要做好高校固定资产档案的管理，避免固定资产闲置浪费，使闲置固定资产重新创造价值。

三、高校固定资产档案管理存在的问题

（一）高校档案固化导致固定资产闲置。

固定资产的档案是高校使用它们的信息来源，当固定资产到达高校的那一刻，它的归属将被固定，由相对应的部门进行使用以及管理，难以转移到其他地方使用。以X大学a食堂为例，a餐厅经营初期，采购一系列的厨房设备，设备进入a餐厅后，将被贴上a餐厅的标签，属于a餐厅管理的下的资产，所涉及的维护保养、维修报损等都归入a餐厅成本。随着a餐厅经营规模扩大，这一套设备的生产能力逐渐满足不了a餐厅需求，a餐厅则采购了更符合生产需求的另一套厨房设备，旧的厨房设备就有可能在性能完善的情况下被闲置。

（二）高校档案管理人员问题。

高校规模随着校师生不断增加不断扩大，固定资产越来越多，相应的档案管理工作也越来越大，对参与档案管理的人员的素质要求也越来越高。而高校配备的档案管理人员数量不足或是专业水平不高，有些从事档案管理的人员不是档案管理专业出身，他们缺乏一定的专业知识，容易导致工作效率低，给档案管理工作造成了一定阻碍。^[3]以G大学食堂管理科为例，管理员a为计算机专业，未参与过食堂工作，食堂内的设施设备及专业术语一知半解。虽然在固定资产档案中发现显示有台闲置的设备，但管理员不知道其实际作用如何，因此不能提出合理的设备利用建议而导致设备长期闲置。

与此同时，高校从事档案管理工作的人员存在流动性大和稳定性差的情况。经常有一些负责档案管理的工作人员因职务升迁而调动到其他部门，导致档案管理部门的人才不稳定，另外很多在岗人员因对档案管理工作薪资水平与升职机会不满也存在短期意识，难以安心工作。

（三）档案利用程序复杂

因为档案的管理工作跟档案资料的存储生成之间有着密切的关系，并且非常依赖于档案形成者。所以，在现有的观念中，对于档案管理体制这一方面都采用的是不公开性的。因为档案的保密性，在进行档案资源开发和利用的时候相关部门就不能够完全的毫无保留的去进行，在对档案资源进行开发这一方面，就会有一些规章制度来进行约束管理者以及使用者。对于有些非常机密的档案资料，只能够允许专业的人员才能够查看，进而才能够获得我们所需要的档案信息。在对外服务中，对有关隐私的档案资料的利用应审阅利用者的身份合法性以及要求其提供相关证件与资质证明。这样才能让档案资源的利用者在利用这些信息的过程当中的积极性受到很大的影响和阻碍，对于档案信息的利用效率方面也产生了非常大的阻碍作用^[4]。

（四）固定资产档案管理工作信息化水平低

首先对于高校的档案管理工作来说，在数字化方面的程度比较低的，同时在信息化方面也是处于比较初级的阶段，对于绝大多数的档案来说，所储存和保管的形式都是纸质的形式或者简单的数字资料。从这些档案资料的信息方面来说，如果想要进行检索和利用的话，是很难达到和实现的，如果只通过手动查询的方式来对这些纸质的档案进行查询和利用，这对于资产管理者与使用者的过程当中，会产生非常不利的影响。其次就是对于绝大多数的高校的档案信息系统的过程，也只是对于相关的档案条目的录入和查询，并没有和学校其他的管理系统相连接起来，甚至包括使用部门可能都难清晰地得知自身管理下的固定资产。还有就是对于有一些高校，他们虽然拥有自己的校园网站，但网站的功能性方面还不太完善，多数网站主要功能仅为用户提供一些宣传服务，档案网络化的板块没有建立，无法进行档案查询，档案管理的各项服务还无法通过网络平台实现。

四、解决闲置固定资产问题的方法

（一）活化固定资产档案管理。

固定资产档案管理不宜过于固定化，可以赋予使用单位使用权，但其管理权以及分配权应该归属于科室部门。例如a设备，它的档案归属只落入XX科室，而不具体落入XX科室的某办公室，设备的使用位置、方式、维护保养等由科室自由调配。由此可提高闲置资产的调配力。

（二）提高档案专项管理。

高校各部门可从绩效考核、岗位补助等方面引导档案管理人员的工作重心转移到档案管理工作上，并加强档案管理工作的相关培训，使档案管理工作人员保持长期稳定地进行档案管理工作。这样有利于部门获得对闲置固定资产的再利用以及再分配更好的建议。

（三）固定资产透明化管理。

部门内的固定资产可进行透明化管理，比如利用校园网络平台、或者科室部门平台、或者固定资产管理公示栏等公开平台，在平台上公示部门内固定资产的状态以及使用位置。这样既有利于部门内固定资产细化管理，也有利于各部门单位对闲置固定资产的再利用。例如公示栏上显示有10中设备，归口于a办公室的打印机显示的状态为“闲置”，设备性能状态为“可正常使用”，b办公室正好对打印机有需求，便可与部门领导申请调配使用，节约了再次购买的成本。

（四）固定资产档案信息化升级。

与时俱进，将部门内的固定资产档案数字化，提高可查询能力。有条件的高校可专门设置相关小程序并对接校园内的各种网络平台。各部门可根据管理权限进行管理、查阅各项固定资产情况，方便对固定资产进行规划，可尽早地将闲置固定资产进行处置。

参考文献：

[1]张建华.事业单位固定资产管理的问题及对策[J].中国乡镇企业会计,2021(4):2.

[2]王义勤.论高等学校固定资产管理的重要性[J].中国管理信息化,2015,18(18):2.

[3]张岩.浅谈高校档案管理人员的素质及其提高对策[J].赤峰学院学报：自然科学版,2015,31(1):2.

[4]王秀娥.做好档案信息资源的开发利用工作分析[J].办公室业务,2014(5):2.