档案管理信息化建设探析

档案管理信息化建设探析

李苗苗

中电建宁夏工程有限公司，宁夏 银川 750000

摘要：以信息技术带动档案工作模式的优化，是新形势下档案管理需要考虑的重点之一，本文即是在该时代背景下提出。文中针对档案信息化建设及管理工作的实施进行了多层面的分析和阐述，期望所阐述的观点能够发挥一定的参考作用。

关键词：档案管理;信息化;模式;

引言：档案信息化是推动档案事业转型发展和高质量发展的重要驱动力，是实现档案现代化管理的根本保障。新修订的《档案法》增设“档案信息化建设”专章，国家和省“十四五”档案事业发展规划作出专题部署，充分体现了推进档案信息化建设的重要性和紧迫性，也为各地各部门档案信息化发展提供了有利契机和广阔舞台。我们要深刻认识推进档案信息化建设的重要意义，始终坚持问题导向和目标需求导向，加强顶层设计，完善政策措施，提升质量标准，强化服务利用，加快建成互相作用、协调配套、运行良好的档案信息化保障体系，推动实现以信息化为核心的档案管理现代化。

一、加强档案管理对于提升质量管理的必要性

（一）是提升产品质量的有效手段

产品档案是产品研制生产过程中形成的完整记录，从某种程度上来说也是产品的质量记录。通过管控产品归档文件材料的质量，从齐套性的角度对产品的质量进行有效的控制是一种“反向管理”的思路。记录不全就会导致映射缺损，从而无法印证产品质量控制要求的必要环节与过程。对记录的管控也可以理解为一种监督机制，通过检查映射的缺损状况提出闭环要求，以此提升产品质量。

（二）是保障质量内审、外审顺利开展的重要基础

质量的内审、外审主要是通过对产品归档文件材料的检查来验证产品质量的控制过程是否合规。有效的档案管理不但能够从归档齐套性的角度对产品研制生产的各个环节进行控制，同时齐套、系统的归档文件材料也能为质量内审、外审提供准确、完整的审查材料，更加真实地反映产品质量控制的状况。

二、档案管理存在问题

(一)信息化程度不足

信息科技的影响力虽然已经被很多机构所认可，并根据本机构实际进行了档案信息化建设。然而一些机构在档案工作中对信息技术的应用层次较低，常见的形式是进行档案信息的录入，然而并没有建立起具有智能处理功能的信息化管理系统，而且没有围绕档案信息的搜集整理构建数据库，这表明档案信息化建设的目标并未真正实现。比如，某事业单位在引入档案信息化后，虽然在系统中所储存的档案信息比较完备，但是单位人员在档案查阅或调用时会耗费较大的精力。从中可以了解到，这一档案信息化建设中所设置的索引功能不完善，信息化建设的实效性得不到突显。

(二)管理制度体系不完善

围绕档案管理所构建的制度体系，是为了对该项工作进行约束，然而，在档案工作中，一些机构针对约束性制度的构建并不完善。在制度建设中，仅仅将档案工作涉及的内容进行罗列，但是针对每一项内容的落实方法并没有细化。机构内档案工作者虽然了解档案工作内容，但是无法通过工作方法的科学运用突显档案工作效果。比如，在一些机构中，由于缺乏严格的管理制度，档案工作由其他岗位人员兼任，该类人员在无法全面兼顾时则会选择对档案工作应付了事，此类情况的出现，必然会影响到档案管理功能的发挥。而且，由于缺乏严格的管理制度，档案管理各个环节的工作内容并没有被明确指出，岗位工作者在管理中会出现明显的主观臆断性，即使某一环节的工作出现了漏洞也长期得不到发现。比如，一些机构在年底的档案整理中会发现存在档案信息缺失遗漏的现象，但是并不知道哪个环节出现了漏洞。

三、档案信息化建设与档案管理策略

（一）推进档案管理信息化进程

1. 档案管理信息化是现代企业管理的要求

信息化是企业实现有效管理的重要方法，是企业提升核心竞争力的有效手段。档案管理作为信息管理的重要组成部分，档案管理信息化建设也是企业信息化整体工程的重要组成部分。推进档案管理信息化既是企业自身发展的内在要求，也是企业档案管理自身发展的根本诉求。

2. 档案管理信息化是提升项目档案质量的有效途径

档案管理信息化就是通过信息化手段管理档案信息，保障企业科研生产的开展，推进企业的发展。如前所述，产品的质量包括作为产品研制全过程原始记录的档案质量。因此提升项目档案的管理水平有利于全面提升企业产品的质量。

3. 通过档案管理信息化手段提升产品质量管理的具体措施

产品档案是产品从设计到交付全过程的原始记录，客观反映了产品设计生产的全貌。随着信息技术的发展和企业信息化水平的不断提升，企业内部的信息流转已经基本实现了数字化，这就为通过信息化平台来控制产品质量提供了可能。

通过企业档案归档节点来控制产品研制生产进度是提升产品质量的有效方法。由于产品研制和生产过程中包括多个重要节点和环节，应在企业档案信息化系统中设置产品研制归档检查环节，对产品研制和生产重要节点产生的文件材料进行监督检查。通过预设的归档文件材料检查表对照产品研制过程中产生的文件材料来判断产品研制和生产计划执行的情况。归档检查表是由研发部门、质量部门和档案管理部门共同设定的。

（二）建立完善的质量标准体系

档案信息化标准是对档案信息化建设过程中出现的各种重复性事务和概念所作的统一规定，标准对象是随着档案信息化建设中的时间变化、技术更新而不断变化的。加快建设档案信息化保障体系，必须持续优化和不断完善质量标准建设，确保实现对档案信息化管理的有效指导和必要约束。一要立足时代特征，坚持适度超前的原则，充分考虑信息时代和网络环境的变化，充分分析宏观形势对制定相关质量标准的影响，充分研判社会和技术的发展方向，根据当前档案信息化发展阶段和工作现状综合研判制定相关质量标准，确保经得起实践和历史的检验。二要考虑基本国情，坚持对标对表，充分研究我国信息化工作的基本方针和政策要求，在符合国家信息化发展方向的大前提下研究和部署档案信息化标准制定工作，可进行适当有益的探索和创新，但决不能在大方向上搞偏差，决不能突破政策红线，决不能在大框架外另起炉灶，确保档案信息化工作的正确方向。三要参照国际标准，积极学习引进先进国际标准和相关专业的信息化标准，吸收借鉴蕴含其中的科技成果和管理经验，加大甄别、研究、总结力度，根据自身实际情况进行定制、修改和扩展，增强同类标准之间的兼容性，持续加快档案信息化建设与国际标准接轨的速度。

（三）提升管理人员执行力

在信息技术的支撑下，档案管理模式呈现出新的模式，因此需要新的工作方法予以配套，然而新工作方法的掌握并非一朝一夕可以实现，如果仅仅依靠档案工作者进行自主探索，那么会表现出非常的吃力，而且不利于档案新工作的推进。对此，机构需要从宏观层面入手采取一系列可行措施，帮助档案管理人员提升其执行能力。机构要做好内部档案人员的教育培训，围绕档案信息化管理明确需要培训的内容，如系统操作能力、档案信息处理能力、软件使用方法等。整个培训需要从理论知识的传递开始，借助理论灌输，帮助工作人员提升认知水平，树立新型工作理念[5]。接下来则是进行工作技能的培训，该项培训会直接关系工作人员的执行力，在培训过程中可以进行档案信息系统的模拟操作训练、一对一技能讲解、案例分析等，促使工作人员在经历该阶段后掌握新型工作技能。

结论：综上所述，档案信息化建设与档案管理工作的科学推进意义重大，为此，档案管理人员需要客观看待信息技术所产生的影响，并积极参与到新型档案管理工作实践中。作为机构，则需要通过宏观及微观相结合的形式，对档案管理予以支持，以此不断突显档案管理工作的实际成效。

参考文献：

[1]数字档案管理与建设[M]长春：吉林教育出版社，2019.

[2]黄富才，现代档案管理之窗[M].北京：中国商业出版社，2019.