事业单位人事档案电子信息化管理分析

事业单位人事档案电子信息化管理分析

卢合莲

枣阳市七方镇水利管理站 湖北枣阳 441299

摘要：本文首先阐述了事业单位人事档案电子信息化管理的价值，接着分析了事业单位人事档案电子信息化管理的策略。希望能够为相关人员提供有益的参考和借鉴。

关键词：事业单位；人事档案；电子信息化管理

引言：

档案的记录都是一些员工的基本信息，每个人的工作情况都会详细的记录在里边，里面除了一些员工的个人信息之外还会有员工的职称，工作水平，技术水平，所在的岗位与部门，以及他们得到的荣誉与奖章，每个人的档案都会仔仔细细的记录在档，保存在电脑中，这些是每一个员工的重要信息，即使是要另找工作，这些对于找到下一份工作也很重要，因为这些都会存在于个人简历中，这也会关乎着下一份工作会得到一个什么样的岗位以及薪资待遇等等。

1事业单位人事档案电子信息化管理的价值

人事档案可以帮助事业单位对人才进行全面的考察和评价，并在此基础上对其进行合适的工作安排，优化人才配置。实现事业单位人事档案电子信息化管理，能够综合利用现代化信息技术，对各类资源进行全面收集和整理，并构建资源共享平台，加强事业单位之间的沟通合作，最大程度上挖掘人事档案的潜在价值，强化事业单位服务质量。利用电子信息系统，可以对事业单位新人的档案资料进行便捷性搜索，并确保人员档案信息的真实性和全面性。而且电子化信息管理模式，能够优化信息传输程序，降低对纸质档案的依赖性，避免纸质档案损坏引起的档案损失，确保档案资料完整性和安全性，为人力资源开发利用提供依据。此外人事档案信息化管理，还可以优化事业单位管理模式，强化管理效率。

2事业单位人事档案电子信息化管理的策略

2.1加强信息化管理人员的培训

现在是信息化时代，我们的日常生活都离不开信息化，现在大部分工作都需要用到电脑，当然在人事管理方面需要每天都和电脑打交道，它的工作量也比较大，也要求档案管理人员有较高的专业知识，每个公司对档案管理人员的岗位也是有要求的，要具有高中及以上的文化程度，具有档案管理基础知识和相关工作经验，工作细心，最好是有相关专业的证书，熟悉最新的档案管理相关法规、流程，认真负责，并且有耐心，熟悉电脑操作和各种档案管理软件，以及逻辑能力优秀。

2.2转变管理模式

我们要实现人事档案信息化，首先就要转变管理模式，从之前的人工管理转变为信息管理。人工管理存在许多的弊端，而信息管理方便快捷，对于文档的相关处理都是集中存储于平台，文档不再分散存储在员工或者部门的电脑中，而是通过系统集中存储在单位的指定服务器中，防止单位文档的丢失，使文档真正成为单位文档而非私人所有。文件版本管理在文档形成过程中，往往需要经过多次修改或多人共同完成，能否在该过程中对文档版本进行有效的控制，将直接影响到文档或相关业务的质量。文档版本管理功能，支持直观方便地进行文件存取、版本更新、历史版本浏览、文件版本比较、签出签入、版本回看等操作；文档搜索与查找文档集中管理后，文档总数量较单台电脑中的文档要多，确保了重要的文档不允许未经授权的用户访问，而关键资料在一般情况下也只允许权限人员在线打开。安全与备份方案的重要性就在于出现了什么意外状况，数据都不能丢失，而利用这些数据我们就能够迅速地修复可靠的业务信息系统，文件备份方案能够对服务器应用程序和服务器上的关键数据和文档进行最高效地备份，并帮助一键快速修复。文件跟踪管理用户对于在管理系统中已经完成的任何文件操作都必须有历史记录可以查看和跟踪，并且所有对文件进行的操作都必须可逆，以避免误操作，文档在线编辑可以直接在文档管理系统中编辑文档，依据软件产品的不同，还可细分为支持在线编辑或需要下载到本地后再编辑，但总体上，一款优秀的文档管理系统，其编辑模式都不需要改变原有的操作习惯。文件系统与业务系统的集成支持与企业微信、钉钉、OA、CRM、ERP等业务系统集成，让文件全部归档到统一的平台中存储，以便用户在统一的平台上即可使用公司所有的电子文件，这样可以更好地使得我们的管理更加方便，更好的为公司工作。

2.3开发出信息化档案管理软件数据库

面对人事档案信息量的增大，我们需要一个强大的软件管理数据库来对这些档案进行整理分类，很多人事档案都是过万级别的，数据由数据库管理系统统一管理，数据的插入、修改和检索均要通过数据库管理系统进行。我们也要注意数据库的安全，因此需要对用户进行严格的管理，只有真正可信的人员才拥有管理数据库用户的权限。数据库需要有规范的操作，数据库中的数据才是核心，不能有任何的破坏，也可以使用数据库的用户认证。操作系统也要安全，对于运行任何一种数据库的操作系统来说，对于口令的安全同样重要，系统管理员在给操作系统做维护的时候，需要与数据库管理员合作。

2.4重视人事档案信息入档及修复工作

人事档案管理人员必须认真严谨，包括档案的收集整理的真实准确性，因为这关乎着员工的前途，我们有时在整理档案的时候难免会不小心损坏档案，也会不小心删除，所以档案修复工作也极为重要，不然就会丢失一些信息，如果丢失了不去修复，这样是对员工不负责，也是对自己不负责的行为，这样会失去领导和其他员工的信任，如果真是这样，我们就要及时的去修复与整理，保证数据的真实性、准确性和权威性。

结束语：

随着我国信息技术的发展和人员的增加，人事档案整理工作的需求量也随之增加，对档案管理员的要求也越来越高，既要求他们有足够的知识储备，还要求他们会计算机的一些基本操作，要求他们熟练一些办公软件，随着工作量的增加，我们更要充分利用信息技术，提高档案管理的工作效率，使档案管理人员发挥最大的作用。

参考文献：

[1]浅谈新时期人事档案管理信息化建设[J].韩冰.国际公关.2021(08)

[2]新时期人事档案管理信息化建设探究[J].师昊莉;传媒论坛.2019(14)

[3]新时期人事档案信息化管理的思考[J].吴启瑞;办公室业务.2019(12)