基于企业管理与行政文秘工作的综合作用分析

基于企业管理与行政文秘工作的综合作用分析

韦杭杭

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摘要：在经济新常态的大背景下，企业为了提升市场竞争力，就必须要在能够保障自身发展能够长远的同时，展望更远的未来，要对内部职能机构的现状有一个全面的了解分析，例如一个企业的内外职能分工以及管理，行政文秘以及人力资源管理等等，以市场发展来对此进行指导，积极转变管理体制和职能，赶上市场发展，确保公司长期稳定发展。在管理方面，管理效率在一定程度上取决于行政秘书的整体素质和经历。因此，企业要更加重视行政秘书的综合作用，在不断改善内部管理和行政管理的基础上，确保行政秘书职能的有效发挥。

关键词：企业管理；行政文秘；综合作用

前言

众所周知，行政文秘在日常办公室的工作中起着重要作用。作为合格的秘书，必须在部门会议期间正确记录、组织、分配管理者的任务和要求，并且要将领导的要求分配到各个相关的部门。与此同时，作为评价秘书是否能符合要求的基准工作是文秘人员能不能够按照要求写出合格的文书以及材料。所以，办公室秘书的工作不仅需要高水平的文字写作技能，而且需要良好的沟通协调能力，从而更好地沟通信息。

1行政文秘综合管理工作从业特点

1.1综合性

在企业中工作的秘书必须具备“以文字辅助行政”的能力，这样做不仅是为了协助管理者完成基本工作，也为了能够给领导提供后勤保障以及对外的交流沟通的服务。因此，文秘人员必须在国有企业中履行各种职能，充分发挥其自身的价值，想要达到这样的要求，文秘人员必须具有超强的综合素质能力。

1.2服务性

充分发挥从下到上的协调、左右联动、内外联动、整体控制的作用。公司秘书的工作是按照领导规定的任务进行具体操作实施的，不仅要当领导的助理，及时处理各项工作，提出解决问题的方案供领导参考、决策的工作服务，并且还要为公司的职员服务，当有员工出现问题时及时的解决处理，协调下级关系，最终促进领导放心，群众满意，确保服务的水平和质量。

1.3创新性

随着现代社会科学技术的快速发展，企业秘书工作是企业高层管理人员的人事助理，能够帮助领导拓展思想，激发创新思维，文秘人员与上级管理人员一起工作，做出更有效的决策。

2行政文秘人员在企业管理中存在的问题

2.1未能充分认识文秘岗位的主要职能

虽然在商业的实践过程中，许多的秘书从业者有不同的职业岗位和工作类型，可能会对秘书工作有不同的看法，但一般认为秘书工作只是在不同程度上打杂，随叫随到的跑腿工作。这种意识会导致文秘人员缺乏工作的主动性，只会听命令行事，没有自身的看法，会导致对秘书工作的主动性认识不足，落后于质量增长速度，对企业的发展产生负面影响。

2.2文秘工作人员自身业务能力较低

首先，秘书处既没有研究时事政治也没有看新闻，政治意识也很弱。其次，由于秘书人员的工作入职门槛低，参与公司创新的能力低，其教育水平、经验、素质和技能水平的要求不高，从而使得所录用秘书人员的专业能力不能满足公司的基本要求，在之后需要文秘人员写公文以及组织召开会议的实际工作中，容易出现各式各样的问题，影响公司的工作质量以及效率。

3企业管理与行政文秘工作的综合作用

3.1创新思维方式，转变工作思路

现在公司以及企业工作的重点是发展经济，创造利益，公司的所有行动都是以追求更高的利益为出发点，追求利益最大化是所有经济利益的中心，公司的秘书工作也会要求效率高，能够自身为公司创造出更多更大的效益以及利润，因此，公司秘书的思考和心理状态需要受到市场经济变化的影响来进行调节以及改变，及时调整工作方法，让工作适应不断变化的市场。如今市场经济竞争越来越激烈，为了获得竞争优势和促进经济效益，企业必须优化资源配置。为了不限制市场经济对公司的生存和发展，企业经理必须根据市场的变化对市场进行预测、分析，不断调整营销战略，公司秘书必须参加公司的管理，抓住公司内部生产经营过程的薄弱环节和环节，转变思考和行为方式，不断参加对外经济活动，及时更新思考和行为方式，把握市场动向，收集有效信息。研究和充分发挥人事助理的最佳作用，切实确立了企业负责人和企业秘书作为公司最高管理者的经营理念：全意识、先进意识、想法、服务意识和诚实。

3.2做好决策参谋，确保决策正确

在市场全球化的背景下，企业面临着巨大的发展机遇和挑战。随着经营环境越来越复杂，企业生产活动的战略决定越来越困难，风险和灵活性越来越大，决定过程也越来越复杂和困难。公司的秘书作为公司的顾问和助理董事发挥着特别重要的作用。要做到这一点，公司的秘书要有高度的责任感和奉献精神，做好顾问和公司经理的助理工作。公司领导的主要工作是围绕公司的管理活动、公司的党务政务活动的规章制度和重要的行动，以共同的目标、共同的思想、共同的言行，真的要和公司的领导人呼吸，共同命运。企业秘书学习信息技术，成为信息顾问。随着经济的快速发展，信息技术的迅速传播，信息流的加速，未来的竞争是信息的及时性以及准确性。掌握最新情报的人处于竞争的有利地位。公司秘书必须具备现代信息技术，在信息化工作的基础上指导、协商、协调信息化工作，对收集的信息进行分析、收集、处理、处理、处理、提出方案，并积极提出建议，降低决策风险。要把信息服务作为载体，把企业秘书的工作提高到新的水平。

3.3强化风险控制，扩大视野范围

随着市场经济的快速发展和改革开放的逐步深化，秘书处工作也在日益开放，文秘人员的工作范围也在大幅扩大，作为文秘从业者，工作内容不仅仅要对企业内部的各项事务进行处理，还需要处理企业的外部事宜。处理企业的内部事务包括帮助领导书写公文、处理领导的各项事宜、接待领导的访客以及协调好公司员工的工作和分工；公司的外部工作包括信息收集与交流、经验教训交流、重大问题思考与解决、文化交流与经济合作，以及与包括经济信息会议在内的海外经济活动的合作、组织产品发布会议和庆典会的各项筹备工作。随着市场经济的快速发展，市场对企业的压力越来越大，为了使企业能够与政府和用户建立和谐关系，促进企业发展，企业秘书不仅要具备良好的口语表达、写作、观察、思考、科学研究和分析能力，还要具备更广泛的人际关系管理能力，良好的沟通能力，以此来适应工作要的求，扩大工作的范围。

3.4行政文秘能力的提升方法

提高文秘人员的行政管理能力的训练是采用轮岗培训的方法进行的。秘书所在的单位可以选择具有高度管理技能的管理人员作为训练人员，制定有关岗位轮换的训练方案。这些管理人员需要自身拥有优秀的行政技能，为秘书提供专业的行政训练，通过训练协助提高文秘人员的行政技能。同时，在训练过程中，这些专业人员要对接受培训的文秘人员负责，使用责任制的方法加强文秘的行政能力，行政管理人员直接参与工作评价并与绩效考核挂钩，奖励在文秘行政管理能力的培训中行政能力提升较快的文秘，处罚对在秘书处行政能力培训中没有达到到规定的培训水平，借用这样的方式来使文秘人员的行政管理能录得到快速提升。

3.5行政文秘管理职能定位

过去，行政秘书主要是文职人员，没有充分反映其职能的特殊性，也没有发挥明显的行政管理作用。所以，要加强企业行政秘书的管理能力，必须明确行政秘书的职能和行政秘书的作用。首先，需要给秘书行政管理的权限。各公司必须根据行政秘书的职务明确其管理职能，给予其指导权，例如会议安排，处理特殊工作的问题，召开特别会议等。给与文秘人员行政管理权限能够帮助提高文秘人员的工作效率，快速的提高文秘的工作能力。第二，建立绩效考核机制。传统的行政秘书主要是文职性质，在管理上起着次要作用。文秘人员的行政和管理一体化可以采取业绩管理的形式。建立适当的物质或精神激励机制，可以激发文秘人员的工作积极性，使其能够更加在自己的岗位中发光发热，全身心投入其中，充分提高公司的治理效率。同时，管理绩效奖也可以不断提高行政秘书工作能力，配合适应岗位的环境，取得理想的行政成果。

结语

综上所述，对于企业来说，最重要的目标是长期的发展和企业经济效益的提高，现代企业必须运用现代经营理念和方法来对企业进行经营指导。行政秘书工作要适应现代企业的发展，积极转变观点，不断改善、深化学习，充分考虑自身工作的综合价值。行政秘书应了解市场经济的发展动态，在市场经济变化的背景下，指导企业一级决策，为企业提高可靠的参考意见，促进企业长期发展。
参考文献

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