档案管理中电子档案管理研究

档案管理中电子档案管理研究

王鑫

通化县三棵榆树镇人民政府 吉林 通化 134119

摘要：在信息技术广泛应用的大环境下，为了赶上时代的发展，档案管理也发生了巨大改变，从以前纸质档案管理走向信息化的电子档案管理，在专业人员操作下能够快速的完成档案信息处理工作，不仅提高了档案管理工作效率与质量，还减轻了工作人员的工作量与工作压力，让他们有多余的时间去休息，这样可以在工作中保持精力充沛，认真的完成自己的任务。电子档案管理存在很多优势，但是受到一些因素的影响，其中的不足之间的浮出水面，大大降低了电子档案管理水平，影响档案管理进一步的发展。

关键词：档案管理；电子档案管理；存在的问题；建议

引言：相对来说，电子档案管理具有较多优势，可以促进档案管理进一步的发展，过去纸质档案管理中，所有的工作都需要人工去完成，不仅工作效率较低，还容易出现各种问题，不能保障档案的完整性与真实性。电子档案管理中充分利用信息技术，能够快速的进行档案信息处理，在短时间内做好档案的收集与整理归档等工作，大大提高了工作效率，因此，应该对电子档案管理进一步的研究，对影响其进一步发展的因素进行控制与解决，使电子档案管理更加的完善与科学，有利于其更好的实现价值。

一、分析电子档案管理中存在的问题

　 1、工作人员的综合能力较低

电子档案管理改变了以前的工作方式，对工作人员的要求更高了，复合型人才更能胜任档案管理工作。从当前电子档案管理的现状来看，工作人员的综合能力较低，不能顺利完成相应工作，有的工作人员掌握了档案管理知识，但是缺乏计算机运用技术，不能熟练的操作计算机；有的工作人员具备计算机能力，但是对档案管理知识比较缺乏，在日常工作中难免会出现一些错误，导致档案管理工作不能快速有效的完成，直接降低了电子档案管理工作效率，影响档案管理的现代化发展。

　　2、电子档案管理设备有待更新

在电子档案管理中，先进的设备是必须的，设备运行的速度决定着工作的效率，可见，设备在电子档案管理中具有重要的意义。目前，电子档案管理中存在很多设备问题，如设备比较老化，在日常工作中运行速度较慢，经常出现一些故障而停止工作，造成档案信息的丢失；设备与软件比较落后，功能性不齐全，不能顺利完成相应管理工作，然而事业单位也没有及时的更新设备，依然使用这些落后的设备，造成电子档案管理工作质量下降，阻碍了电子档案未来的发展。

3、存在较大的安全隐患

在以前纸质档案管理中，其安全管理也是最重要的，电子档案管理中也要注重安全管理，因为档案记录着重要的信息，一旦泄露将会造成严重的后果，所以，一定要确保档案的安全性。在电子档案管理中存在很大的安全隐患，有很多的因素都可能引发安全问题，首先，电子档案储存在硬盘中，如果在正常工作中突然出现断电、死机等问题，导致档案信息与数据的丢失。其次，现在信息技术发展比较迅速，黑客技术也在不断地提升，他们可以对计算机进行入侵，进而盗取重要的档案信息。再次，现在病毒比较盛行，如果操作人员不懂得怎样避免病毒，一不小心就会中病毒，造成计算机的死机与瘫痪，轻而易举的盗取档案信息，由此可见，电子档案管理中存在的安全隐患较多，没有进行全面的防护，增加了档案被泄露的几率，这不利于电子档案的发展。

4、投入不足

电子档案管理需要的资金更多，很多方面建设都离不开资金，如设备与软件的购买、人才的培养、工作人员的薪资等。但是，由于对档案管理不够重视，在其管理方面没有投入较多的资金，使电子档案管理可运用的资金有限，造成落后的设备不能及时更新，人员的薪资待遇较低，直接影响工作的开展，降低了电子档案管理工作质量。

二、改进档案管理中电子档案管理建议

1、完善电子档案管理机制

所有管理工作开展都需要依靠相应的管理机制，才能有序的进展，电子档案管理也不例外，要想提高其管理水平，应该建立完善的电子档案管理机制，规范相应工作流程，制定合理的规章制度，使管理工作合理地进行。首先，管理人员要根据实际情况建立完善的电子档案管理工作制度管理体系，并落实到实际工作中，管理人员与工作人员要严格遵守，如果出现违反规定的行为，要进行严厉的惩罚，以此来树立电子档案管理体系的威严性，让其充分的发挥作用。其次，加强各部门之间协调和配合，对复杂的工作进行共同解决，使电子档案管理中的问题得到有效解决，从而不断的提升电子档案管理水平。

2、提升档案管理人员的综合能力

相比较而言，电子档案管理中对管理人员的要求更高，他们必须是复合型人才，才能有效的完成相应的工作。为此，应该对管理人员进行大力的培养，不断提升他们的专业技术与能力，最常见的方法就是进行培训，组织合理的培训活动，让管理人员积极的参加，通过长时间的学习，增强自身的实力，掌握较强的计算机操作流程，利用先进的设备开展管理工作。同时，还要进行适当的考核，针对实际情况合理的对管理人员进行考核，检验他们的真正的工作能力，不过关的人员还要继续进行培训，以此来督促管理人员主动的学习，进一步提升自身的能力，为电子档案管理发展做出更多帮助。

　 3、更新电子设备

电子设备在电子档案管理具有重要的作用，如果电子设备运行速度较慢，那直接影响管理工作质量，可见，电子设备的重要性。所以，在电子档案管理中一定要加强对电子设备的管理，对每个环节进行明确的规定，还要注意平时的保养与维护，对比较落后与经常出现故障的设备要及时的更换，保障电子设备的先进性，同时还要购买相配套软硬件设施，从而管理系统稳定的运行，在保障档案安全的情况下，提升电子档案管理质量。

4、加强档案安全管理

电子档案管理中要更加注重档案的安全性，因为，影响档案安全的因素比较多，管理人员要从多方面入手，加强档案的安全管理，确保档案的安全性与完整性。首先，在电子档案管理中的，要及时更新软硬件设施，落后的设施存在较大的安全漏洞，为此，要对软件进行合理选择，优先运用更加稳定与安全的软件，在一定程度上保障档案的安全性。其次，管理人员要有较强的安全意识，在操作中一定要按照要求进行，不去点击不明链接与图片等，防止病毒入侵计算机；还有要做好平时的安全保护措施，定期的进行查杀病毒，不泄露计算机的密码，运用较强的安全技术，保障整个运行系统的安全性；最后，档案利用者也要做好安全防护措施，防止在利用期间出现安全问题；作为软件的开发者与维护者，要做好保密工作，保障档案的安全性。

5、规范档案利用方式

进一步规范电子档案的利用，能够保障档案的安全性，因此，在档案被利用中，工作人员应该根据利用者的情况而定，做好相应的安全防护工作。利用网络方式进行查阅时，对重要的信息进行加密，并要进行及时的更改，防止利用过程中出现档案泄露的情况。

三、结束语

电子档案管理是发展的必然趋势，实施电子档案管理有很多优势，可以解决过去管理中的一些问题，进一步提升档案管理水平。在电子档案管理中也存在一些不足，管理人员要进行认真的分析，采取有效的方法进行完善，还要依据时代的发展而创新，使电子档案管理能够满足时代发展的要求，这样才能真正的实现档案的价值。

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