浅谈如何提升档案管理信息化建设之我见

浅谈如何提升档案管理信息化建设之我见

罗大伟

内蒙古兴安盟扎赉特旗新林镇人民政府

【摘要】：文章针对档案信息化建设与档案管理展开分析，从以下几个角度进行讨论，目的在于进一步推动信息化档案管理的发展。

【关键词】：档案信息化建设;档案管理;体系建设;优化措施

在经济迅速发展的基础上，信息化覆盖范围逐渐扩大，档案管理也面临着信息化革新要求，积极在档案管理中融入信息化技术，从而不断提高档案管理的基本效率，促进档案管理的顺利发展，是档案管理行业面临的一大机遇。档案管理是存储信息、整理信息、查询信息的重要方式，因此需要积极对档案管理进行信息化建设改革，革新档案管理措施。

一、档案信息化建设的具体内容概述

1.硬件设施。

档案管理信息化建设，首要应从硬件设备等方面进行改革。硬件设施是开展档案管理工作的基本保障，若硬件设施不到位，将会严重影响档案管理的质量。所谓档案管理的硬件设施，主要包含计算机、存储空间、局域网、数据库等，正是这些硬件设施组成档案管理的支撑平台。

2.服务意识。

档案管理人员的服务意识也是档案信息化建设的重要内容。档案管理是推动社会进步、文化发展的重要资源动力，档案管理人员需要具备一定的服务意识，才能够真正做到服务于社会、大众。档案信息化建设中，需要改变传统档案单一、狭隘的管理模式，在深度、广度上要均衡拓展以满足档案管理发展的需求，加强档案管理人员的专业学习，提升理论水平与专业技，从整体上来提高档案管理人员的综合素质，以此来激发档案管理工作的活力。

3.管理水平。

档案管理水平的提升是档案信息化建设内容的重中之重。档案管理水平的提升是信息化建设的重要体现，在科学技术发展迅速的今天，各种高新技术逐渐出现在档案管理中，电子化档案管理模式的实施，是适应经济社会飞速进步的必经之路，同时也对档案管理提出更高的要求。除此之外，档案管理水平提升，还包含档案管理内容的不断拓展创新，档案管理内容不断丰富。提高档案管理工作的管理水平，对社会发展、经济进步等贡献档案管理的价值。

二、档案信息化建设与档案管理的特征介绍

1.时效性。

在进行档案信息化建设期间，需要掌握档案管理信息化建设与档案管理的基本特征，这样才能达到档案管理水平不断提升的目的。时效性是档案管理的主要特征之一，档案管理中包含很多档案信息，档案信息的采集、管理、归类、存储等属于一种长期模式，管理期限便是最显著的体现。档案管理是将档案信息系统的进行管理，随时提供给需要的部门或者群体，所以档案管理的信息更新需要做到与时俱进，不断升级档案信息管理的时效性特征，为档案管理发展抓住准确的发展机会。

2.改革性。

档案管理中，积极开展信息化建设，是顺应改革推动的行为体现，档案管理具有明显的改革性特征体现，尤其是管理中的每个环节，都会在一定时期内出现一系列的调整归类，这样才能进一步推动档案管理的革新。信息化档案管理建设，对于改革性特点进行了突出显示，其改善了传统档案管理中存在的缺陷，从档案管理的每个步骤进行优化调整，信息的收集、整理、归类、存储等都得到创新。

3.价值性。

价值性是档案信息化建设中的又一特征体现。档案信息化建设中，帮助档案管理拓展了管理信息资源，并且完善了管理结构中存在的不足，建立更大的档案管理数据库，真正实现了档案管理资源的共享，这样就极大程度上激发了档案管理在社会发展中的作用，体现了档案管理的价值。整合档案管理过程中，档案本身就具有非常高的借鉴、参考、存储等价值，信息化建设基础上，进一步提高了档案管理的文化价值、社会价值。将传统单一的档案管理“变活”，成为为社会发展提供信息的“活资源库”。

三、档案信息化建设与档案管理的优化措施

1.制定完善的档案管理工作体系。

积极完善档案管理工作体系，结合档案管理的实际要求为基础，明确档案管理的主要目标，针对档案管理的具体活动进行详细管理，结合综合评价的方式对档案管理质量进行评价，完善相关规章制度内容，引导档案信息化管理快速进入到工作状态。

2.加强档案管理的数字化资源共享建设。

遵循“存量数字化，增量电子化”的发展策略，信息化档案管理建设期间，数字化资源共享平台的建立，将社会发展需要的参考信息以及数据等，在档案管理数据库平台中，便于社会群体或者部门直接查阅。科学合理的数据信息管理编制计划，强化档案管理的监督力度，为档案管理的顺利进行提供了保障。增加档案管理数字化，拓展档案管理数据整理范围，保证档案管理数据资源的多样化。

3.提高档案管理技术支持与资金保证。

信息化建设下，对档案管理技术提出更严格的要求，积极完善档案管理中的技术支持，为其提供更充足的档案管理信息化建设资源，确保档案管理建设系统的稳定发展。同时增强档案管理信息技术基础，强化档案管理中访问权限的设置，提高档案管理信息的安全。完善档案信息化管理中基础设施的建设，建立档案信息化专项预算并对建设资金进行科学管理。

4.提升档案管理人员的几本素质。

在当前状况下，档案管理机构可以通过引进和培养相结合的方式调整档案管理人员的知识结构。加大引进急需人才和高端人才，对现有管理人才通过培训、在岗自学等方式进行培训，建立一支掌握档案管理和信息技术，知识结构合理的复合型档案管理人才队伍，能够适应档案管理的发展要求，有效解决档案信息开发利用不足的问题。同时，要组织加强学习，着力提高档案法律观念。

5.加强档案法制建设。

强化监督职能和力度，健全档案行政执法程序。要规范档案行政执法行为，履行职责，严格执法，依法管理档案。要建立法制监督队伍，对各机关、团体、企事业单位档案工作进行执法监督检查，真正做到依法治档，实现档案事业管理的程序化、制度化，档案业务与管理的规范化、现代化。要严肃查处违法案件，表彰奖励先进。档案部门要正确处理档案工作与档案法制建设的关系，依法管理档案事业。

6.加强档案资源建设。

要严把档案收集关。档案馆应把国家和社会具有保存价值的档案资料接收入馆，实行集中统一管理，在接收档案前，有关部门要下发通知，明确接收档案的范围、内容、标准及要求。同时，也应充实认识到馆藏建设的“特色”，在特色上下力气，做文章，优化结构，体现特色，打造精品。

总而言之，档案信息化建设以及档案管理，都需要从在资金、技术、管理体系、资源共享等方面进行创新，不断增强信息化技术基础，全面提高档案管理的综合水平。

参考文献

[1]王敏.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].中国管理信息化，2017，20(16):181.

[2]常晓燕.浅析档案信息化建设与档案管理[J].现代国企研究，2017，(12):107.