水利工程档案同步管理措施研究

水利工程档案同步管理措施研究

黄昌华

黔东南州水利投资 ( 集团 ) 有限责任公司

摘要:随着我国基础建设的不断发展，水利工程建设也在不断发展，水利工程的数量逐渐增加。由于水利工程档案管理一直没有受到人们的重视，导致档案管理缺乏系统化和规划化，一旦需要档案作为辅助时，就会出现各种情况，不利于工程的效率，因此，要顺应时代的发展，水利档案同步管理工作要进一步完善和优化，与项目设计、合同、检查、验收等工作同步。

关键词：水利工程；档案同步管理；目标；措施

在水利工程建设中，要顺利完成档案同步管理工作，就要做好水利工程项目建设全过程的资料管理工作。这些资料都是由施工过程中所形成的过程资料，相关合同、图纸、照片等各方面数据所构成，是可以直接记录水利工程项目的，也能全面反映出项目施工过程的所有内容。但在实际的水利工程建设中，有些建设单位不够重视档案管理工作，只是在开展档案专项验收阶段才对项目资料进行收集和整理，由于项目规模不同、标段划分不同，工期也不一样，档案管理涉及的范围比较广，资料也比较琐碎，所以有些档案管理人员在进行整理的过程中，由于业务不熟，工作态度消极，存在敷衍了事的情况，忽视了档案同步管理工作的重要性，导致在水利建设过程中屡屡出现很多的问题，因此，加强水利工程档案同步管理工作是非常有必要的。

一、水利工程档案同步管理的重要性

（一）档案同步管理是水利工程建设的基础和前提

水利工程档案都是在工程开展过程中逐渐累积的，水利工程的相关文件是工程决策、审批、完成等整个过程的有效记录，也是项目资金具体落实和实施的依据。在水利工程建设中，编制预算、招投标、项目设计都需要立项文件为基础，立项文件是勘察项目、计量和设计项目的重要依据。在项目建设的过程中，如果没有档案管理，就无法有序开展水利工程项目，因此档案同步管理对于水利工程的顺利开展有重要的意义。

（二）档案同步管理是水利工程质量的直接体现

水利工程质量是对工程建设的安全、性能质量进行全面评价的过程，他是一种概念。随着现代化水利工程的发展，水利工程质量也有了全新的定义，现代水利工程质量不仅要满足建设和生产的需求，还要符合国家规定的标准、技术规范以及合同的要求等等。水利工程档案从以前的经验评估逐渐转变为数据和文件管理的信息系统，水利工程档案同步管理工作做得越好，就能反映出工程建设的规范程度和专业程度，因此，档案同步管理能够直接体现出水利工程的质量。

二、水利工程档案同步管理的基本目标

（一）与项目设计同步

在设计水利工程项目的初始阶段，项目负责人以及档案管理相关人员要参与项目的立项、招投标、建设进度、以及相关的会议，将相关资料进行收集记录，特别是一些大型的、工期长的、规模比较大的项目，在前期一定要做好档案的同步管理工作，将相应的文件进行整理和收集，便于日后的查阅和使用。

（二）与项目合同同步

在水利工程建设中过程中，会涉及到很多的合同和协议，包括设计，监理，施工合同、材料订购合同、劳动合同等等。档案管理部门要将这些合同和协议进行收集和整理，明确合同和协议的数量、提交时间以及正副本数量和存放地点等等。档案管理人员要制定相应的档案管理责任机制，定期整理和收集工程建设过程中的方案、图纸和设备使用情况等等^[1]。

（三）与项目检查同步

在水利工程建设过程中，每个施工环节都有专门的检查人员会进行现场检查，针对施工的质量、安全和标准进行检查，并全面考核施工的质量和进度。在检查的过程中，档案管理人员要全程参与和记录，将检查的过程、结果等情况进行整理，形成档案资料进行同步的管理，用于反馈施工问题并为日后施工做好整改。

（四）与项目验收同步

水利工程是分阶段完成建设的，在不同阶段的施工过程中，都要开展质量评估和验收工作，对该阶段的工程档案进行检查，其中包括施工过程中各种图纸和财务账单的记录以及最后的竣工图，一旦发现档案中有缺失或错误的地方，就不能完成档案专项验收。特别是在一些重点项目中，验收工作要求档案管理部门要在规定的时间内完成档案的整理和汇编，如果因为档案专项无法通过验收，则需要对其进行整改和完善，才能继续竣工验收工作。

三、水利工程档案同步管理的措施

（一）加大宣传，提高全面档案同步管理的意识

在树立工程档案同步管理工作中，要根据国家的相关要求，按照国家档案管理的法律法规进行档案同步管理工作。例如，要按照《中华人民共和国档案法》和《水利工程建设项目档案管理规定》等法律法律，让项目档案管理人员可以深入了解和学习国家相应的法律法规，最好能够将一些重要的规定汇编成为档案管理部门的管理手册，用于日常档案工作的管理，提高相关人员的档案管理意识。另外，还要组织员工进行定期考核，针对档案同步管理理论知识和法律法规进行考察，了解员工的熟悉程度，提高员工的档案同步管理意识。

（二）完善水利工程档案同步管理的制度

在水利工程建设中，完善档案同步管理的制度是提高工程质量的重要依据。因此，在项目招投标文件当中，必须要制定和涵盖相应的条款，在工程保证金和拨付款完成之间要确保档案验收工作顺利完成^[2]。同时，各建设单位要充分了解项目的施工特点，结合项目情况制定和完善相应的档案同步管理制度，确保这些制度能够满足项目的实际需求，并且能够落到实处。还要建立一定的奖惩制度，并严格按照制定进行奖励和惩罚，对于表现优异的员工进行奖励，这样可以提高工作人员的工作热情，更好的发挥他们的潜力。此外，还可以通过制定竞争机制，让相应的档案管理人员具备危机意识，确保档案管理人员能够深刻意识到水利工程档案同步管理工作的重要性，积极主动参与到管理工作中，这样才能保障档案同步管理工作的效率，才能在竞争中促进水利工程档案同步管理工作的发展。

（三）加强水利工程档案管理工作的监督

在水利工作档案同步管理工作中，除了要满足国家的相关政策和法律法规之外，建设单位还要对档案管理部门的日常工作进行监督和指导，确保其能够适应项目同步管理的形式，在工程建设中要与各参建单位做好对接，及时整理和收集工程项目中所有的数据和信息。完善当前的档案管理模式，使其能够符合新时代的发展需求。在检查的过程中，一旦发现问题，就要及时提出整改意见，定期跟进和完善档案同步管理工作，发现未按要求进行整改的，要采取批评或者惩罚的措施。

（四）提升水利工程档案同步管理现代化建设

在信息化时代发展背景下，水利工程档案同步管理也要充分运用信息技术，档案管理的形式要便于存档实体的使用和储存，存档信息储存和服务数字化和标准化的发展过程。随着科学技术的不断发展，当前是一个数字化信息时代，有效运用大数据技术管理相应的档案被很多建设单位广泛应用。一些水利工程建设单位逐渐开展工程档案数字化管理。因此，水利工程建设单位要实现现代化档案同步管理，就要提高项目设备基础设施，重点关注档案实体的保管和利用，将专项档案信息的现代化管理作为服务中心，使得水利工程档案同步管理走向网络化、数字化、现代化。

结语

总而言之，在水利工程建设过程中，工程档案的同步管理是非常重要的，要顺应时代的发展以及改善水利工程的基础设施建设，就要重视水利工程档案的同步管理工作，提高档案管理人员的管理意识，创建合理的管理制度，在日常工作中加强监督和指导，为水利工程档案同步管理工作提供有效的保障，这样才能满足时代的发展，以创新的发展理念去同步管理工程档案，进而保障水利工程建设过程中档案的完整性，为现代水利工程项目提供真实可靠的资料信息，为项目各项决策提供依据。

参考文献：

[1]刘雅琴,朱晓彤.水利工程档案同步管理策略分析[J].山东水利,2020(10):74-75.

[2]张海玲.水利工程档案同步管理办法研究[J].办公室业务,2021(12):137-138.