综合档案信息化管理问题研究

综合档案信息化管理问题研究

席银

腾冲公路分局 云南省腾冲市市 679100

摘要：随着当前我国交通事业的不断发展，我国二级公路养护与管理的项目数量持续增长，在此情况之下，综合档案管理工作量也在逐渐增加，信息化技术也逐渐得以深入应用，但在实际展开信息化管理的过程中，仍然存在一定问题。对此，探讨了档案信息化管理的实际工作效用，并结合实际档案管理情况，探讨了综合档案信息化管理过程中存在的主要问题，最后提出了相应解决对策。

关键词：档案；信息化；管理

引言：二级公路作为我国交通系统当中的重要组成结构，在此情况之下，二级公路的后期养护以及管理工作也得到了更多的重视，这就使得综合档案管理的数量快速增长，为确保能够为二级公路养护管理工作提供可靠的档案信息资料，保障相关养护管理工作能够得到顺利推进，加强对于综合档案信息化管理问题的研究和探讨是十分有必要的。

一、综合档案信息化管理的实际工作效用

由于二级公路养护的覆盖范围较广、及时性较强，而且养护管理的费用较多，对于相应技术要求也较高，因此其综合档案管理内容、种类等也相对较为复杂，同时相应档案的利用率也较高，通过档案信息化建设管理，不仅能够减少不必要环节，提高管理效率，避免人工管理模式下经常存在数据信息不准确等问题，保障管理质量，同时还能够有效防止档案资料损坏和丢失情况的出现，将传统档案管理职能，转变成为服务功能，发挥数据价值^[1]。

二、综合档案信息化管理过程中存在的主要问题

（一）基础设施设备问题

对于档案信息化管理而言，基础设施设备是保障信息化管理模式能够得到有效落实的基础要求，但是由于当前缺乏对于综合档案管理方面的关注和重视，虽然单位已经逐步采取信息化档案管理模式，但是相应基础设施和设备配置相对较为落后，在当前综合档案数据量庞大，电子产品更新换代较快的情况之下，很多档案工作使用的硬件设施长期未得到更新，而且缺乏保养维护，导致其在实际使用的过程中，经常会出现各种故障问题，严重影响了档案管理的质量和效率。

（二）档案管理机制问题

在数据信息量飞速膨胀的情况下，档案管理工作已经实现信息化转变，但是由于受到传统管理理念、模式等方面的影响，信息技术和设备等虽然得到了应用，但仍然采用的是传统落后的管理机制和模式，严重影响了信息化系统的应用效果，只是单纯地将以往纸质操作方式，平行移动到了电子设备端，其本质并未发生改变，这使得信息化技术的作用效果大打折扣。

（三）档案管理系统问题

档案管理系统是进行档案管理操作，执行相应管理功能的主要媒介，系统的功能以及稳定性等对于档案管理工作的质量、效率等有着直接的影响。但实际上，其管理系统的功能长期未得到更新，管理系统缺乏良好维护，系统无法满足新时期档案管理需求，系统功能的严重缺乏，直接影响了档案管理工作的顺利开展。

（四）复合管理人才匮乏

新时期背景下，信息技术的应用虽然使得综合档案管理工作的难度不断降低，但是与此同时，档案管理工作的技术性、创新性不断加强，而传统的管理思维和方式，已然难以跟上当前档案管理事业的发展，因此，人才资源问题，也成为了影响综合档案管理信息化水平的重要因素之一。

三、提升综合档案信息化管理水平的策略

（一）加强基础设施建设

硬件设备作为展开档案信息化管理的基础，对档案信息化管理工作的顺利性有着重要影响。对此，一方面，单位应加强对于档案信息化管理的重视，增加硬件设施方面的资金投入，确保硬件设备能够与当前大数据背景下档案信息化管理需求相契合，保障相应系统能够顺利运行；另一方面，应加强对于硬件系统的管理和维护，定期展开相应维护保养工作，以此延长硬件系统的使用寿命，保障日常档案信息化管理工作能够顺利执行。

（二）健全档案管理机制

档案信息化管理方式与以往人工管理无论是在管理模式、方法还是实际操作标准要求方面都存在着较大的差异，在此情况之下，为确保档案管理工作的开展效率，为相应档案管理人员提供可靠的行为指导和操作准则，就需要结合当前信息化管理模式，以档案业务管理为例，如图1所示，建立相应档案管理机制，以此确保信息化管理的作用效果得到充分发挥。首先，需要构建长效管理机制，包括档案数字化处理标准、档案管理流程和规范，档案保密制度等多个方面；其次，明确档案管理权限，信息化背景下，档案数据信息属于开放共享资源，但与此同时，为进一步保障档案信息安全，还需要针对不同岗位需求，明确相应档案录入、修改、调取的权限；最后，健全相应档案管理绩效考核制度，以此实现对于档案管理人员的有效约束，保障档案管理操作的规范性以及标准性。

图 1 档案业务管理

（三）优化档案管理系统

档案信息化管理系统不仅用于档案的归档、管理，同时还需要提供档案的调取、利用服务，因此其属于综合性信息管理服务平台。结合二级公路养护管理实际需求，管理系统的业务模型如图2所示。档案信息化管理系统是实现档案文件整理管理、文件归档、文件关联、档案调整、电子原文管理、移交接收，以及文件鉴定、销毁、利用、编研的重要手段和有效措施，同时档案信息化管理系统还具备文件材料以及相关档案数据信息的导入和导出、数据校正以及档案资料的调取和借阅功能。此外，为保障管理系统的实用性以及全面性，在实际进行系统应用的过程中，由于相应档案管理需求会随着时间的延长而不断改变，因此，也需要定期结合实际业务需求，对档案管理系统的功能进行不断完善和优化，以此确保管理系统能够满足实际工作需要。

图 2 综合档案信息化管理系统

（四）强化管理人才培养

随着档案信息化建设的不断深入，要求档案管理人员不仅要具有专业档案知识和经验能力，同时还需要具备先进的档案管理理念，以及信息系统操作能力。对此，需要加强对于档案管理人员的培养，不仅要使其正确认识信息技术的应用在提升档案管理质量效率方面的作用，建立正确的信息管理观念，同时，也需要加强对于信息系统操作方面的培训，确保其能够熟练进行系统操作，以此保障档案信息化管理工作的顺利开展^[2]。

结束语：为提高档案信息化管理水平，就需要针对实际管理过程中存在的基础设备设施不健全、档案管理机制较落后，档案管理系统功能单一以及相应人才匮乏问题，展开深入研究，并有针对性地采取相应解决措施，做好硬件和软件系统的维护更新，并结合实际信息化管理特点，合理优化调整档案管理机制，同时还应加强对于档案管理人员能力素质以及系统操作水平等方面的培训，保障档案管理质量。

参考文献：

[1]陈靖宇.新时期加强机关事业单位人事档案信息化管理探讨[J].现代商贸工业，2022，43(07):72-73.

[2]周凤羽.浅析大数据时代档案信息化管理面临的问题与挑战[J].陕西档案，2022(01):27-29.