浅析工程单位采购管理及采购合同管理的风险因素与防范对策

浅析工程单位采购管理及采购合同管理的风险因素与防范对策

蔡瑜

中建安装集团有限公司 江苏 南京 210023

摘要：建设项目需要使用大量的建筑材料，这些材料的采购和管理将直接影响项目的建设质量，也会影响建设企业的具体经济效益，不仅是企业成本控制工作的关键因素之一，也是项目顺利建设的基础。规避项目材料的采购风险，提高材料管理质量，对提高项目的整体建设质量具有重要意义。在此基础上，首先要识别工程设备材料采购过程中存在的主要风险，并根据工程建设情况进行材料管理，规避风险，提高整体工程管理质量。

关键词：项目；物资采购；风险管理

伴随着经济社会的迅速发展，工程单位的方方面面都越来越需要“系统化管理”需要系统化管理，以保证工程单位的顺利发展，在此历程中，工程采购管理方法是关键构成部分，需要高度重视，不可忽视。

1工程单位采购管理的内容

项目采购管理就是指公司在项目采购生产运营过程中所需材料。其目标是严格执行公司的相关要求，提升内、外部资源使用率，依据公司的具体情况制订科学合理的采购方案，实施材料采购活动，确保项目的顺利进行。

2工程单位采购管理及采购合同管理的风险因素

2.1工程单位采购中的价格风险

价格风险是工程单位采购管理环节中常见的风险类型。由于原材料价格会随着国际国内政治经济环境的影响而呈上下波动的趋势，市场行情不好的时候极易下探到净利润底线，对项目的成本管控会造成巨大影响。如果这些要素产生变化，工程单位原材料的价格便会起伏，非常容易造成价钱风险性。工程单位需要各种各样原材料，包含价格昂贵的大中型工程施工设备和基础的劳动工具。这种资料的价格也不同。可是，无论选购什么样的材料，工程单位都必须依据项目的具体情况提早设计方案，并通过对外招标的方式选拔优质供应商。但是在这一阶段，需杜绝人为暗箱操控招投标价格等不公平行为、谨防违反廉洁从业的违法行为发生。在这里一阶段的历程中，非常容易发生人工操作等不合法行为。

2.2工程单位材料采购中的合同风险

在采购行为中应严格遵守“无计划不招标，未招标不签约，未签约不采购”的原则，保障采购各环节的合法合规，做到有理有据。

采购合同作为买卖双方采购供应行为的一种凭证，明确买卖双方的权利义务、约束买卖双方的相关行为，受国家法律保护。买卖双方需严格依照合同约定的内容提供材料或服务。如在合同存续期内发生纠纷，合同将作为具有法律效力的最有力凭证来协助解决争议。所以合同原件的妥善保管十分重要。这里就容易存在管理上的风险，即档案保管不善带来的风险。此外，要严格规范采购方式，加强采购行为监管，在类别或金额上进行把关、严格控制项目直采的频率数量、杜绝未经审议直接采购的行为。这样可规避产生廉洁从业方面的问题，且留有书面证据，合法维护己方权力。

3合理防范采购管理及采购合同管理的有效措施

3.1完善制度，提高采购人员素质

为保证项目材料采购管理的质量，应建立健全的材料采购体系管理，使材料采购工作有证据可循。我们可以从以下几个方面开展工作：一是明确材料采购的目标。采购人员在采购材料时，应将材料质量放在首位，尽量降低采购成本，提升物资采购的效率；二是创建科学合理的物资采购的单位。公布完善的采购制度，要求项目部人员和供应商了解，做好相应的准备，采购人员相互约束和监督，合理避免或减少物资采购过程中将会碰到的风险性，防止给公司提供较大的财产损失；三是不断完善的项目物资采购规章制度，规划原材料采购规则。制订的项目物资采购管理体系应包含多个层面，如充分把握与项目物资采购有关的各类信息，制订对应的原材料采购方案，规范物资采购申报流程，制订科学合理的招标流程制度，执行合理的防范措施，为物资采购工作人员给予正确的方向；四是有关部门应加强互相沟通交流、融洽、互相监管。制定分级审批制度，当采购金额较小时，放权项目，当地直签。当采购金额较大时，扩大审批范围，严控最终审批权限；五是建立健全的奖罚制度，严格执行要求的流程，提升采购效率和质量；违背采购工作流程和不法经营人，给予警示教育。情节严重时，移交司法机关。除此之外，要加强对采购人员的学习培训，提升采购工作人员的专业技能，使其具备较好的专业道德修养，具备较好的采购风险防控观念。

3.2科学制定物资采购计划

在项目材料采购管理中，必须按照具体需要制订健全的采购方案，加强物资采购管理，严格执行方案进行购置。编制的原材料采购方案不但要达到工程的施工需要，还需要由采购部门和项目单位共同核查，以保证方案的必要性和应用性。采购方案的内容不可与具体情况有很大的偏差，费用预算目标应与具体目标保持一致。除此之外，在采购方案中还应包含运输方案、使用方案等，并采用良好的对策，保证物资采购的顺利开展。材料采购进度管理时，可遵循下列流程：首先，材料使用单位需提请完整的需求计划，材料采购单位根据需求计划制定完善的采购计划及招采方案；其次，需要建立健全会签审批制度，递交的工程物资采购方案由技术部门、财务部门、合规法务部门、物资管理部门会签审批，保证递交的材料采购方案符合实际状况，科学合理，需要按照现阶段库存量核查购置数量，随后向材料采购相关部门递交审批采购方案；除此之外，首先调研供货销售市场，掌握物资供应的价格行情，随后依据采购方案费用预算需要的材料采购金额；最后，报告估计的材料采购资金，申请资金，随后开始执行材料采购方案。

3.3评定经销商

制订科学合理的供应商评价机制，充分掌握供应商的具体情况，挑选适宜的经销商，以减少物资采购的经销商风险性。可以制订经销商准入条件，可与公司所属地区的生产厂家开展战略合作，选用生产厂家直接供货的方法，避免零售商差价，降低产品成本。挑选高品质、信誉度良好的货运物流生产商，承担原材料的运送。对经销商和申请人开展全方位的审计和评价，关注其商业服务信誉、技术实力、服务水平等层面，最后挑选合适的经销商开展协作。除此之外，还应按时评价经销商，考虑到其原料的制造品质，是否按合同书履行承诺。

3.4加强物资采购合同管理

加强材料采购合同的管理，签署合同时需要满足有关法律法规的规定，彼此需要达成共识，明确条款中的语义，加强合同档案资料的管理方法，有效预防物资采购中的合同风险。可采用下列对策开展有效的管理：一是材料合同档案管理的必要性，有关工作人员应具备较好的采购管理意识，进行专人专岗，并确立工作岗位职责，加强管理者的使命感，认真投入合同管理工作。依据具体情况制定合同书档案保管计划，包含长期性工作规划和短期内工作规划，按时汇报；二是加强材料采购合同台账，汇总合同书中的信息，及时反馈。已签署的合同书应集中管理，保证所得的数据的时效性和精确性。

结语

采购管理就是指在材料供货市场的规范要求下，购置需要的合格材料，为项目管理确立坚实的基础。为提升项目采购管理能力，应制定科学合理合规的采购流程，挑选事宜的采购方式，修订合法完善的采购合同，有效防范采购及履约过程中的各类风险。

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