企业办公室文秘如何发挥好参谋助手作用

企业办公室文秘如何发挥好参谋助手作用

张清莉

四川省 达州市 635000 四川达陕高速公路有限责任公司

摘要：企业办公室文秘的首要职责就是发挥好参谋作用，当好参谋助手。秘书参谋方向必须服从和体现领导决策意图，有利于决策目标的实现。本文探讨了企业办公室文秘人员应具备的基本素质，对办公室文职秘书如何才能发挥好参谋助手的积极作用进行了深入探讨。

关键词：企业办公室；文职秘书；参谋助手；发挥作用

引言

企业办公室在公司日常经营中有着决定性影响，具有承上启下、内外沟通、联系左右、调节关系的重要作用，承担着服务政务的作用。而秘书作为办公室的重要组成部分，有着传递上级意识，参与政务辅助的职能。文秘人员是企业领导出谋划策的重要人物，是企业管理的参谋，能在实际工作中为领导出谋划策，提高领导决策的准确性和及时性，保证决策的有效实施和落实。随着日益激烈的竞争和逐步加深的市场化程度，如何更好地发挥文职秘书人员的参谋左右，更好的用于服务上层决策，服务中层实施，服务企业积极发展产生一定程度的影响。

一、企业办公室文秘人员应具备的基本素质

企业办公室文秘人员若需要发挥好参谋助手的作用，需要具备以下基本素质：第一，积累知识的能力。企业文秘人员必须具备较高的文化素养，具有广博的基础文化知识。在现代社会中，企业在市场中竞争激烈，企业要想生存发展，不但需要透彻地了解，认识国家的政策，娴熟地掌握政策法规。还需要了解国外业务伙伴所属国家的相关民族文化。对社会科学、自然科学基础文化知识如：领导科学、管理学、法学等领域知识都需要涉及。第二必须具备综合能力。一是解决问题的能力。通过文秘人员可以加强企业与企业之间的良好关系，促使企业与公众之间建立良好的合作关系。企业文秘人员若具备较强的能力，可以及时解决工作中存在许多问题。文秘人员解决问题的能力越强，办法越多，就证明其有着较广的思路，这样文秘人员的工作成效自然就会很大。二是较强的思维能力。企业办公室文秘人员要做到“善应变”。思维能力往往更能反映出文秘人员的反应能力强弱。好的思维能力，往往更有利于问题的分析与解决。三是语言表达能力。企业办公室文秘人员要做到“会说话”，表达能力也是文秘人员的重要能力之一，文秘人员应当能准确、及时、规范的汇报工作内容，把握在不同场合、不同地点应该如何说，说什么等问题，只有掌握好语言表达能力，才能当好一个文职人员应有的工作。四是写作能力。除了语言能力，写作能力同样也很重要。企业文秘人员写作工作主要包括宣传材料和公文，要求文秘人员有较强的责任心，写好宣传材料，把好公文关，提高公文质量。第三。对工作热情积极。办公室工作是很辛苦的，文秘担负的工作也很多，既要尽心尽力、细致周到地做好领导的服务，同时还要不给领导添麻烦。因此，要求办公室文秘人员需要全身心地投入文秘工作中，做好每一项工作任务、写好每一份文字材料，不断增长自身才干。要持有饱满的工作热情，对工作态度积极认真，勤勤恳恳。只有具备良好的精神面貌，对工作充满热情，才能在实际工作中发挥其主观能动性，不断提高工作的效率与质量。

二、企业办公室文秘发挥好参谋助手作用的措施分析

参谋助手就是给领导提出合理、有价值意义的决策和建议，想到领导所想的，做领导想做的，主动进言献策，为领导排忧解难，出谋划策。在企业中，办公室文秘人员发挥参谋助手作用，有以下途径：
1.发挥文秘人员的督查督办职责

三分决策，七分落实。督查督办也是文秘人员的职责之一，督查督办工作是一项复杂而重要的工作，是直接为领导服务，是企业政令畅通、顺利落实的重要手段，是为提高执行效力和实现决策目标而开展的一项工作。要做好这项工作必须遵循一套科学的工作程序。从某种程度上来讲，督查督办是协助领导完成各项工作的有效途径，为了实现会议决策事项、批办文件等领导布置工作的传达贯彻和有效执行，文秘人员需要提高自身督查督办的执行能力，做到善于督查督办，敢于督查督办，确保执行结果。在执行工作的过程中，提高执行能力，抓住工作任务的中心与重点内容，严格按照企业领导的决策进行具体落实，更好地推动各项工作的有效进行。

2.抓好信息工作

办公室文秘人员想要发挥好参谋助手的作用，首先需要掌握大量的有效信息。信息可以对内服务决策，指导基层：对外可以反映情况、树立形象，对领导的决策及企业的发展发挥着越来越重要的作用。对内对外的信息，像国家对本产业的有关政策，行业最新信息等内容，这些都是需要文秘人员借助报纸、网站等一些渠道进行获取的。办公室文秘人员必须抓好信息工作，发挥好“信息库”的作用，一是要第一时间准确把握企业内外消息，扩大信息来源渠道，针对内部信息，深入到基层，全方位、多层次的了解各项工作的进展，确保信息的可靠性及准确性。办公室文秘人员还需要从各个环节中提取信息，从材料中提取重要信息，理清在讲话时的信息，记录好在会议时的信息，对信息进行整理汇集，明确地向领导传递准确实时的信息。二是要针对信息有规律地分类。协调职能部室按照工作分工，加强相关信息的收集，提高信息来源的广泛性、多样性。可以把信息分为重要的和次重要的，给领导汇报有重点地汇报。通过分析多方面的信息，可以形成透彻的报告，提供给企业领导，辅助领导进行决策，为企业有效处置问题、谋划发展提供信息参考和建议。

3.准备好相应文字工作

以文辅政是办公室文秘发挥参谋助手作用的重要渠道，做好文字材料的准备工作，文字材料准备主要包括讲话稿、企业介绍材料、会议纪要、调研报告、日常礼仪文书等多方面的工作。文字材料的涉及面广，理论性强，办公室文字材料对外代表公司的形象，展现企业面貌，对内要体现公司领导的意图，能够部署和指导企业工作。要提高文稿质量，需要文秘人员具备良好的专业能力和素质，还要准确跟进领导的思路，了解领导的意图，站在企业的全局的高度，谋篇布局，抓住工作的重点及关键的要素，做好文稿的相应工作。要求文秘人员注重日常的文字素材的积累，文秘人员的文稿起草质量与日常素材的收集情况有着密切关系，只有掌握了大量的素材，才能写好文稿，使文章符合企业要求，言之有理，全面准确的阐述问题。只有不断进行思维创新、观点创新、内容创新，相应的文字准备工作才能更出彩出色，才能更好地了解企业经营发展的动态，发挥出文秘人员的文案辅助工作。
4.提高自身水平，发挥超前思想

随着时代的不断发展，在企业工作中，办公室工作对秘书人员的写作，语言等各方面综合能力的要求越来越高。文秘人员想要充分发挥自身的参谋助手作用，需要不断提升自身水平，发挥超前的规划思想。要不断地进行学习考察，拓宽视野，切实提高个人自身综合能力和水平，还要围绕着全局工作实施超前性的谋划与思考，争取做到领导未闻有所知、领导未谋有所思以及领导未示有所行，能在领导需要帮助的时候真正地发挥出其参谋助手的作用。要善于发表自己的言论，积极为领导提出应对方法，多听领导的讲话，及时记录领导所表述的要点。参加会议，是了解一个企业情况最直接的途径，在会议过程中，可以掌握领导的思维方式，战略眼光，从而更好为领导出谋划策。还要认真分析企业当前所面临的问题，结合企业的实际情况，与外部环境变化，对企业的未来长远工作方向做出超前规划。了解职工群众的面临或者是反映的难题、焦点问题，经过细致的考察与调研，找出问题的本质，提出一些针对性较强的建议与意见，文秘人员要处理好与企业领导之间的关系，做好各个部门之间的协调和沟通，这样才能保证企业的进一步稳健发展。

三、结束语

新时期下，企业的改革与发展对办公室及其成员提出了更高的要求。人们应当时刻关注发展前景，紧跟发展趋势，自立自强，勇于创新，思想活泼，锐意进取，求真务实的做好本职工作。健全企业监督管理机制，加强对内部的自我管理和自我监督，提高全企业的整体思想意识形态。抓好信息工作、改进工作方式、加强效率管理，不断提高工作质量和工作效率。充分发挥企业文秘人员的参谋助理作用，提高文秘本身的自强意识，积极学习先进的管理经验和管理方法，不断思考解决问题的办法，准确把握领导思想，稳定传递上层意识，进而把文秘人员的参谋作用发挥到极致。

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