事业单位档案管理的现状及优化策略

事业单位档案管理的现状及优化策略

王睿 杨莉

长庆油田分公司第三采气厂 陕西 西安 710000

摘要：档案资料是工作开展不可或缺的组成部分，对单位工作建设的有序开展起着至关重要的价值意义。事业单位档案管理工作看似简单，实则有着独特的深意。不仅有助于企业长期发展，还能提高单位整体工作效率。目前来看，事业单位档案管理存在部分不足之处需要优化改进。本文从事业单位档案管理现状展开分析，指出管理中的不足并提出优化策略以供参考。

关键词：事业单位；档案管理；优化策略

前言：档案管理是对单位各项业务提供服务的统称，包括但不限于单位档案的归档收集、保管存放、整合利用、统计编目等一系列工作。做好档案管理工作对事业单位的长期发展意义非凡。

1. 事业单位档案管理现状

事业单位的档案管理工作任务量大，涵盖信息范围广，与各部门的工作有着千丝万缕的联系。负责事业单位档案管理的工作人员需要打起十二分精神，提高自身责任意识，细心耐心的做好每一项管理工作，将单位所有档案按照细则划分清楚，分类管理，便于工作需要时利用。但目前来看，大部分工作人员因为这项任务较为繁琐，操作重复性高而存有懈怠心理，缺乏责任意识，丝毫不在意这项工作的重要性，上班时报以应付心态。不利于工作效率的提高以及其他部门工作的有序进展，更有甚者会对单位造成严重的不良影响。

2. 事业单位档案管理重要意义

首先，事业单位档案管理工作能有效提高档案的利用率。事业单位庞杂的档案堆放在一起很难在需要时快速准确的找到利用，但档案管理工作人员会根据不同部门，不同性质给所有档案归类划分，不再将时间浪费在无谓的翻找上，有效提高档案的利用率。其次，事业单位档案管理工作能促进社会经济效益。传统的办公方式不仅造成了档案管理负担，而且增加了事业单位的支出成本。利用高校信息化的现代整合方式一定程度上促进了社会经济效益，节省了管理成本，避免了档案资源的浪费。最后，事业单位档案管理工作还将推进办公效率进一步提升。高效的档案管理能精准记录单位的各项情况，包括但不限于工作人员的转掉离、工作情况的统计。这一系列信息的精准反馈能在需要时快速响应，提高办公效率。

3. 事业单位档案管理现存不足

（一）部分工作人员职业素养有待提高

工作人员的职业素养直接决定工作的质量，因此，在缺乏职业素养的情况下，事业单位档案管理工作质量难以提高。要解决这一问题，应先找出根源所在。经过深入探究发现，事业单位档案管理工作是一项极其繁琐、复杂，却在操作上有较强的机械性。这不仅需要工作人员极具耐心，更需要具备多方面的专业知识与技能，持之以恒的毅力与超出寻常的细心。

但在实践中，无论是领导还是基层工作人员，都认为档案管理工作无需具备专业技能，任何人都能担任，因此，在岗位招聘时未设置专业条件限制。严重导致档案管理工作人员知识水平素养参差不齐，管理能力稍有欠缺，一定程度上阻碍的管理工作的进展。

（二）档案管理方式有待跟进时代步伐

事业单位档案管理工作效率的提高与多方因素存有联系。以管理方式为例，仅仅依靠旧时整合管理方式是无法紧跟时代前进步伐的，工作人员应取传统管理方法精华，去其传统管理糟粕，结合现代科技力量完善档案管理工作方法以及技术。

（三）档案管理设备有待持续优化

信息化时代影响着各行各业的发展，事业单位档案管理工作也不例外。但从观察情况来看，大部分事业单位档案管理使用的设备未及时更新，乡镇等偏远地区的设备甚至出现老化现象。在档案规整时，设备长时间不相应不仅会打击工作人员的积极性还会影响工作效率，降低档案管理工作质量。

（四）档案管理制度有待建设完善

严格完善的管理制度能有效促进事业单位向前发展。但部分事业单位认为档案管理工作范围过于庞大，对管理细则并不重视，相应的规章制度流于形式，严重导致重点工作开展毫无头绪。从而引发了一系列问题，阻碍了档案管理工作的有效进行。

四、事业单位档案管理优化策略

（一）提高工作人员的职业素养

提高档案管理工作人员的知识水平素养是建设档案管理工作的基础。档案管理工作人员应注重职业道德修养，从以下几点进行改进。第一步，进入岗位前做到学习、了解、融入。学习档案管理工作应掌握的基本技能，学习管理方面的知识。了解清楚自身岗位职责以及具体工作，认识到岗位的重要性。融入工作团体，学习参考优秀工作人员的长处，结合自身存在不足加以改正。第二步，加强思想建设，转变对档案管理工作存在的错误认知，正确认识自身肩负的重大职责。第三步，单位应积极组织管理方面培训与讲座，提高工作人员管理技能，拓宽工作人员知识层面，促使其专注投入到档案管理工作当中，为事业单位的进一步发展提供动力源泉。

在岗位招聘时，设置综合能力以及职业素养的考察环节。工作之余定期组织开展业务能力技能座谈会，适时投资档案管理先进分子外出学习深造更加先进的管理方法与技巧。加大宣教力度引导工作人员认真负责的对待这项工作。

（二）结合科技力量实行档案自动化管理

互联网技术已然深入各个行业的发展，事业单位档案管理也应联合互联网+技术推进管理工作进展。联合互联网技术打造数字化档案整理平台不仅能提高整理工作效率，节约人力投入，更能降低档案管理的错误，实现跨越性档案利用。因此，结合科技力量实行档案自动化管理势在必行。

首先，可以设计电子平台，开发出采气工程档案的检索查询功能。其次，请科技专业人员设计出电脑与电子档案存放柜的链接功能，使工作人员通过电脑操作完成档案的编排分类。将节省出的时间用于完成更重要的工作任务。同时，采气厂可以与天然气公司建立内部网络联系，将相关项目文件存在工作专用文件夹，实现内容同步共享。这一举措不仅能保障档案数据的真实完整性更能预防档案的丢失。最后，为保证档案的严密性，单位可以邀请程序员设置防盗程序，预防秘密档案泄露造成损失。

3. 完善档案管理制度提高管理工作效率

建立完善的档案管理制度能有效提高管理工作效率。首先，部门领导应组织档案管理工作人员熟悉岗位的相关制度，促进工作人员落实工作职责的同时便于领导指示管理。其次，指定完善的管理规章制度使对工作人员的软监督手段，使工作人员时刻注意自己的行为，规范操作流程。最后，事业单位可以借助科技手段设置工作人员管理数据库，施行分层管理与互相监督管理制度，督促工作人员共同进步。

结束语：新形势之下事业单位档案管理工作优化应以提高工作人员重视程度为前提，端正工作人员态度为基础，加大扶持力度培养档案管理工作人员的职业素养，结合科技力量实现自动化管理提高办公效率。最后，建立完善的档案管理制度督促工作人员不断进步，共同营造良好的事业单位工作环境。