对强化档案管理工作的分析探讨

对强化档案管理工作的分析探讨

石莉萍

临朐县档案馆

摘 要：在新的社会发展进程中，档案工作被摆上了重要的议事日程，社会的档案意识得以提升，档案管理的外在环境和内在条件明显好转，越来越多的档案资源被纳入管理范围，档案管理工作也社会的关系更加融洽和密切。本文围绕现有档案管理的基础予以分析，并借以发表自身观点与档案工作者进行探讨。

关键词：档案；管理工作；分析；探讨

如今，档案的多充价值已经日渐显现，其已经不仅仅是一种资料，它更多地体现的是一种信息，是一种独具特色价值的凭证和工具。档案在社会发展中的作用已经不可或缺，其基本价值也是体现在多个方面，如各种信息的查阅服务，推进科学管理和决策，服务个人利益诉求，还原历史性概况和面貌等。发挥好如此众多的价值作用就需要全方位的加强档案工作管理，提升质量带动发展，强化服务促进发展，让档案以开放性的姿态走向社会，服务大众。

一、档案管理工作存在的普性和共性问题

（一）档案资源应用开发不够。档案因其历史传承性管理理念严重，虽然自身资源内涵丰富，但是其中大量的不可认知的信息内容需要加工开发才能够被理解和利用。目前很多单位的档案利用工作正在得到重视和强化，大都可以满足依据档案目录进行搜索查询的目的。手工式的档案目录只是在利用中起到提纲挈领的作用，不可能完全涵盖档案内部所用的内容，可能会出现没有利用线索可以查找的问题。这种表象的利用形式，不仅方式方法落后，并且利用的效率极其低下，不能保障档案内容的查全查准；目录式查阅原文利用档案，根本谈不上档案资源的开发，即所谓的有就提供，没有就没有办法，在这种情形下的档案利用工作导致很多档案价值“埋没”，应有的价值应开发不够无法发挥，亟需加大开放的力度和深度。

（二）档案管理的封闭保守理念严重。社会发展已经进入了一个开放融合的新阶段，各项工作相互渗透，相互作用而助力提升。档案工作要紧跟新的社会开放发展形势才能大有作为，在服务发展中提升自身地位。目前绝大多数单位的档案管理工作都局限于一个小的发展范围，满足于日常单位文件查阅，没有推陈出现，创新提升的工作思路和勇气，甚至有的单位过于强调安全的重要性，档案的神秘感让人望而却步，有的单位档案管理呈现自由发展态势，只要存好文件，没有丢失就是整个档案管理工作的全部，这些落后庸俗的思想观念只会让档案工作与时代发展越离越远。

（三）新兴档案管理技术应用不足。在信息技术普遍使用的情况下，很多单位的档案管理工作仍然独树一帜，清净而波澜不惊，仿佛是一尘不染的“院外之地”，这不仅与大多数单位已经实施的办公自动化系统不协调，更是阻碍了自身的发展。档案来源于单位工作，理应与单位发展同步，有的单位现代化管理只是处于起步状态，如，利用计算机打印存储和查找档案文件目录，但是这样的应用显然不足，无法实现整个工作流程的现代化管理，差距仍然较大，连基本的档案应用系统和软件，工作平台等都没有建立，档案现代化实施无从开展，这势必不便于服务单位利用，对以后档案资源的系统化整合、共享、优化升级等都会带来更大的工作量，为档案质量的提升造成被动性影响。

二、强化档案管理工作的措施

（一）加大档案的开发利用率。要把档案工作的重心聚焦于服务利用方面，以更高效率服务利用需求为根本需求，通过多方式的连续性开发，创新打造新的发展服务格局。一是采取多种开发形式，多管齐下，相互补充，如可以利用档案举办展览、网上信息宣传、制作档案宣传手册等；二要围绕利用需求，为利用者考虑，可以针对某一个专题或某一方面的问题实施集中性开发，做到对症下药，增强服务的质量；三要及时总结开发利用经验，采取调研和问卷调查的方式，充分掌握更多的利用需求，以明确新的开发利用方向，让更多的人通过利用档案解决问题，让档案成为解决问题服务发展的重要资源。

（二）争取对档案工作多方面的支持。档案工作的复杂性和系统性特点明显，其工作性质也处于一种滞后的状态，即所谓的“不显山漏水”，很难让人特别关注和重视。但是档案工作是单位工作的组成分子，与每个人每项具体工作密不可分，为此只有加强档案的宣传引导才能进一步获取工作的重视和支持，要把档案工作与其他方面的工作同等对待，实施目标管理并纳入长远规划，把干好档案工作作为一种责任制，形成每个部门都肩负好职责范围内的档案管理工作，落实好具体的人员负责日常档案材料的收集整理和保管。

（三）强化制度保障。具备系列可操作性强的档案管理制度是落实档案工作的基本依据，要全面完善形成系统性的档案管理制度，为档案管理工作的健康运转服务。特别是信息化形势下的档案管理工作，面临的安全管理问题更加复杂严峻，建立安全的管理制度尤为必要而不可少，以此来维护档案各项管理工作的有序开展。

（四）积极推进档案现代化管理。在各项工作飞速发展的形势下，提升工作质量和效率成为发展的关键。档案的辅助性服务作用也要紧跟各项工作的进展，做到工作需要什么信息就及时全面提供某方面的信息，这就需要积极学习借鉴先进地区和单位的做法，创新运用现代化的方式管档用档，使档案管理向着现代化的方向前进。

（五）增强业务技能的应用实践。作为档案管理的工作人员，要充分认识自身工作的重要性，增强档案工作的使命感，以干一行精一行的基本工作态度，注重档案知识的学习，做好日常实践与理论的结合，掌握精通各项档案管理技能，从容应对档案工作中的新问题。提升自身素质要注重日常实践总结，也要主动参加更高层次的业务培训和进修，用过硬的档案业务基本功，不断推动档案工作上层次。

三、结束语

档案管理面对的是大量的重要信息资源，其所呈现的工作原始状态和历史性价值，在助力工作发展中具有积极的作用。在社会档案意识得以空前高涨的形势下，档案管理工作的环境和条件正在逐步改善，档案管理的方式方法也更为现代化。特别是计算机技术的发展，信息化网络化得到普遍应用，档案管理工作也在全面的转型发展，更需要运用新技术推进档案管理的效率提高。为此，要主动掌控档案的发展趋势，从自身发展的内部开展障碍性突破，以适应日益发展的社会性需求。

参考文献

[1]刘梅.对做好档案管理工作的若干思考. [J]《科学与生活》2017，167-168

[2]王新生.浅谈新形势下的档案管理与创新. [J]《大东方》2018，189-190

[3]刘文兴.论如何促进档案管理工作的全面发展. [J]《魅力中国》2017，217-218

[4]徐卫华.对档案信息化建设的思考. [J]《科学与财富》2018，236-237