社会保险档案管理系统的设计与实现

社会保险档案管理系统的设计与实现

刘丽彬

宽城满族自治县社会保险事业管理局 067600

摘要：社会保险是面向失去劳动能力工作岗位，或由于各种原因造成人身财产损失的人员提供的一种经济或社会补偿制度。社会保险是我国的一项基本国策，由政府操办，国家立法执行，因此社会保险的覆盖面积非常广泛，并且社会保险的面向人员也在不断的增多。传统的社会保险管理信息系统，面临现阶段大规模的参保人群，想要提升服务效率与质量，就要增加社会保险服务人员以及设施，但这会带来非常巨大的人力与物力开销。因此要建立高效的管理系统协助社会保险部门开展工作。

关键词：社会保险；档案管理；设计与实现

引言

从工作内容来说，档案管理工作就是对现有的档案进行整理、分类和编号，方便其他工作人员查阅和应用，提高档案资源利用效率水平。随着社会经济的不断发展，各类企业组织团体的发展也成现实新的态势和需求，这一背景给档案管理工作提出了更高的要求，为了给企业团体的发展提供更加优质的档案服务，必须加强档案管理优化，持续推动档案管理动作向着智能化和自动化方向发展。

1 系统设计目标

现阶段社会保险部门中档案管理工作的需求已经非常复杂，需 要对全体参加社会保险的参保人员进行档案登记、档案查询、档案 修改与档案删除等操作，并且需要对其有关联性的系统，例如财务 管理系统提供缴纳费用与参保时间等信息，提升社会保险档案管理 工作的效率。在设计社会保险档案管理系统时，主要以下几项目标： 将参保人员的原始档案转化为数据电子档案，并且档案的录入 要做到便捷准确。 自动生成各类报表，并实现报表的一次性查询统计与输出。 社会保险部门各级工作人员可以在权限范围之内对档案进行查 询、新增、修改、删除等操作。 建立分析参保人员年龄、知识结构、学历职称状况的数据模型， 准确的计算参保人员需缴纳的资金数额，并得出统计数据。 在数据的操作共享与管理过程中，要保证数据的全程安全，从 参保人员的相关单位中直接获取基础信息并进行集中管理，采取数 据安全保护措施。保护收集到的参保人员数据信息，当系统发生故 障时，要在最快时间恢复运行。制定完善的密码制度，控制各级工 作人员的权限，避免非法访问对系统造成破坏。

2现阶段档案管理工作所存在的问题

2.1现代化管理意识有所欠缺

对档案管理认识相对落后主要现在表现为以下几个方面：一是观念较为模式化。随着社会的发展，经济发展方式慢慢从计划经济向市场经济过渡，社会经济发展虽然进步了，但是档案管理工作者的工作思路不能在短时间发生转变，导致档案管理工作水平得不到有效的提高。二是管理相对放任。对档案管理工作的开展，目标不够明确，实际工作过程也缺乏一定的灵活性和创新性，认为档案管理仅仅是一般事务性工作，使得档案管理工作应有的效能不能充分的发挥出来。

2.2对社会保险档案管理工作不够重视

当前我国社会保障工作重点集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了档案管理方面。因此，这也给我国的档案管理工作带来了困难，增强了档案管理的难度。

2.3缺乏专业社保档案的管理标准和规范

社会保障档案管理缺乏国家标准，相关法律也没有及时修订，因此容易忽视档案管理，今后也会增加档案管理的难度。缺乏相关规范不利于档案管理，导致地方社会保险档案管理方法的分歧。不同职业类别的标准和管理水平也不一致。

3新形势下做好档案管理工作的方法

3.1建立规范标准的社会保险档案管理信息化机制

建立标准化的制度和制度有利于更好地管理信息。因此，我们可以根据当地社会保障情况建立档案标准化体系和流程，并将档案存放和排序等所有流程引入标准化体系。工作人员应严格遵守规章制度，提高其准确性，严格遵守规章制度。标准化管理也更容易促进档案管理。可以建立统一的运行机制和文件管理标准，在全国各地实现文件检索，从而更容易保证工作顺利进行，提高搜索效率。

3.2数据模式设定

在本系统中不需要自动添加服务器，系统会自动获取计算机的IP地址，系统也会自动地获取服务器本机名称，用户只需要输入登录用户名称与密码，即可登录到系统中，当用户输入完登录用户名称与密码时，点击提交设置按钮，系统会将数据信息提交到总局端软件上进行检测，如果用户名称密码正确，则会登录到系统中。

3.3加强创新

加强创新可以促进档案事业不断进步，作为档案管理工作人员，在实际工作中应创新工作思路，主动开发档案资源服务，转变材料收集模式，积极引进新的工作技术和方法，将复杂的问题简单化，切实提高档案管理工作的质量和效率。加强实践，在工作中吸取经验，端正服务态度，实现以服务助管理、以管理助服务的目的，建立科学的、完善的规章制度，明确各个岗位的责任意识，规范档案功管理操作，转变传统的思想，加强意识创新，重视理论实践，在反复的创新和实践中，提高自身专业技能水平，将档案的价值和功能充分的发挥出来。作为档案管理工作人员，必须具备爱岗敬业的职业道德操守，热爱本职工作，加强和其他部门之间的联系和沟通，了解其他部门的实际需求，争取第一时间给予有效的档案服务。

3.4档案借阅管理

档案借阅管理功能能够记录档案借阅时间、借阅人、借阅档案编号以及返还时间，同时也会记录借阅者的电话号码、借阅档案的使用目的以及档案的借书页数等信息。其中受理借阅的工作人员与受理返还的工作人员需要填写自己的姓名。在档案借阅管理过程中，能够实时地查询档案的借阅情况，实时查看已归还与未归还的档案信息。

3.5加强档案信息资源开发利用

各部门一般使用纸质材料收集和存储文件管理中的信息，但这种方法不利于数据转换，在不同位置检索文件也不太方便。因此，地方社会保险机构最好利用信息系统统一处理文件并在线访问。为了提高工作效率，扫描仪等设备可以用来将纸质文件中的数据输入计算机文件管理系统，或者图像可以直接转换成文字，有利于提高输入效率。因此，可以选择这些方法实现信息输入。

3.6数据统计

数据统计能够协助管理人员便捷高效地进行数据统计。在本系统中数据统计功能能够统计全部参保人员的档案数目，同时也能够按照参保人员的所在单位统计该单位的档案数目等，系统能够自动计算参保人员离职时间。

结束语

总而言之，在新形势下，以严格执行档案工作制定的相关政策标准为基础，切实做好档案收集、归档、保管和应用，完善档案管理工作制度，结合社会需求，以先进的信息技术，完成档案信息资源的精准筛选、保管和应用，切实提高档案管理工作水平和效率，保留社会经济发展的印记，为各个单位工作发展提供科学的依据和支撑。

参考文献

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[2]段霞丽.推进社会保险档案信息化建设的思考[J].办公室业务,2019

[3]赵松,张茜.市县社会保险业务档案管理存在的问题和对策[J].办公室业务,2019