新时期下人事档案管理的信息化建设探讨

冯玉波

淄博市交通运输综合行政执法支队， 山东省淄博市 255000

：行政事业单位是中国经济建设的重要组成部分，是为社会发展服务的部门。然而，行政事业单位内部管理，特别是人事档案的管理，仍有改进的余地。人事档案是一个单位的基础工作，其管理水平和质量直接关系到决策人员的决定。当今世界，科技日新月异，信息技术日新月异。因此，行政事业单位人事档案管理模式如不尽快完善，将很难适应社会发展的需要。

行政事业单位；人事档案管理；信息化建设

1 人事档案管理信息化存在的问题

（1）各环节相对独立。目前，在人事档案管理过程中，档案整理、归档、监督、咨询等环节相对独立，缺乏良好的衔接和沟通，增加了管理难度。

（2）缺乏奖惩机制。人事管理缺乏严格的管理和奖惩制度，档案损坏、丢失不负责任，先进工作者奖励不够，导致档案工作者积极性、主动性、责任感不强，档案工作者甚至为了私利而伪造档案。

（3）档案管理投入不足。政府部门、企业、行政事业单位人事档案管理信息化投资不足，研发进度缓慢。很多单位只购买了现成的档案管理系统来应付上级检查，而不能根据单位的实际情况制定或修改。

（4）信息水平低。目前，许多单位在人事档案的管理中，仍使用过去的人工成本管理。但是，这种方法效率极低，少数管理者无法对人事档案进行有效管理，档案处理速度跟不上档案数据的生成速度。同时，人工档案管理的准确性也受到了质疑，人为地进行档案管理、借阅等操作浪费了人力物力。

（5）数据分析能力不足。随着信息技术的不断发展，一些单位购买并开发了档案管理系统，实现了档案的数字化管理。但许多文档管理系统仅具有存储、查询、导入、导出等简单功能，无法对数据进行处理，更不用说分析、学习、挖掘、从中提取有价值的信息。

（6）档案的使用限制。对个体而言，存档很重要。但在中国，各级部门和单位对档案的使用仅限于任用、提拔、聘用检查人员。在日常选编工作中，不能有效地分析档案资料，不能从档案资料中发现人才。另外，档案一般仅限于单位内部人员流动，不利于人才流动。

2 人事档案管理信息化建设的意义

2.1 简化归档流程，提高档案管理工作效率

利用信息化技术对人事档案进行分类归档，可以将人事档案按时间顺序分成不同的信息模块。由此，人事档案的归档工作进一步简化，为今后人事档案的移交与借阅工作奠定了良好的基础。此外，通过档案信息化建设，可以有效地保证档案信息的完整性，进一步节省整理、录入、存档的时间。通过对人事档案的快速归类检索，可以有效提高人事档案的利用效率，对提高人事档案的管理效率起到积极的作用。

2.2 降低人事档案管理成本

对于行政事业单位来说，对人员信息的排查要求严格，覆盖范围也很广，这也造成行政事业单位纸质档案信息量大，需要占用大量存储空间，在做各种管理措施保障档案信息安全时，成本较高。然而，在实现了人事档案信息化管理后，档案信息的数字化存储占用空间更少。每日备份档案信息，维护计算机安全，有效降低人员档案的管理成本。

2.3 实现人事档案的多样化管理

在传统的组织机构中，多以书面记录和相片记录的形式存在。档案资源信息保存的方法较为单一化，也有很多是无法及时记录和保存。人事档案信息化建设是一种利用声音、视频、图像和其他多种方式记录和储存各类人员的信息。同时，实现了人事档案的多样化存储，丰富了人事信息，为行政事业单位用人提供了有效的参考。

3 加强人事档案管理信息化，提高档案管理水平

3.1 转变人事档案管理观念

在现代信息技术飞速发展的今天，人事档案管理必须顺应时代的要求，创新人事管理信息化模式，保障人事管理信息化建设的顺利进行。要转变人事档案管理理念，充分认识人事档案管理信息化建设的重要意义；同时，作人事档案管理者也应尽一切努力履行职责和义务。我们深知人事档案管理信息化建设不可能一蹴而就，但是寻求最适合的人事档案管理方式还需要时日。因此，相关人员应该针对目前人事档案信息化建设的现状和存在的问题，定期进行调研，从而实现人事档案信息化管理。

3.2 强化人事档案信息化基础

当前，在人事档案信息化建设中，加强人事档案信息化基础建设，有效提高人事档案管理效率是一项重要工作。对行政事业单位人事档案信息化基础设施设备进行维护管理，充分利用信息化设备，为人事档案信息化管理提供重要硬件支撑，充分利用信息化设备，更好地实现人事档案信息化建设的目标。适当增加经费投入，积极购置新的信息技术设备，不断更新单位内部人事档案管理信息技术设备，最大限度地提高人事档案管理效率，实现人事档案信息化建设。

3.3 建立健全信息化工作机制

如何有效地管理人事档案，关键在于建立科学合理的信息机制。因此，在行政事业单位人事档案信息化建设过程中，要结合实际，建立合理的信息化建设机制。首先，在人事档案管理过程中，需要建立信息化管理体系，规范人事档案信息管理，为人才开发过程中的信息化管理提供依据。其次，制订人事档案信息录入、信息分析、设备管理等相关规定，根据工作需要，建立人事档案信息管理自查系统，使人事档案信息化建设在一个科学、规范的人事档案管理体系的约束下顺利进行。

3.4 整合纸质、数字化档案

由于涉及到的信息量大、时间跨度长、受主客观因素影响，经常会出现信息不一致、数据不一致等问题。对此，应进一步加强原始档案与数字化档案管理的衔接，规范人事档案数据库建设，逐步建立统一、规范、科学、细致的人事档案信息库。应采用科学的方法整合人事档案信息，建立先进的人事档案数据库，使人事档案中的所有信息及时地输入计算机，使人事档案真正实现电子化，为人事档案的检索、查询提供了更大的便利。

3.5 建立一支高素质的人力资源管理队伍

在当今信息化高度发展的时代背景下，人事档案要充分发挥其在人才管理中的积极作用，发挥其功能。对于行政事业单位而言，人事档案职能是否能充分发挥科技、高素质人才的作用，积极建立一支高素质的人事档案管理队伍也是企业必须重视的管理工作。所以，为适应时代的需要，在招聘人事档案管理人员时，首先要考察管理人员的信息素质。其次，要加强在岗人员的教育培训；要积极探索培养高素质人才的途径，制定科学完善的学习、考核和奖励办法，使在职人员在持续学习中提高综合素质。要加强单位间交流学习，不断引进先进的档案管理理念，档案管理者应认真履行职责，严格遵守职业道德，最大限度地实现人事档案的管理。

3.6 建立信息录入机制

在进行信息化人事档案管理之前，要根据行政事业单位的实际情况，核查档案信息内容，保证输入系统数据的真实性、完整性。建立工资库、专业技术员科研成果数据库、人事任免数据库。为确保系统的稳定运行，必须以归档工作为基础，实现业务和信息处理的自动化。整合各部门的信息系统，实现信息资源的共享。该系统的用户具有特定的权限和访问权限，在功能部件的权限设置上，要细化数据权限，做好系统备份和数据备份，以保证数据的正常运转。文档要物理存档，要与其他业务系统数据连接，实现物理访问和存储隔离。

结束语

随着行政事业单位改革的不断深入，人事档案工作面临着新的挑战。由于人员信息量的剧增，信息量的空前复杂，行政事业单位要面对这种情况，必须在人事档案管理方面开展信息化建设。要充分认识单位档案信息化建设的重要性，重视提高管理人员素质，健全人事档案信息管理制度，不断完善硬件设施，加强档案信息资源共享，做好人事档案信息管理数据库和安全防护，推进单位工作与时俱进。

参考文献

[1] 李颖瑜. 人事档案管理的信息化建设研究[J]. 企业文化（中旬刊）,2020(2):195.