加强行政审批档案管理利用的若干思考

王静

莒县行政审批服务局

摘 要：行政审批档案管理必须与时俱进，共同发展。在新时期，档案工作对于相关单位发展行政审批具有重要意义。但是，在实际工作中，档案的参考价值并没有得到很好地体现，在相关工作中还存在一些问题。基于此本文提出加强档案管理工作的建议，并进行相关讨论。

关键词：加强；行政审批；档案管理；若干思考

1 行政审批档案管理与利用中存在的问题

1.1 档案完整性、规范性较差

完整、准确的内容是行政审批档案工作的重要要求。基于这一点，必须保证它具有良好的规范性。一方面，档案完整性要求档案要真实、客观、详尽的记录、反映相关工作的进展，另一方面，规范化又能使档案内容结构更加系统、结构化，便于查阅和利用。但是，目前有些行政审批文件的完整性不高，内容上有遗漏或错误。另外，行政审批档案内容复杂、涉及面广、档案规范性差，使其管理工作十分复杂和困难。

1.2 档案价值无法得到充分地利用和发挥

为了使档案的信息价值得到充分发挥，一是要档案工作的质量问题。当前部分行政审批档案的完整性和规范性不强，极大地降低了质量水平，记录的内容缺乏参考价值，很难为相关工作提供支持，这就给开发和利用带来了很大的困难，也很难发挥其对相关工作的推动作用。二是档案管理与利用方面存在的问题，也与单位档案工作重视不够、档案人员整体素质偏低、管理手段落后、档案开发利用水平低有关，行政审批档案资料质量是整个档案工作的重要基石。

1.3 软硬件设备不齐全

当前，许多地方行政单位对行政审批档案信息化建设的投入不足，导致档案信息化建设进展缓慢。第一，在人力资源方面，信息技术高技能人才的匮乏，档案信息软件的应用问题。由于不能立即解决突发的技术问题，导致文件管理效率低下。第二，计算机配置问题。许多行政单位因资金投入不足，购买计算机存在一定的缺陷，在使用过程中可能出现卡顿、死机等情况，影响办公人员的工作积极性。其次是行政审批文件管理软件的建设和后期维护。有些行政单位使用的档案管理软件存在漏洞，在信息量大时，会出现错误或失效，造成档案信息的丢失。此外，许多行政单位对软件的后期维护不够重视，只注重前期的安装使用，不增加后期维护的投入。应用中经常发现软件存在问题，严重影响了工作效率。第三，信息安全保护还不够充分，因为行政单位的审批内容很多，如招标信息的审批流程。信息量很大，常常在上传的时候会感染一些病毒或木马。但是，由于信息安全保护措施不到位，造成行政单位电脑损坏，甚至文件信息丢失。

1.4 档案管理思维落后

要加强行政审批档案管理，首先要认识其薄弱环节。在档案管理工作中，往往存在一些忽视档案保存的工作人员，忽视档案管理中存在的一些具体问题，而忽视了档案保存的重要性。所以，一旦出现问题不及时解决，反而在一定程度上破坏了数据，文件的可用性严重丧失。档案的意义在于，将来有需要的人或事物都可以使用，使人们在很短的时间内就能轻松地看到自己要找的相关信息，并随时查看。但对现在的档案员工来说，他们不在乎工作的意义，只关心工作的形式。其次，为了更好地加强行政审批档案的管理，从对员工基本岗位职能的培训入手。就现代社会而言，尽管在一定程度上工作要求越来越信息化、现代化，但网络的出现也给工作带来了许多便利，在一定程度上节省了工作成本和工作成本，为现代工作提供了极大的方便。然而，网络虽然简化了一些办公室工作，却不能完全实现信息化，还需要人工操作，影响档案管理工作效率。

2 完善行政审批工作中档案收集与整理的有效措施

2.1 提高对档案工作的重视程度，转变档案工作理念

目前，在行政审批档案工作的发展中，档案工作者对档案工作的认识和重视是影响其发展的重要因素之一。完善行政审批档案的收集整理工作，要从档案工作者自身做起。增强对档案工作的认识，能够认识到自己对行政审批工作的重要意义和工作职责，从而积极加强对档案工作理论和方法的掌握，改变落后的档案工作观念，使相关工作更符合新时代发展的要求，更好地适应新时代的需要。

2.2 转变档案收集、整理工作方法，增强档案工作的完整性和规范性

针对以往行政审批档案缺乏完整性和规范性，为了保证行政权力运行过程中所收集的文件资料的完整性，行政机关应积极创新和改变其工作方式。一是要进一步完善相关制度，对收集、整理质量的详细标准，包括内容的格式、装订形式等，将各部门的档案工作落实情况纳入部门和个人考核。二是健全档案工作流程和质量责任机制。收集档案时，有关人员要签字确认，严格监督其流转过程，做好一系列的整理、装订、保管工作，保证档案的完整、安全、保密。三是对申请人提交的外部资料进行审核，确保符合相关规范，数据标准化是申请审批的重要要求之一。

2.3 积极利用现代技术，提高档案收集、整理工作的效率

现代化科技的发展，大大提高了档案工作的效率和质量。伴随着信息技术的发展和行政管理体制改革的不断深入，各级政府建立了网上行政审批平台，这为行政审批档案工作的实施打下了良好的基础，为推进电子档案工作起到了重要作用。对行政机关档案的收集和整理要积极利用现代技术。例如，结合网上审批平台，可将申请人提交的信息自动上载到本单位的档案数据库，并根据审批工作定期自动更新信息。在档案资料流通中充分利用单位局域网建设，提高档案传输效率，采用数字签名等验证和保护机制，保证文件内容的安全性。

2.4 合理运用电子文件

要加强行政审批档案信息化管理系统的建设，必须重视数字化的档案管理系统和软件开发。这是因为信息系统能够及时地共享文件和存储文件，信息管理软件能够保证系统的稳定运行。为此，在建立现代档案信息管理系统时，必须结合行政审批档案信息管理的要求，开发出符合行政审批档案处理系统要求的软件，以满足信息系统建设的相关要求。与此同时，档案信息管理机制建设需要明确电子文档收集管理的重要性，要求各单位和社会领域及时收集电子文档，第一时间做好电子文档的收集、分类和保管。

2.5 构建档案信息管理机制

应将现代信息服务理念、设备和方法运用到原有的档案管理模式中，应尽可能地调整档案管理模式，让行政审批档案充分发挥应有的作用。在此基础上，制定相应的管理机制、管理流程和管理技术规范。随着行政审批档案建设的需要，档案信息的应用更加合理。文件管理部门需要与档案信息系统建设联系，招聘专业档案管理人才，重视信息化档案管理人才的培养，定期组织工作人员参加相关工作学习，结合档案信息服务标准，提高自己的技能和服务水平，以适应档案信息管理的发展要求，改变工作人员原有的工作思路，有效应用信息化档案管理系统，进行档案信息分类、档案归档、共享等。

2.6 加强继续教育，保持队伍稳定

档案员素质是提高档案利用率的重要保障。档案人员应通过多种形式加强继续教育。一是加强档案管理人员的职业道德教育，提高他们的专业素养，明确其重要性；档案工作属于服务工作，往往需要与人直接打交道，让员工树立“以人为本”的理念，切实增强服务意识，勤勤恳恳地工作，默默无闻地贡献力量；要保持严谨的工作作风，及时学习和更新知识体系。二是加强档案工作人员的专业知识教育，实行集中培训，提倡个人自学，引导档案人员学习专业档案知识、计算机知识及其他档案管理知识，做到全面精通业务。三要结合档案管理者的兴趣，开展延伸培训。档案管理不仅仅是管理档案的简单，也是分类目录的档案，修复保护受损档案等等。结合档案工作者的兴趣，加强培训，使其成为一名稳定、知识丰富的综合性档案工作者。

结束语

行政审批档案管理工作是一项需要人力、物力、财力共同支持的工作。要充分利用行政审批档案，需要改善档案管理环境，提高档案人员素质，强化领导重视，确保档案管理工作的可持续发展和档案资源的可持续利用。

参考文献

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