新媒体助力快速征集重大活动和突发事件档案

新媒体助力快速征集重大活动和突发事件档案

陈斌

南水北调中线干线工程建设管理局

摘要：我国档案局在2020年向社会颁布了《重大活动和突发事件档案管理办法》，这一档案管理办法的出台具有深刻的社会背景。2020年年初，新冠疫情在全球范围爆发，这一重大突发事件的出现严重扰乱了社会正常的秩序。因此，重视对重大活动和突发事件档案资料的征集，对于完善我国档案管理体系，优化档案管理质量具有重要的现实价值和意义。随着新媒体技术与档案事业的有机渗透整合。新媒体技术在重大活动和突发事件档案信息资料的征集方面具有天然优势。本文从新媒体应用角度出发，探讨新媒体在重大活动和突发事件档案征集方面的价值和作用。

关键词：新媒体；重大活动和突发事件档案；征集

一、前言

随着新媒体技术在我国社会方方面面渗透和应用程度的不断提升，新媒体技术与社会生产管理的深度融合，对我国档案事业的管理模式以及档案资料的储存模式都产生了极大的影响。基于新媒体背景，借助新媒体技术，可以快速征集到各种载体形式的档案资料。特别是在重大活动和突发事件档案资料的征集上，新媒体天然具有征集范围广大，速度快的特点。因此，重视新媒体与重大活动和突发事件档案资料的融合性应用研究，对完善我国档案管理体系，优化档案管理质量具有重要的实现价值和意义。

二、重大活动和突发事件档案概述

根据2020年我国出台的《重大活动和突发事件档案管理办法》精神，重大活动是指在我国境内外所举办组织的，对党和国家、地方、行业武汉的重要国际影响和重大意义的庆典、纪念、赛事、会展、会议等大型活动^[1]。重大活动具有临时性强、社会关注度高、涉及面广大以及影响力大的特点，重大活动组织举办过程中产生大量真实反映当时活动实情的档案资料。重大活动档案的载体形式包括图表、视频、音频、图像以文字等。重大活动档案资料来源广泛，个人、社会组织以及国家等主体都可以通过记载形成重大活动档案。对于重大活动和突发事件档案的处理，要遵循统筹协作、分类实施、分级管理以及统一领导的工作原则。

三、新媒体在重大活动和突发事件档案中的特点

新媒体在档案管理过程中依托互联网信息化技术，包括微博、微信、门户网站、抖音、今日头条等不同社交平台，新媒体的传播载体方式包括视频、图片、文字、音频等。在重大活动和突发事件档案中，新媒体的应用具有以下几个方面的特点。

一是传播实时化^[3]。一旦出现重大活动和突发事件，新媒体可以实时以图片、视频、文字等方面将信息资料推送到用户处，整个档案资料传播时间以分秒计算，新媒体与重大活动和突发事件档案的有机融合，可以大大地减少信息传播环节缩短信息资料传播时间，从而实现档案资料信息的实时收集。

二是存储海量化。传统的档案信息在传播中以纸质方式进行传播，纸质档案容易受纸张版面、时间的限制，而新媒体档案以电子方式进行信息传播，档案载体形式多样化、多元化。所以新媒体档案储存数量巨大，特别是通过大数据和云计算技术，可以实现新媒体档案的海理储存。

三是传播面广。由于新媒体档案的形成只需要使用智能终端设备，如智能手机、平板电脑。所以新媒体档案的形成操作简单，门槛低，每个拥有智能手机的个体既是档案信息的发布者，又是信息的接受者，所以新媒体档案传播范围广。

四、重大活动和突发事件档案工作所存在的问题

一是缺乏配套和细化管理机制，档案部门无法提前参与和介入档案工作。尽管国家档案局在2020年颁布了《重大活动和突发事件档案管理办法》《办法》从2021年6月就开始实施，但是在重大活动和突发事件档案以往的工作中，存在档案资料收集不全、收集难、移交不及时以及档案归属流向不明确等问题。但是现实档案管理工作中，由于各地档案部门并没有制定细化和配套的管理机制，造成出现重大活动和突发事件时，档案部门无法直接提前参与和介入档案资料的收集工作。二是部分档案部门缺乏新媒体收集档案资料意识。由于重大活动和突发事件具有社会关注度高、涉及面广大以及影响力大的特点，档案部门要想快速高效地收集重大活动和突发事件档案资料，必须要充分发挥媒体在信息收集处理的优势。但是从现阶段部分档案管理人员的情况来看，部分档案管理人员未能充分认识到新媒体与重大活动和突发事件档案收集工作之间的应用价值和意义。三是应用新媒体收集重大活动和突发事件档案资料载体形式单一。档案部门、档案管理人员在收集重大活动和突发事件档案资源时，局限于一种档案信息形式，相关部门和人员习惯以传统档案管理思维进行档案资料收集，收集范围和载体形式狭窄单一，未能将图片、视频、文字、音频等不同形式的信息进行组合收集[4]。从而影响到重大活动和突发事件档案资料的多样化和多元化。

五、优化新媒体收集重大活动和突发事件档案工作质量效率的建议和对策

一是制定重大活动和突发事件档案收集细化和配套制度。各地档案部门以及相关职责部门，要结合《重大活动和突发事件档案管理办法》的有关规定和精神，制定好细化和配套制度，结合重大活动和突发事件的特点，从收集内容、收集对象、收集流程、收集方法等方面进行补充和完善。二是全面增强档案部门及相关人员的新媒体应用意识。由于新媒体依托互联网信息技术，档案部门以及相关管理人员可以通过互联网搜索技术，以重大活动和突发事件为搜索关键词，高效地搜索下载到来自不同媒体、组织、个人的信息资料。所以新媒体在重大活动和突发事件档案资料的收集上具有时间、效率的优势[5]。因此，档案部门以及相关人员必须要强化新媒体应用意识和应用技术，档案部门可以定期不定期组织培训，通过培训再教育来强化档案管理人员新媒体技术应用能力。三是丰富新媒体档案资料的载体和形式。档案部门以及相关管理人员在利用新媒体收集重大活动和突发事件档案时，要丰富新媒体档案资料的载体和形式，拓宽重大活动和突发事件档案的收集范围、渠道和内容形式，以此提升档案数据库的完整性。

参考文献

[1]李涛.建立健全机制进一步做好重大活动和突发事件档案收集管理工作[J].云南档案,2020(11):2.

[2]洪宇翔.我国突发事件档案研究综述[J].2021(2017-5):16-18.

[3]张超.重大突发事件档案规范管理刍议[J].黑龙江档案,2020(2).

[4]刘爽.重大突发事件社交媒体档案管理探析——基于新冠肺炎疫情的思考[J].东西南北,2020(7).

[5]楚艳娜,李贞玉.重大突发事件专题数字档案馆建设探索——基于"9·11"数字档案馆和"飓风数字记忆库"的思考[J].中国档案,2020,No.560(06):67-68.