行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略

冯玉波

淄博市交通运输综合行政执法支队， 山东省淄博市 255000

行政事业单位人事档案是单位内专门为员工设立的档案，其中保存了每个人的教育和工作情况。这对于建设高素质的人才队伍，提高行政事业单位的服务和管理水平有着非常重要的意义。面临着越来越大的社会需求，我们必须加快观念的转变，认识到人事档案管理标准化的重要性，采取相应措施，使人事档案管理规范化，为人事档案的发展打下基础。

行政事业单位；人事档案；规范化；水平提升

1 当前行政事业单位人事档案管理存在的问题

1.1 对规范化档案管理重要性认识不足

由于人力、物力、财力缺乏强有力的支持，档案管理的作用没有得到有效发挥，人力、物力、财力等方面的潜力没有得到有效利用，对行政事业单位的整体运行产生了不利影响。

行政事业单位的规模在不断变化，功能和功能面临着巨大的变化，社会、服务形式不断增加，机构的性质面临多样化。所以，随着时代的发展，行政事业单位的工作效率也应该不断提高。然而，由于档案管理规范化，档案管理质量难以达到标准，影响了工作质量和效率的进一步提高。就体制而言，没有制度保证，领导重视不够，标准化建设难以形成，档案管理者的工作规范缺乏正确的价值评估和有效的激励机制，导致档案管理不到位，无法对人才进行准确的评价和合理配置。

1.2 从事档案管理人员专业水平有待提高

行政事业单位的档案管理者大多并非专业人员，也有内部选派、经验不足或即将退休的员工。缺乏档案管理经验，缺乏专业水准。这类员工根据单位的需要做被动的档案管理工作，缺乏规范的管理和扎实的知识，不能实现高质量的档案管理。伴随着行政事业单位的不断发展，人员流动日益频繁，社会和市场对档案管理提出了更高的要求。专门化、规范化是必然的。但是大多数单位并没有以降低管理成本为目标，加强专业档案管理人员的补充，现有档案管理者不定期地进行专业培训和知识更新，导致管理混乱加剧，管理专业化发展滞后。另外，有些行政事业单位人事档案的管理制度不健全，缺乏具体的操作依据，档案人员设置的随意性较大，难以规范人事档案管理。

1.3 信息化建设投入不足水平偏低

行政事业单位档案管理人员信息化程度低，是困扰行政机关工作的一大难题。其原因有二：第一，档案管理员入门不到位，信息技术培训不足，档案管理信息化转型，无法利用现代设备。第二，一些行政事业单位没有认识到实行标准化信息管理系统的必要性。目前，先进的计算机系统在软件、硬件等方面都不够重视，不能及时更新，影响了人力资源管理的效率和信息的可用性。这就限制了信息技术的发展，使得信息的保存、检索、阅读变得费时。这不仅严重影响了档案管理质量，而且使实体档案过多、过多的读取、移动，给实体档案带来不可弥补的破坏。

1.4 传统管理方式尚未向现代管理转型

有些行政事业单位在自身发展过程中，已开始认识到档案管理存在的不足，并开始进行相应的改革。但是，目前的改革策略仍受档案管理传统知识和思维的制约和影响，仍保留着陈旧的管理惯性，缺乏制度安排，这种管理方式不规范，严重影响了人事档案管理工作质量，导致档案管理不规范、备份不全、机密性差、使用困难、利用率低。规范人事档案管理不可能一劳永逸，需要一个长期的过程。在这一过程中，旧的管理方式的负面影响越来越明显。简单来说，对传统的档案管理，要搜集、整理、归档、保管、查阅、流转，基本上都是手工完成，管理落后，使用效率低。在这一模式的约束下，规范、现代化的人事档案管理工作难以实现，不可避免地会出现诸多严重影响管理质量的漏洞，偏离了当前推进人事档案管理的目标。

2 行政事业单位人事档案管理工作有序开展措施

2.1 提升对人事档案管理关注重视度

行政事业单位需要构建一个全新的发展总体目标，要紧密结合市场经济发展的特征，拟定综合性的人事档案管理计划方案与目标，更加的重视人事档案的管理，增强单位内部和管理层的宣传推广，提升员工思想意识，让相关员工了解自己的想法，帮助员工全面执行关键要求的文件管理。另外，行政事业单位要在人事管理上加大人力、物力的支持，优化制度弊端，建立人才资源整合机制，切实加强人事管理，实现人事管理规范化。

2.2 加强人事档案的信息化建设

鉴于信息技术的不断发展，电子信息技术的普遍使用，行政事业单位人事档案管理工作也需要进一步地优化。除此之外，人事档案管理机制也需要一定的保障。故此，需要人事档案管理者进一步强化创新技术的研发和使用，实现其信息化建设，优化人事档案管理机制，全面提高人事档案管理的规范化管理总体水平。第一，积极开展网上档案管理信息化系统。互联网档案管理平台承担网络档案的搜集、分类整理和进行归档整理工作。第二，健全完善机构档案管理运作模式。行政事业单位档案管理运作模式需要健全完善，一方面是鉴于现代信息技术的特征，另一方面是构建一个良好的运作模式，有助于提升行政事业单位档案管理的深度和广度。利用计算机信息技术开展管理，极大地方便了档案的快速查询和信息检索，使档案内容更新更加的及时。除此之外，该方法可以避免 档案被篡改，确保档案信息内容的真实可靠性。

2.3 重视培育管理思想意识

是否提升人事档案管理的规范化管理总体水平，关键是培育档案管理者的管理思想意识。需要真正的解决思想问题，务必将其付诸行动，培育管理思想意识是关键。需要构建完善制度，开展档案主题教育，大力加强对管理人员的学习培训，使管理者更深入地意识到人事档案管理规范化管理对事业单位发展的重要意义。第一，对于有较多档案信息渠道的藏书，可以建立健全信息收集体系，完善内部业务单位和部门的信息。第二，建立人事档案，设立档案收集渠道，建立档案基本记录，包括工资、工时、工作时间、夫妻关系、学历、职业等。总而言之，行政事业单位可以从各方面加强管理者的管理意识，结合实际推进人事档案管理的规范化实施。

2.4 健全完善团队建设，提升工作人员专业能力

作为档案管理工作地可以直接参与者，人事档案管理者的专业能力可以直接影响到档案管理的质量与效果。需要实现行政事业单位人事档案管理的目的，第一，要健全完善人才队伍建设，构建一支高效化、团结一致、高素质的高素质人才队伍。第二，明确科学、合理的团队建设目标，拟定培训学习目标，开展培训学习，深入分析培训需求，深入分析员工的工作总体水平和能力。第三，对员工进行合理的配置，保证其功能的发挥，不断优化管理流程和效果。第四，为了更好地配置人力资源，行政事业单位要对员工工作行为进行监督和管理，发现员工行为中存在的问题，及时给予指导和教育。行政事业单位应当建立奖惩制度，奖励那些积极主动、表现优秀的工作人员，并在行政事业单位内培养干部，为其提供新的发展机会。

2.5 自主创新档案管理方式

行政事业单位人事档案管理需要紧跟新时代的步伐，推动人事档案的智能化、全方位发展。人事档案的相关资料应日趋完善，紧密结合市场运作的特征，对档案内容开展合理有效的补充，充分借鉴先进人事档案管理机制，增加管理经验。通过构建科学的年度评估体系，构建共享的人事管理档案，推动行政事业单位人事档案管理网络化、专业化发展。

结束语

总而言之，随着中国经济的不断完善，行政事业单位的可持续发展水平也有所提高。行政事业单位是我国的重要职能部门，因此需要强化人事档案管理，建立档案管理体系，规范管理内容，实行全面控制，切实提高行政事业单位人事档案管理水平。

参考文献

[1] 范文琪. 如何提升行政事业单位人事档案管理规范化水平[J]. 山西青年,2017(20):148-149.