企业档案工作数字化转型问题探析

企业档案工作数字化转型问题探析

陈翠

中交广州航道局有限公司 广东省广州市 510220

摘要：企业档案工作数字化转型是当前企业工作的实际需求，能有效促进企业发展。其面临着制度体系建设不完善、档案资源信息收集不全、档案服务水平有待提升、业务工作流程数字化未实现及信息数据割裂等问题。企业在档案工作转型过程中应构建合适的数字化转型模式，推动业务系统全流程数字化，健全数字化管理及保障制度并积极完善配套基础设施及系统的建设，从而实现档案工作数字化的转型成功，为企业发展发挥出更大的价值。

关键词：企业档案工作；数字化；档案工作转型

前言：随着科学技术的快速发展，我国已经进入信息发展时代，为推动企业各项工作的顺利开展，企业档案工作应进行数字化转型，与企业各项工作形成密切联系，助力企业当前工作内容及模式的有效转变与改革，进一步促进企业经济价值和社会价值的提升。企业档案工作的数字化转型也能让档案工作在竞争激烈的市场中保持稳定良好的工作竞争态势，不断突破，更好地实现企业档案的价值。

1. 企业档案工作数字化的优势及必要性

信息技术的快速发展增强了我国现代的企业整体能力，也推动了企业档案工作的发展。依托于信息技术发展的数字化档案具有经济效益高、办公效益高、档案利用率高等胜于传统档案的优势，企业档案工作数字化不仅可以对档案进行科学管理，还能借助个性化数字管理模式，加强对当前企业档案信息的系统化管理，实现精准的档案信息查询，保证信息的安全储存并及时更新相关的资源内容，为档案数据信息资源共享提供便利条件。在我国数字化档案的发展过程中进行档案工作数字化转型，实现信息资源的数据分享，既能保持良好的资源管理的作用，形成企业档案动态化和实时信息管理，也有利于加强相关内容的系统调整，减轻档案管理工作压力，实现现代技术发展优势，打造数字化档案信息技术管理^[1]，让企业档案更好地服务于企业的整体工作。因此，企业档案工作必须在多方面进行技术强化，科学整合当前信息资源，强化档案管理工作质量，彰显新时代企业档案工作数字化转型的快速发展，才能推动企业向更深层的数字转型升级，提高企业综合竞争实力。

2. 企业档案数字化面临的问题

（一）制度体系建设不完善

目前我国很多企业档案工作都在转型中，但是现在的企业档案数字化工作体系仍然存在一定的问题，严重影响了档案数字化工作的持续发展建设，制度体系的不完善不仅让企业档案工作管理无法形成有效的管理控制，也滞后了数字经济的快速发展。成功的转型要不断完善工作管理制度，建设专业化的工作体系，还需从多个方面进行改进，对相关制度进行科学制定，研究在企业发展等方面缺乏的管理制度^[2]，很多企业档案管理内容也应当随着档案服务工作进行及时快速的调整，从而增强企业档案工作创造的价值。

（二）档案资源信息收集不全

丰富的档案资源是做好档案工作的基础，有助于提升档案工作的质量。大多数企业档案工作经过长期发展已经能够形成科学系统的管理，在手工档案管理上有较为完善的工作体系。但仍有不少企业档案管理工作因为工作理念问题比如对数字化档案不够重视等原因或者受限于一些技术和资金上的问题，缺少对原生性电子文件及元数据的收集，从而出现企业数字档案资源类型不齐全及内容缺失等情况。

（三）档案服务水平有待提升

现在不少企业都开始主动适应数字时代的发展，建设数字档案管理系统，积极应用数字信息内容，提供良好的信息技术服务，利用企业档案门户、企业数字档案馆等作为企业档案数字化转型的方式，极大程度上改变了档案部门的服务方式。这些改变都推动了档案工作的快速发展，逐步形成服务优化的态势，但是企业档案服务水平仍然有待提升，还需进一步对相关的服务管理工作进行科学强化管理，保持良好的方案研究管理工作，进行科学高效研究，加强用户管理，主动从多方面进行优化，全方位提升企业档案的服务水平。

（四）业务工作流程数字化未实现

企业档案工作数字化是利用信息技术对档案信息进行科学系统的有效管理。档案管理部门对档案工作数字化转型的积极推动及企业档案相关信息内容的研究可以形成标准化的信息流程，但企业档案工作数字化转型不是简单的一个部门的转变，需要通过整个公司不同部门、多方面信息资源的整合与协调，才能保证整个业务工作流程数字化的实现，从而根据企业档案的实际信息数据进行系统的分析处理与研究，使档案档案数字化的转型符合企业的实际发展需求。

（五）信息数据出现割裂

当前档案信息系统的建设需要考虑实际发展情况，建设符合时代特征的企业档案服务工作。因此在现今的信息管理体系下，企业档案工作应该建设专业的企业管理服务，形成科学的信息处理方式与统一的数据信息模式以保证能科学有效地进行档案资源信息处理。但是一些文件由于数据信息出现割裂，影响了相关信息内容的资源整合，无法建立有效的信息联系，出现资源难以调整的情况，可能会影响用户对信息的查询，不利于资源共享。

3. 企业档案工作数字化转型的策略

（一）构建合适的数字化转型模式

不同类型和规模的企业在实际的档案数字化转型过程中可以投入的资源、资金和人力各异，面对的档案信息体量也不同，因此企业在实际的档案工作数字化转型时应根据各自的具体情况来选择合适的方式。在企业经费有限时优先进行存量档案的数字化以便后续档案工作的开展；在资源投入和人才缺乏时先实现档案个别环节的数字化转型，如先将目录数字化以提高检索效率等。完整的档案数字化及数字档案馆（室）的建设是企业档案数字化转型的综合，工作内容多，涉及面广，复杂程度高，需要较多的人、物、财等资源。因此不同的企业应在不同的转型模式下，从易到难，从点到面地逐步实现企业档案工作的数字化转型。

2. 推动业务系统的全流程数字化

企业档案形成于企业在生产、经营和管理过程中的各种业务活动中，因此作为档案管理流程前段的各种业务活动电子文件的归档是当前企业档案工作数字化转型中最大的需求，也是电子档案管理的前提条件。现在大部分企业的业务信息都已经实现了日常数字化管理，然而还是有一些业务未实现全流程的数字化，这使得相关信息数据在后期的档案管理中都受到了限制，也难以发挥出其最大的价值。因此，企业应大力推动业务系统的全流程数字化，保证业务系统的稳定运行，做好相关电子文件的归档，为后端的档案数字化管理打好基础，进一步促进企业档案工作数字化的顺利转型。

（三）健全企业档案数字化管理及保障制度

企业档案工作数字化转型不仅需要档案部门、信息技术部门、业务活动部门的协同合作，还需要相应人才、技术及资金的支持，涉及到多环节的配合。因此企业应制定档案工作数字化专项发展规划并加快健全各项数据归档及电子档案管理制度，完善相应管理制度，创造良好的数字化工作环境，形成专业管理控制体系，保障企业档案工作数字化转型有条不紊地开展，提升档案工作的价值与效益，从而推动企业整体水平的发展。

（四）完善配套基础设施及系统的建设

在竞争激烈的数字时代，企业面临着较之以往更为苛刻的生存环境，数字技术影响了企业各方面的发展，企业档案工作与数字化的结合能使企业档案的利用更高效精准，更好地服务于企业，而在这个过程中，基础设施和系统的建设至关重要。因此企业除了重视档案信息资源本身外，还应着力于档案工作基础设施和系统的建设，根据企业档案工作的实际情况，完善配套基础设施，保障相关信息系统对档案工作的支持，积极开发相应特色档案的价值并建立一站式档案信息利用平台，提高档案服务水平和利用价值，保证企业档案工作在数字化的推动下为企业发展发挥出更大的作用。

结束语：数字化是如今企业档案工作的必要发展趋势，不仅能有效实现档案资源的优化、集成与聚合，真正实现档案管理业务与数字技术的融合，从而发挥和提升档案价值，助力企业档案工作的创新发展和高质量发展^[3]，还能强化企业管理思想意识，提高管理效率和效益，形成良好的经济发展模式，推动企业提质增效，不断提升信息时代背景下企业的竞争力。在此背景下，企业需要树立正确的认知和思维，充分把握企业档案工作自身的规律和特点，以技术与管理创新为双驱动，规划企业档案工作数字化转型路线图，最终顺利实现企业档案业务的转型升级。

参考文献：

[1] 陈水湖 . 数字转型背景下企业档案管理转型升级对策研究 [J]. 机电兵船档案 ,2019(02):65-70.

[2] 原诗萌 . 央企应打造有韧性的数字企业——专访 SAP 全球高级副总裁、中国总经理李强 [J]. 国资报告 ,2020(06):92-96.

[3] 王强 . 企业档案工作数字化转型 : 背景、方向与策略 [J]. 中国石油企业 ,2020(08):69-72.