医疗卫生单位档案管理路径浅析——以兴化市为例

医疗卫生单位档案管理路径浅析——以兴化市为例

罗爱华

江苏省兴化市卫生健康委员会 江苏泰州 225700 

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市直医疗卫生单位是全市卫生健康资源的重要组成部分，这些医疗卫生单位在从事医疗、科研、教学、管理以及其它各项活动时，形成了大量对单位和社会具有查考价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录，它是各个单位在服务经济社会发展、保障人民群众身心健康的记录和见证，也是日常管理工作的重要组成部分。它伴随着单位的发展壮大而日益丰富，对单位回顾历史、指导当前、规划未来具有重要意义。近年来，随着医药卫生体制改革的不断深入，我市医药卫生事业的发展取得了长足的进步，作为医药卫生事业的一部分，市直医疗卫生单位的档案建设与发展也取得了明显的成效。但对照相关工作要求，不难发现，部分单位的档案建设与发展还存在一些不足，一定程度上制约了卫生健康事业的发展。如何进一步加强管理，更好地为医疗、教学、科研服务，实现档案管理的现代化，是摆在档案管理人员面前亟待解决的问题。笔者认为，应当正确认识各自单位档案管理的现状，聚焦问题导向，落实关键举措，全面提升档案管理水平，促进档案管理的规范化，为卫生健康事业的发展作出应有的贡献。

一、市直医疗卫生单位档案工作基本情况

我市市直医疗卫生单位共有8家，其中三级医院1家、二级医院3家、一级医院2家、卫生监督所、疾控中心各1家。这些单位相继成立于上世纪50年代至80年代，由于各医疗卫生单位对档案工作相对重视，市卫生行政主管部门和档案部门指导有力，各医疗卫生单位的档案工作开展情况总体较好。进入21世纪以来，随着办医条件的逐步改善，部分医疗卫生单位的档案库房按照标准设置，为档案工作的创新发展创造了积极的外部条件。目前，8家医疗卫生机构中，市人民医院、疾控中心档案室分别获得江苏省三星级等级证书，市疾控中心正积极申报江苏省四星级档案室。市二院、三院、妇保院档案室分别获得泰州市三星级等级证书。市中医院即将搬迁新址，正积极争创江苏省三星级档案室。

二、市直医疗卫生单位档案工作存在问题

多年来，在部分人的惯性思维中，甚至是相关单位的负责人眼中，医疗卫生工作的核心是提供优质的医疗卫生服务，医院管理的重点是提高医疗技术水平，改善就医环境，为患者提供优质价廉便捷的医疗卫生服务。作为医疗卫生工作组成部分的档案管理，有时显得重视程度不够，工作力度不大，得过且过，一定程度上制约了档案事业的发展。

（一）人员配备上差异性相对较大。根据医疗卫生规划建设的总体要求，各级各类医疗卫生单位都设立了档案室。但是，由于各个单位的情况不同，在档案管理的人员配备上，呈现出明显的差异性，极个别单位档案管理人员意识淡薄，重视程度不够；档案知识更新不够，业务素质有待提高；从事业务工作较多，档案工作时间相对不足。

（二）制度落实上成效性相对不一。尽管所有单位都有档案管理制度，但在实际工作中，部分单位由于档案收集职责不清，致使许多应该归档管理的材料散失。同时，随着科技的不断进步，医疗卫生档案已在最初的文书档案、照片档案、病历档案、实物档案、人事档案的基础上，逐步增加了科研档案、病理切片档案、声像电子档案的内容，部分单位没有适时修订档案管理制度，致使归档内容界定不清，管理范围不明。

（三）管理手段上效率性相对低下。计算机及网络技术的广泛运用，为医疗卫生单位各项工作的开展，提供了极大的便利。由于档案工作不直接提供医疗卫生服务，因此，除市人民医院外，大部分单位在从事档案工作时，没有使用档案管理软件管理档案，未能真正发挥计算机及网络技术的优势，有的时候还停留在手工阶段，目录检索、服务利用效率低下，不能实现档案资源共享。

（四）硬件设施上前瞻性相对不够。目前，在各个医疗卫生单位中，市人民医院、疾控中心完成了迁址新建工作，配备了标准的档案室；市三院完成了改扩建任务，配备了相对标准的档案室。其他单位档案室的情况，则各不相同，有的单位面积较小，不能达标；有的单位没有安装密集架，装备陈旧；有的单位安全管理措施不到位，距离“八防”标准尚有一定的差距。

三、做好市直医疗卫生单位档案工作的基本思路

完整系统的档案资料，对医药卫生事业的发展具有一定的参考价值。针对各个单位档案管理的现状，进一步统一思想，提高共识，对标找差，多措并举，狠抓落实，全面提升档案管理水平，不仅是新时期档案工作的客观需要，也是助推卫生健康事业提质增效的必然要求。

（一）创新思路，凝聚共识。思想是行动的先导。做好医疗卫生档案管理工作，加强学习，提高共识是前提。要进一步加强档案法律法规的学习，增强干部职工的档案意识，特别是领导干部的档案意识，充分认识到档案工作的重要性。要不断解放思想，突破保守闭塞的思维定式，以创新的理念、创新的行为，加强医疗卫生单位的档案管理，加强与相关部门的沟通交流，取长补短，凝聚共同做好档案工作的强大合力，为高质量做好档案工作营造良好的环境。

（二）完善制度，明确责任。完善的档案管理制度，可以为医疗卫生工作的开展提供有益的指导。医疗卫生档案信息量大、类别多，应建立与之相应的、科学的档案管理体系，明确专门的职能科室，将不同门类、不同载体的档案进行统一管理。加强制度建设，健全规章制度，促进档案工作的规范化、制度化。尤其要建立明确的激励机制，充分调动档案工作人员的积极性，将档案工作纳入单位年度目标考核之中，与分管领导、管理人员的政治成长、职称评聘、工资福利挂钩，为档案工作的顺利开展提供强大动力。

（三）选配人才，提升素质。事业发展，人才为先，配备称职的档案管理人员是做好档案工作的前提。各个单位应当立足实际，根据档案工作的需要，将政治素质高、业务能力强、爱岗敬业、乐于奉献的人员，充实到一线岗位，建立合理的档案管理人才梯队。将档案人员的培养，纳入单位人才的总体培养计划中，通过专业培训、知识更新、业务竞赛、进修学习、职称评定等途径，提高业务水平，提升操作技能，以适应档案工作的需要，促进档案管理水平提高。

（四）系统收集，奠定基础。做好档案资源的开发利用，拥有档案是前提，只有最大限度地收集档案信息资源，才能为档案资源的开发利用创造条件。档案管理人员要根据医药卫生事业的需要，及时修订完善文件材料归档范围，才能准确、客观地收集档案资料。充分利用各种资源，运用多种方法，面向社会，广泛征集医疗卫生事业发展过程中形成的各种照片、实物等资料，再现医疗卫生事业发展的真实面貌，大力丰富室藏，满足开发利用需要。

（五）积极开发，做好服务。档案编研工作可以提高档案的利用效率，医疗卫生档案具有相对的专业性，在编研上做足文章，能够为医疗卫生服务提供有益的借鉴。档案管理人员要立足实际，以保障人民群众身心健康为目标，立足医疗卫生行业特点，兼顾社会利用需要，确定带有普遍性需求的编研课题，进行有针对性的研究，编制出实用性强的档案信息编研成果，最大限度地满足利用者的信息需求。同时，加快档案工作信息化步伐，形成具有医疗卫生特色的室藏档案资源体系。不断拓展档案服务的领域，开展全方位、多层次的信息服务。

（六）加大投入，提供保障。档案工作的开展，离不开经费的投入，以及硬件设备的配备。各医疗卫生单位在制定总体发展规划时，应将档案工作纳入其中，保证档案工作经费的投入。落实符合标准的档案库房，按照上级档案行政主管部门的要求，做到档案室、办公室、阅档室“三室分开”。配备开展工作所需的装具，如密集架、扫描仪、复印机、数码相机、空调、灭火器、监控设施等，为档案事业的发展奠定坚实的物质基础。

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