浅谈电力企业文书档案管理的重点和难点

浅谈电力企业文书档案管理的重点和难点

余瑞娟

云南电网有限责任公司信息中心 云南昆明 650000

摘 要：企业文书档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的管理文件材料的统称。电力企业文书档案主要包括发文、收文（上下级单位和外单位的来文，会议材料等。归档是将办理完毕且具有保存价值的文件材料，经系统整理并移交档案人员保存的过程。本文主要阐述了在新的形势下，电力企业文书档案管理的重点和难点。

关键词：企业；档案；管理

一、电力企业文书档案管理的重点

电力是国民经济的基础行业，社会生产安全可靠性要求高，档案管理作为电力企业的一项重要基础工作，加强档案管理，提升档案管理水平，是电力企业安全生产、经营建设和科技发展的重要基础保障。

档案管理工作应以记录电力企业生产经营活动等各业务产生的，以各中心是呈现的信息资源为重点，以为公司生产经营等提供有价值的档案信息资源服务为目的，规范开展文件材料收集、分类整理，档案保管、利用、鉴定、销毁和统计以及档案工作评估等各方面工作，确保企业档案齐全、完整、准确和安全。

（一）电力企业文书档案的形成

文书档案的形成与积累是档案管理的前奏。由于电力企业的各管理部门和业务部门每天形成大量的各种文件材料，涉及到不同岗位和不同人员，为保证定期归档工作的顺利进行，办公室对各部门形成的文件，要注意做好平时的积累工作文件。文件的形成有其自身的规律和特点，国家档案局颁布的《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）明确了归档文件整理原则；遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同驾驶，便于保管和利用。

归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件归档后不得更改。

文书档案由各单位总文书在每年的第一季度将上年的文件材料向部门移交。部门文书按照公司文书档案分类规定进行分类，再按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的相关规定，以件为单位进行规范整理后向综合档案室移交。

（二）做好电力企业文书工作和档案工作的规范衔接

文件是档案的基础，文件质量的高低直接关系到档案的质量的好坏，没有高质量的文件作为基础，档案的质量就得不到有效的提高，由此可见，档案管理水平的高低是建立在文书部分规范化处理文件的基础之上的。因而，文书人员要提高档案意识，切实做好文书材料的立卷归档。在实际的文件处理过程中，要时刻意识档案管理工作，从而真正实现文书、档案工作一体化。要做好这一点，需要文书人员重视文件材料的质量，例如纸张的大小、文字的格式等都需要有一个标准。严谨使用圆珠笔、红墨水、铅笔等起草、修改和批阅文件材料等。此外，文件的处理要及时、准确;收发文件需要及时的进行登记和记录，一旦发现文件的缺少，要及时的查找。

归档文书档案包含纸质文件和电子文件，纸质文件与电子文件的内容须完全一致，并同步归档。电子文件需为不可修改的只读文件。归档文件应“以我为主”即以本单位产生的具有凭证查考价值的文件为主。除针对本单位的批复、批示和在工作中需要贯彻执行依据性文件外，外来普发性文件一般不需要归档。

二、电力企业文书档案管理的难点

（一）建立有效的管理机制和程序

严格按照规章制度办理公文，对于档案管理的规定和程序，要尽可能的细化，简介明了，并且具有可操作性。文书档案工作人员要严格的执行公文的规则，严格进行审核和签发，坚决避免滥发文件和发无效的文件现象。在公文正式印刷之前要认真审核签发的手续是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否规范，在印刷以后发送之前工作人员还需要进行再一次的校对和审核。如果需要修改实质性的内容，则需要按照程序进行审批。

（二）文书档案的归档范围和保管期限

归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。归档范围是归档制度最重要的内容，正确划定归档范围是保证归档文件材料齐全、完整、系统的关键。电力企业文书档案应根据国家（含地方）、行业的有关规定，结合自己的具体实际情况，确定本企业文件材料的归档范围。归档范围应以企业工作活动为主，突出反映企业基本职能活动和各项业务工作。外单位的文件不论是上级、下级，还是非隶属关系单位，应以是否与企业工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点。既不可搞“有文必档”，不管文件的价值和来源，凡是文件都归档；也不能讲有价值、属于归档范围内的文件遗漏。

企业档案的保管期限定位永久、定期，定期一般分为30年、10年。

因此，电力企业必须根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》和国家及专业相关规定，结合本企业生产组织方式、产品和服务特点，编制本企业的《文件材料归档范围和保管期限》，并在资本结构和主营业务发生较大变化时，及时修订和完善《文件材料归档范围和保管期限》。

3. 电力企业文件归档时间

归档时间是指文件材料的形成部门将按照一定要求进行整理后的应归档文件，向档案部门移交的时间。正确规定归档时间，对于维护企业档案的完整与安全，确保各部门和档案部门的政策工作秩序，具有实际意义。企业文件材料的归档时间主要有两种：定期归档和随时归档。电力企业必须根据文件的形成特点做出具体规定。

（四）培训档案管理人员的原则

档案管理人员是企业文书档案管理工作的主体，不具备较高的素质，就无法把文书档案管理工作做到规范化、标准化、科学化。因此，企业必须重视对档案管理人员的培训。

首先，要对档案管理人员的职业道德进行培训。档案管理人员应当具备良好的政治素养，使其具备高度的纪律性和组织性，遵纪守法，杜绝泄密、失密。然后，要对文书档案管理人员进行职业培训。良好的业务素养和职业技能是做好文书档案工作的前提。文书档案综合管理是科学性非常强的一项工作，它要求档案管理人员具备良好的专业知识，包括理论基础和业务技能两个方面。通过培训，使档案管理人员的档案意识和档案技能不断的得以提升。最后，要对档案管理人员进行科技手段的培训。对档案管理人员只进行专业技能培训是不够的，要实现信息化的文书档案综合管理，那么也就说明档案管理人员还必须具备相当程度的计算机操作技能，通过培训，使其能够达到信息化管理的要求。

结语

综上所述，企业文书档案是事业单位重要的档案材料，它是电力企业行政活动的重要文件，体现了该单位的发展历程和成长轨迹，是电力企业性质活动的宝贵经验财富和信息资源。要想走出文书档案“责任不分、归档不齐、划分不准”的现状，只有狠抓制度落实，责任问责到人，严格细心谨慎，才能提高文档价值利用，完善和建立文书档案管理体系，实现电力企业的效能化发展。

参考文献：

[1]李和平. 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》实施指南[M]. 电子工业出版社, 2013.

[2]事由. 归档文件整理规则[J]. 档案与社会, 2016(4):4.

[3]无. 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定[J]. 中华人民共和国国务院公报, 2013(9):4.