新时期办公室管理工作探索

新时期办公室管理工作探索

王利

国网山西省电力公司晋中供电公司 山西省晋中市 030600

摘要：办公室作为企业发展中重要的组成机构，是实施各项决策和各项管理活动的重要部门，也是企业内部沟通的主要渠道，其工作质量的好坏会直接影响企业效益的获取，所以企业管理人员在进行办公室管理时，应不断提升在企业制度决策中所起到的辅助作用。鉴于此，本文主要分析如何做好新时期企业办公室管理工作。

关键词：办公室管理；价值；工作实践；

由于现代企业日常的办公事务既具有常规性又具有琐碎性，所以要想提高办公室管理工作的质量与效率，就必须对标准化流程进行合理设计，这样才能促使现代企业运营效率的有效提升。要想高效完成现代企业日常的办公事务，需要多人甚至是需要多部门多人配合，这就要求部门之间、人员之间加强沟通，同时对现代企业日常的办公事务达成一定共识，并且相互理解相互包容，这样才能提高办公室管理工作的质量与效率，从而促进现代企业的可持续发展。

1 办公室管理工作的作用

其一，办公室管理工作具有重要的桥梁作用。对于办公室管理工作而言，它不仅承担着传递领导层决策的重要使命，还具备一定的宏观调控和综合权衡的职能。其二，办公室管理工作具有重要的参谋功能。在开展办公室管理工作的过程中，办公室员工需要对各部门的信息进行搜集整理，并将条理清晰的信息提供给管理层，从而帮助管理层更好的决策。

2 新时期办公室管理工作创新研究的价值性

首先，办公室管理工作水平不仅是企业管理人员决策能力的体现更是一个企业发展的综合表现。办公室管理工作在企业发展与企业战略规划中扮演着重要角色与价值，办公室人员通过信息收集、存储、转发、统计等一系列工作为企业领导人员传递相关信息，为领导决策职工直接资料。因此，通过科学化管理模式在加强办公室管理工作规范的基础上，可以进一步提高工作人员的工作效率及工作的热情和积极性，对促进企业整体管理水平提升具有重大的现实意义^[1]。

其次，办公室管理工作水平是一个企业办事效率与服务质量提升的重要组成部分。严格意义上来说，企业办公室在处理工作中经常会遇到一些琐事，如管理人员管理方式不够科学或管理方法不够不善，势必会导致服务质量降低。如果办公室管理工作能够应用科学化管理方法，这样，在管理中不仅可以可理顺与完善各项工作标准与实施流程，同时，可以规避部门之间因相互推诿扯皮造成工作进度缓慢甚至停滞，所以说，科学高效的管理方法对提升办公室服务质量、促进办公室工作效率而言较为关键^[2]。

3 新时代办公室管理工作实践

3.1完善管理体系

要想提高办公室管理工作效率，适应新时期的发展，完善的管理体系是基本保障。结合当前管理体系方面存在的问题和不足之处，做好改进和优化。首先要改变传统的管理观念，引进一些新的管理理论和观念，比如以人为本的管理理论，精细化的管理方法等，彻底改变传统的管理模式。变被动为主动，充分发挥出办公室的职能和作用。

然后是建立健全管理制度，建立科学的管理制度，实现办公室管理的制度化、规范化和科学化，以此来提高管理水平和管理效率。利用制度来约束人和管理人，一些的工作按制度进行，明确工作在任务和责任，做到有章可循。针对办公室管理工作综合性比较强，而且内容复杂，在完善原有制度的基础上，还需要在一些操作程序、流程等方面加强管理，明确清晰的工作程序，让工作开展起来更加顺利。

3.2创新管理方式

创新管理方式，对于办公室管理工作方式的创新，最关键的在于技术的提高。企业决策者应该重视办公室管理工作，充分认识到办公室管理工作的重要性，加强在办公室建设投入。比如加强信息化基础建设，比如计算机、软件系统，实现办公室管理工作的自动化和智能化，以此来提高工作效率。

而人才队伍建设则是信息化建设的基础，因此还需要加强队伍建设，提高整体素质。一方面企业内部对于办公室人员，要加强人才培训教育，不定期的组织学习确保其思想、技术的先进性。比如针对一些新的管理技术，就可以组织统一学习，确保工作人员技术的提高。另一方面是在人才招聘方面，尽可能的吸引一些优秀专业的人才，提高队伍综合素质，同时在引进人才的同时，也能引进先进的思想和技术。

3.3细化工作项目

在企业办公室管理工作开展中，要细化工作项目，办公室职能涉及许多不同内容，工作覆盖面更加广泛。因此，为促使办公室管理工作能够发挥自身优势，真正起到管理作用，管理人员要结合实际工作情况与工作流程，按照先后顺序，分析其逻辑的可行性，全面研究不同工作细节，在此基础上，对工作进行量化与细化，这样才能对工作进行有效把握与分解，促使管理质量与管理效率得到提升。在办公室工作开展中，管理人员要将不同工作安排到每一位工作人员身上，促使各环节都会有专业工作人员负责，提升整体工作质量。

3.4业务流程化

由于办公室内务工作非常多，必须要根据所有服务对象、内容与重点的不同，实施科学的划归，同时树立起来相应的工作标准，有效落实业务的基本流程，进而保证责任到人、任务到岗。比如在信息传送工作上，就需要明确约稿、编写、审核、复审、签发以及反馈等多个步骤与基本方式，同时构建相应的工作制度，严禁出现不按照流程办事的情况，因此建立起来各司其职、运转有序的工作环境，最终提升工作效率和质量。

3.5加强企业文化建设

企业的文化建设可以形成企业发展的核心力，优秀的企业文化可以决定企业的发展周期与在市场中的核心竞争力。具体来说就是，企业文化有助于企业内部形成良好的工作氛围，通过先进管理理念与企业经营理念的发展来改变传统服务型企业理念。因此，企业要贯彻以人为本的管理核心：（1）管理者应加强对企业员工的关心，通过了解员工的技能能力，专业素养等，最大程度发挥人力资源价值，根据员工实际情况完成岗位调整。（2）鼓励办公室行政管理工作人员完成日常工作后进行记录总结，在归纳总结中发现行政工作中存在的问题疏漏，并通过精细化管理方式将工作内容进行分解细化。（3）通过总结分析来发现企业管理中存在的问题。（4）通过总结分析来发现企业管理中存在的问题，及时调整对员工的绩效考核标准，更准确地反映员工工作实际情况。

结论：

在当前社会经济发展十分迅速和市场竞争愈加激烈的的形势下，办公室作为企业和单位的重要构成部门办公室管理工作也越来越受到企业和单位的重视。在实际的办公室管理工作中，应该加强办公室良好形象的建立，加强办公室工作人员作风的管理和培养，加强提升办公室人员的业务素质和办公能力。

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