建筑工程档案管理浅析

建筑工程档案管理浅析

赵薇

吉林市市政设施管理中心 吉林省吉林市 132001

摘要：随着我国经济的快速发展，城镇化进程加快，工程建筑业支柱产业地位逐步确定、支柱产业支撑作用更加明显，对整个国民经济发展的推动作用越来越突出。与此同时，直接影响着人民群众生命安全、财产安全的工程建设质量成为社会日益关注的热点。工程设计文件、勘察文件、建设管理文件、监理文件、施工文件等全套工程档案完整记录且真实反映了工程建设全过程，是衡量工程质量的重要依据，对保证工程质量具有重要意义。

关键词：建筑工程；档案管理；措施

档案信息的收集与整理工作至关重要，对不同文件材料进行深入分析与鉴别，有序整理并归档各类项目档案，能保证工程项目的完整性。提高档案资料管理质量不仅可方便后期直接调取，也能及时反馈工程项目的现场施工过程及相关质量情况。企业若要提升工程档案资料的有效性，不仅需要明确未来的发展目标，也需根据实际情况进行管理方面的改革与完善。

1工程档案管理对工程质量的影响

1.1工程档案和工程质量相互依存

工程档案产生于工程建设全过程，随工程进度同步形成，具有不可替代的原始记录性，其内容可以直接呈现工程建设质量面貌。建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等反映了工程原材料的质量；施工组织设计反映了人员配备、机械设备的使用和现场调度；施工日志记录施工方法和工艺流程，通过施工日志可以还原每天施工的基本面貌。所有这些影响质量管理的控制因素都在文件归档范围之内。而且即使在工程竣工后，工程档案依然发挥着作用，需要借助工程档案资料来证明工程的建设质量。档案资料的真实性和完整性直接影响着工程质量，因此工程建设企业要重视档案管理工作的开展。

1.2做好档案管理是加强工程质量控制的重要环节

工程档案是静态的文件性资料，记录着动态的工程建设，形成于施工管理、质量管理等业务活动之中，是业务活动链条的最后一个环节。档案的形成质量直接反映着工程管理、质量管理水平和各项业务活动的规范程度。规范形成、留存工程档案，既是档案管理不断走向前端的需要，也是加强施工管理、质量管理、施工监理等业务活动规范性的题中之义。

1.3做好档案管理是提升工程质量的重要内容

在工程建设管理中，做好档案管理是必要的工作，具有一定的强制性。首先，工程档案资料可以直接应用在工程建设各个环节中，如业主或工程监理在工程建设过程中通过参考设计图纸，能够对工程施工质量起到监视和控制的作用。此外，工程实体与档案是一个事物的两个方面，工程档案同样是整个工程项目的有机内容之一。因此，工程档案的质量同样属于工程质量的组成部分，没有高质量的工程档案，也就没有完美的精品工程、优质工程。

1.4档案管理质量直接影响着工程质量

做好工程档案管理对保证工程建设质量起着至关重要的作用，除了在工程质量验收时，需要以档案资料作为基础来进行验收，依据相关标准，根据档案内容对工程质量进行判定外，许多工程由于规模较大、分项工程多、建设周期长，需要现场实时调用档案资料开展施工，是施工的主要依据。因此，工程档案内容的准确性、档案的安全保管和及时提供利用直接影响着工程质量。

2提高工程档案资料质量的策略与方法

2.1明确企业管理发展目标，提升档案管理发展意识

企业的发展离不开清晰的管理制度与目标，要提升工程档案管理质量，只有加强宣传力度，营造严谨、高效的企业文化氛围，才能避免员工及相关负责人对档案管理工作的懈怠，确保降低工程档案资料统计与整合期间的失误率。（1）企业管理层人员需提升管理意识，重视工程资料管理工作的重要性；根据企业实际情况配合不同形式的宣传方式，带动员工与相关责任人认识档案管理的重要性。通过多方位的管理、宣传与改革优化，提升员工资料管理意识。（2）做好档案资料管理工作的培训管理。高效的档案管理方式能有效缓解档案管理人员的工作压力，通过专业技术与信息化操作工作模式的培训与学习，不仅能拓展档案管理部门人员的工作阅历，也能提升工作能力与认知水平。（3）实现工作能力与职业素养的全面培养，加强监督管理。管理人员应严格遵守档案资料管理制度，保证资料的真实性、完整性及有效性。少数员工或责任管理人员，可能会使用文件造假等方式应付检查，对此必须加强监督管理，完善相关制度，才能在提升工作效率与质量的同时，避免不合理的操作与行为。为提升员工的向心力与工作积极性，企业可采取征集意见等方式反思当前企业发展存在的不足，利用企业内部的交流平台，选择适合档案信息化管理的操作方式。通过不断的改革与完善，并给予相关人员奖励与表扬，激发员工工作配合的积极性。

2.2健全工程档案管理制度，将责任制度落实到个人

（1）通过分析企业档案管理部门的现状，研究当前迫切需要改革与完善的制度。坚持以人为本的发展概念，建立健全的人性化档案管理制度。（2）为确保档案编制与管理质量，强化资料收集期间的管理。由于施工现场较复杂，施工人员与岗位责任人较易疏忽文件资料的保管，导致文件资料丢失或受损。为此，除在文件资料下发期间做好备份外，还需细化责任管理制度，将责任考核管理落实到个人，提升施工管理人员与档案管理人员的责任意识，避免个别工作人员推诿其责任与义务。（3）加强绩效考核管理与监督。为将责任制度落实到个人，难免会发生冲突或其他情况，为此须加强监督管理。由于施工现场的档案管理人员比较熟悉档案资料细节流程，可通过绩效考核管理与责任制度调动工作积极性与责任意识。按传统管理方式，一些相对不重要的档案资料或竣工及后期发展资料丢失后，工作人员可能会放弃寻找。为此，可应用监督管理与绩效考核方式加以避免。即使发现确实存在问题或遗漏，也能及时补救，保证工程档案资料完整、真实、有效，减少资料遗漏或错误的发生概率。

2.3提升建筑工程档案管理人员的培训和指导力度

建筑工程档案管理主体在人，所以建筑工程单位要高度重视档案管理工作人员的培训，通过对档案管理人员进行培训，进一步推动建筑工程档案管理工作的顺利开展。除此之外，建设单位还要定期邀请档案管理专家进行档案管理知识讲座，宣传最新的档案管理理念。建筑工程档案管理人员也要与时俱进，积极接受新的档案管理理念，并对建筑工程档案进行创新管理，不断强化自身的管理技能。建筑工程档案管理人员还要确保新的档案管理理念与建筑工程项目实践相结合，从而实现建筑工程档案创新管理。

2.4建设建筑工程电子信息化档案管理系统

为了更好地发挥电子信息化档案管理模式的优势，必须建立统一的电子信息化管理系统。而在建立电子信息化档案管理系统之前，首先要根据建筑工程档案管理的要求，收集相关信息，从而有针对性地建设和完善电子信息化档案管理系统；其次，还要根据建筑工程档案自身的管理特点，设立详细的档案子系统，以便于建筑工程企业能够进行有针对性的档案管理；最后，要建立档案信息检索窗口，档案管理的最终目的是为了查询和借鉴，因此必须建立检索窗口，以便于人们查询档案、调用信息和资源共享。

3结语

建筑工程档案是建筑工程实施全过程的真实体现，是工程质量的重要保障措施之一，建筑工程档案全面、真实、客观、详细地静态再现了工程建设的动态过程。做好建筑工程档案的管理工作，也是建筑工程项目科学、有效管理的重要举措之一。因此，建筑工程项目应当重视并规范工程档案的管理工作，力求真实、客观、系统地建立工程档案管理体系，从而全面提高建筑工程的规范化管理。

参考文献

[1]宋娜.浅谈建筑工程档案管理工作的重要性[J].大科技.2018（01）：23.

[2]金艳.加强工程档案信息化建设，实现信息资源共享[J].科技传播.2010（09）：17-19.