6S精细化管理在医院人事档案管理中的应用

6S精细化管理在医院人事档案管理中的应用

刘崇梅 1 庄向前 2

招远市道头中心卫生院 山东烟台 265414

招远市夏甸镇东庄卫生院 山东烟台 265416

【摘要】目的 探析6S精细化管理在医院人事档案管理中的应用效果。方法 选取2020年1月至2020年8月卫生院未实行6S精细化管理的50份人事档案与医护人员作为对比组，另选取2020年9月至2021年5月卫生院实行6S精细化管理的50份人事档案与医护人员作为精细组，对两组管理效果展开对比。结果 管理组档案破损率、缺失率（6.00%、2.00%）低于对比组（20.00%、16.00%），正常利用率（92.00%）高于对比组（66.00%），P＜0.05；结论 在医院人事档案中应用6S精细化管理可减少档案破损、缺失情况，提高档案正常利用率，管理效果较佳，有应用价值。

【关键词】人事档案；医院；精细化管理；6S

人事档案是医院管理工作中的一项重要内容，人事档案管理与医院选拔人才、创建医院队伍等均有密切关联，是医院长期发展的前提。人事档案中详细记录每个人员性别、学历、年龄、相关职称及履历等相关信息，医院管理者通过人事管理可基本了解医院人员，并安排其在合适岗位，对后续调动、晋升等均有重要作用^[1]。当前诸多医院缺少对人事档案管理重要性的认知与重视，存在设施不足、管理制度不完善及管理人员专业性欠佳等现象，导致医院人事当前管理效果欠佳，对医院总体发展造成影响。6S管理是由20世纪中日本提出的管理理论，中心思想为整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全等6项内容，因均“S”开头，故简称6S，而6S精细化管理是当前的一种管理方式，其作用是采用高效的管理使管理质量得到提升，确保管理的安全性与有效性。现本文就上述内容展开如下研究，详细如下。

1 资料与方法

1.1 一般资料

选取2020年1月至2020年8月卫生院未实行6S精细化管理的50份人事档案与医护人员作为对比组，另选取2020年9月至2021年5月卫生院实行6S精细化管理的50份人事档案与医护人员作为精细组，其中对比组医护人员中男20名，女30例，年龄23-45岁，均值（37.25±3.32）岁，医生18名，护士32名，管理组医护人员中男19名，女31名，年龄22-45岁，均值（36.43±3.28）岁，医生20名，护士30名，两组信息无对比性，P＜0.05。

1.2 方法

对比组实施常规管理方式，既安排专人负责医院人事档案，定期清洁档案室，每年对档案进行一次整理，归档统计人员入职时间，半年查看档案室内安全隐患，避免档案发生缺损、破损等。

管理组实施6S精细化管理：①整理：在整理档案时以科室作为单位，遵照科室具体情况划分、整理档案，并将科室名称、人员标记在整理好的档案上，以便后续核对。②整顿：完善人事档案管理制度，与既往管理经验相结合，要求负责档案人员每季度整理一次档案，特别是触及学术水平、职称变动人员需及时标记，以便后续调配工作；此外合理摆放相关物品并做好标记，可利用电脑编制检索方式查找档案，或通过电子文件方式管理档案。③清扫：每日清扫档案室并定期消毒，特别是节假日前后彻底清扫档案室，可将档案放入密封塑料袋内以降低灰尘与防潮；管理档案人员禁止在档案室内吸烟或使用明火，避免引发火灾；且不可在档案室内进食，避免破坏档案清洁性。④清洁：制订标准化的整顿、整理及清扫等制度，并严格遵照制定标准展开，以确保以上管理效果。⑤安全：定期更新、排查档案，在操作时做好保密性，避免泄露医院人员个人信息。⑥素养：可采取外聘专业管理人员或引进相应专业的人才方式管理档案，并定期对其展开学习及培训工作，以提升其专业知识与管理能力，完善加强其职业素养。

1.3 观察指标

统计对比两组档案破损率、缺失率及正常利用率。

1.4 统计学处理

计数资料以[n（%）]表达，应用统计软件SPSS 20.0实施t检验与χ²检验，差异有统计学意义以P＜0.05表示。

2 结果

管理组档案破损率、缺失率（6.00%、2.00%）低于对比组（20.00%、16.00%），正常利用率（92.00%）高于对比组（66.00%），P＜0.05。详见表1：

表1 组间比较档案破损率、缺失率及正常利用率（n=50，%）

3 讨论

现今医院人事档案管理工作在时代发展下也出现诸多改变，管理难度也逐渐加大，既往单一的管理方式已难以符合社会发展的需求，为此需找寻更为合适的管理方式以提升医院人事档案管理的效果^[2]。

本文结果显示：管理组档案破损率、缺失率低于对比组，正常利用率高于对比组，P＜0.05。将6S精细化管理应用至医院人事档案管理中，能通过及时整顿与整理，进一步完善医院人事管理相关制度，便于各个科室人员档案的统计归类工作，可及时对档案信息变化进行更新，医院在调整相关人员的职位时，能将其作为起始凭证展开考核，且可减少人事档案的缺失机率；而通过清扫与清洁工作，能降低人事档案的破损机率；通过强化安全与素养培训等，可有效提升管理人员管理思想，重视人事档案的重要性，提升管理人员对人事档案的安全意识，定期展开外出培训与学习，能加强人事档案管理人员技能与专业性等综合水平，继而有效提高管理效果。6S精细化管理能有效结合6S管理与精细化管理，从6个方面规范、细致的展开管理工作，不仅能减少管理成本，同时能提高总体管理水平，受到管理层的广泛认可，能有效提升医院人事档案管理的整体管理质量^[3]。

综上所述，6S精细化管理可显著提高医院人事档案管理的档案正常利用率，减少档案破损、缺失等情况，使管理效果得到有效提升，值得应用。

参考文献

[1]汪宁宁,王绍娟,金奎东,等.6S精益化管理在医院文化建设中的运用[J].中国医院管理,2019,39(5):77-78.

[2]李治纲,任秀云.6S管理模式用于提高医院药房工作效率效果评价[J].中国药业,2019,28(13):92-94.

[3]宗芳,王丽婷,唐浪娟,等.6S管理在医院感染控制中的应用[J].齐鲁护理杂志,2018,24(19):122-124.